منظور از استخراج اطلاعات و داده‌ها به روش دستى آن است که محقق يا محققان براى هر يک از سؤالات پرسشنامه‌ها جداول ويژه‌اى در نظر گرفته، تک تک سؤال‌ها و پاسخ‌ها را در تمامى پرسشنامه‌ها بررسى نموده، پاسخ‌ها را به آنها منتقل نمايند و در پايان فراوانى و جداول توزيع مربوط به هر يک از آنها را تنظيم کنند.
استخراج داده‌ها به شيوهٔ دستى در سؤالات باز
در پاسخ به سؤالات باز پاسخگويان آزادى عمل دارند؛ از اين‌رو، پرسشگر ناچار است اظهارات و اقدامات آنها را در پرسشنامه يا کارت مصاحبه و مشاهده ثبت و ضبط نمايد. روش استخراج اينگونه پاسخ‌ها بدين طريق است که ابتدا محقق جدول ويژه استخراج سؤال باز را تهيه مى‌نمايد. سپس کليد پاسخ‌ها را به ترتيب ذيل يکديگر رديف و ثبت مى‌کند. پس از اتمام ثبت پاسخ‌ها، بايد فراوانى پاسخ‌هاى مشابه را محاسبه و همراه با شمارهٔ پرسشنامه‌هاى مربوط در مقابل اولين رديف از پاسخ‌هاى مشابه قيد کند. اگر حجم کار کم باشد، مى‌تواند فرم استخراج مرحلهٔ دوم را نيز طراحى کند. در مرحلهٔ سوم محقق بايد از روش خلاصه‌سازى استفاده کند و عناوين پاسخ‌هاى نزديک به هم را در يک عنوان کلى‌تر ادغام کند تا بدين ترتيب تعداد پاسخ‌ها به حداقل ممکن تقليل يابد. آنگاه تعداد فراوانى هر يک از آنها را با همديگر جمع کند. در امر خلاصه‌سازى پاسخ‌ها، محقق بايد به نکات زير توجه داشته باشد:
۱. به هدف و فرضيه‌ها و سؤالات ويژه تحقيق توجه داشته باشد و پاسخ‌هاى غيرمربوط را حذف کند.
۲. پاسخ‌هاى خلاصه‌شده بايد از همديگر متمايز بوده، با هم تداخل نداشته باشند.
۳. عنوان کلى‌تر بايد در برگيرندهٔ عناوين جزئى‌تر بوده، پاسخى از قلم بيفتد.
۴. گزينش عناوين کلى نبايد آنقدر وسيع و فراگير باشد که امکان سنجش و ارزيابى متغيرها و فرضيه‌هاى تحقيق فراهم نيايد.
۵. فراوانى‌هاى عناوين جزئى را با همديگر جمع کند و مجموعه را بعنوان فراوانى عنوان کلى در نظر بگيرد.
استخراج داده‌ها به شيوهٔ دستى در سؤالات بسته
استخراج پاسخ اينگونه سؤالات برخلاف سؤالات باز نياز به کار زيادى ندارد، بخصوص اگر ابزار از نوع استاندارد باشد، استخراج داده‌ها و تهيه جدول‌هاى مربوط ساده‌تر است. براى استخراج اينگونه سؤالات، جداول استخراج با توجه به نوع و تعداد گزينه‌هاى سؤالات طراحى مى‌شود. در اينجا محقق مى‌تواند جدول استخراج را براى هر طبقه از انواع گزينه‌ها تهيه کند و بدين ترتيب در زمان و امکانات صرفه‌جويى کند. البته اگر تعداد پرسشنامه‌ها زياد باشد و محقق بخواهد شمارهٔ هر پرسشنامه را نيز در جدول استخراج ذکر کند، احتمالاً مجبور مى‌شود براى هر سؤال يک جدول استخراج ويژه طراحى کند. وقتى محقق جدول‌هاى استخراج را طراحى کرد، اقدام به نوشتن سؤال در بالاى جدول يا در هر يک از رديف‌هاى جدول مى‌نمايد. آنگاه پرسشنامه‌ها را مورد بازبينى قرار داده با توجه به پاسخ‌هاى داده شده، در محل گزينهٔ مربوط در جدول يک علامت قراردادى (بعلاوه، ضربدر و ...) ثبت مى‌کند و در نهايت نسبت به شمارش علامت‌ها و تعيين تعداد آنها اقدام مى‌کند. تعداد علائم معرف تعداد فراوانى در هر يک از گزينه‌ها و نيز در رابطه با کل سؤال خواهد بود. آنگاه محقق مى‌تواند جدول توزيع فراوانى در درصدهاى توزيع را تنظيم کند.
بعد از استخراج پاسخ‌ها لازم است توزيع فراوانى آنها مشخص شود. در سؤالات کيفى و ارزشي، بايد امتياز هر يک معين گردد؛ از اين‌رو، جدول توزيع فراوانى و امتيازبندى که براى کمّى کردن ارزش‌هاى کيفى سؤال مناسب است، تهيه مى‌شود و پس از لحاظ کردن ارزش عددى هر يک از درجات کيفى مى‌توان ميانگين و وزن هر کدام را مشخص نمود.