روابط بین سازمان و تأمینکنندگان آن، برای هر سازمانی حیاتی است. تأمینکنندگان میتوانند به طور مستقیم بر عملکرد مالی و سودآوری شرکت از طریق فعالیت خرید تاثیر بگذارند و تاثیرات نفوذ آنها در هزینههای توسعه محصول، سطح موجودیها، برنامهریزی تولید، میزان تولید، تحویل بهنگام محصول و خدمات خواهد بود. بسیاری از شرکتهای پیشرو متوجه شدهاند که سرمایهگذاری ارزنده در این زمینه میتواند مدیریت ارتباط موثر و کارامد را ایجاد کند. در سالهای اخیر شرکتها سرمایهگذاریهایی در زمینه نرمافزارهای زنجیره تأمین داشتهاند که فرایندهای تأمین را خودکار انجام میدهد، زمان تحویل را بهبود میبخشد و هزینههای کسبوکار را پایین میآورد. در حال حاضر، روند بازار به این شکل است که شامل افزایش رقابت در سطح جهانی، کوتاهتر شدن چرخه حیات محصولات، حرکت به سوی برونسپاری فرایندهای کسبوکار، نیاز به همکاری با سازمانهایی برای بهبود مشارکت با تأمینکنندهها و بررسی روشهای رو به جلوی کاهش هزینههای مرتبط با تأمینکنندگان میشود.
● SRM چیست؟۱
مدیریت ارتباط با تأمینکننده؛ پیرو اعلام شرکت اوراکل، این شرکت با شیوه کسبوکار هر تأمینکنندهای که با نرمافزارهای مشارکتی فعال است مرتبط می شود و اینکه به شرکتها اجازه میدهد تا در فرایند تأمینکنندههایشان مشارکت داشته باشند در ابتدا ابزارهای SRM برای ایجاد کاهش هزینههای مالکیتی کالاهای تولید شده بود در حالی که مزیت رقابتی برای یک سازمان از طریق ارتباط عمیق با تأمینکنندگان حاصل میشود. یکی از نکات برجسته که نیاز مؤثر به SRM را نشان میدهد، حرکت سازمانها به برونسپاری عملیاتهای کلیدی (اصلی) خودشان است که از طراحی تا مونتاژ محصول و خدمات پس از فروش را شامل میشود که اینها به منظور رقابتپذیری بیشتر و بهبود عملکرد مالی میباشد. استفاده از این قراردادها و سایر روابط نامتعارف بین تأمینکنندهها مجازی شدن نام میگیرد.
شرکت اوراکل معتقد است که ۴ روش اصلی برای اجرای موفقیتآمیز SRM وجود دارد:
۱) اولین گام: یکپارچهسازی
یک سازمان تا زمانی که فعالیتهای داخلی خود را خودکار و یکپارچه نسازد نمیتواند SRM را پیشنهاد کند. یکپارچهسازی شامل انتشار اطلاعات مرتبط هر بخش نظیر مدیریت چرخه عمر محصول، برنامهریزی زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری و برنامهریزی منابع سازمانی در سراسر شرکت است. با توجه به تدارکاتی که در بخشهای نرمافزاری SRM توسط اوراکل دیده شده است، شرکتها و تأمینکنندگان تقسیم و طبقهبندی شدهاند و در نهایت به سوی کاهش هزینه و زمان دست مییابند. در ضمن میتوان ایجاد تنش در شرکا را در طول زنجیره تأمین تا ۹۵ درصد نیز کاهش داد.
۲) دومین گام: نیاز تأمینکنندگان برای متصل شدن به سازمان (تشکیلات)
آنها باید به منظور پرسوجو و مشاهده دادوستدهایشان بتوانند به طور مستقیم با خریدار ارتباط برقرار کنند. روشهای اتصال عرضهکنندگان باید مقرون به صرفه و قابل اجرا باشد. طیف وسیعی از گزینههای موجود در این ارتباط XML، EDI، خدمات وب پورتال یا ایمیل بوده و این به آن معناست که سرمایهگذاریهای خود را با کمترین هزینه به سیستم خریداران متصل میکند.
۳) سومین گام: فعالسازی نمای زنجیره تأمین
اضافه شدن ابزار تحلیلی باعث شناسایی نقاط فرصت برای تأمینکننده و خریدار میشود و عملکرد هر دو را نمایش میدهد. ابزار اطلاعاتی کسبوکار در تصمیمگیریها و افزایش سودآوری بین شرکا مؤثر است. مثلا، اگر ۵۰ درصد از موجودی کالا در هفته اول فروخته شود، تأمینکننده از این فروش مطلع میشود و با ابزار کنترل موجودی که این سیستم به او داده است، میتواند با آگاهی از کالای انبار شده خود، تقاضای فروشنده را تأمین کند و در همان زمان افزایش درامد داشته باشد.
ابزار هوشمند کسبوکار نیز میتواند برای بازبینی عملکرد تأمینکنندگان در مقابل اهداف کسبوکار منهای بحث قیمت، مورد استفاده قرار گیرد. طی تحقیقی که توسط گروه آبردین انجام شده است، شرکتها بدون این روشهای اندازهگیری در طول زنجیره تأمین راهی برای آگاهی از چگونگی صرف شدن پول و تلاش خود ندارند.
۴) چهارمین گام: فرهنگسازی
فرهنگ همکاری باید در طول زنجیره تأمین ترویج شود و تأمینکنندگان، کسب مزیت رقابتی را در برابر هزینههای خود مشاهده کنند. در یادداشتهای گارتنر آمده است که استفاده از مدیریت روابط تأمینکننده میتواند به رشد مشارکت و نوآوری در سازمان منجر شود در حالی که مدیریت غلط آن افزایش هزینه و کاهش ابداعات را همراه دارد، یکپارچهسازی و جهانیسازی منابع نرمافزاری (اوراکل) اجازه میدهد که یک شرکت اساس تأمین را بهینه کند، هزینههای منبعیابی را کاهش دهد، روابط تأمینکننده را بهبود دهد و بهترین منبع را با بیشترین ارزش ایجاد کند.
خردهفروشی Littlewoods در ایالات متحده، صرفهجویی حاصل از اجرای SRM را از طریق حراج اینترنتی خود تنها در یک سال معادل ۴۶۲ میلیون دلار اعلام کرده است.
● مدیریت ارتباط با تأمینکننده: مراحل موفق شدن خریدار و تأمینکننده (شرکا)
روابط بین تأمینکننده و خریدار میتواند عاملی پیچیده باشد. هر یک از طرفین میخواهند فرصت در معاملات، منابع، پول نقد و سرمایهگذاریهای خود را به حداکثر برسانند. اولویتبندی در موارد یاد شده، باعث ایجاد رقابت در ارتباط بین شرکا میشود. هر همکاری موفق، ناشی از ایجاد مزیت در کسبوکار بوده که از درک متقابل، همراه با احترام و وجود صداقت به دست میآید. معنای تراز کردن این موارد آن نیست که ما بدون در نظر گرفتن هزینه واقعی، به سمت قیمت پایین حرکت کنیم بلکه به رسمیت شناختن این نکته است که موفقیت یکی از شرکا به موفق شدن دیگران کمک میکند. حرکت به سوی ارتباط برنده – برنده به این منظور است که سازمانها باید به طور متناوب با شرکای کسبوکار خود از نظر استراتژیهای مالی و راهبردها انطباق داشته باشند.
با توجه به این پیچیدگی، باید به ۳ اصل مهم در روابط کسبوکار که به هم تنیده شدهاند تمرکز داشت:
۱) تطبیق و پذیرش مقررات داخلی و بینالمللی (توسط شرکا)
۲) هدایت و اداره کردن از طریق صداقت، احترام و گفتوگوی باز
۳) استراتژیهای مالی که سود طرفین را تضمین کند
● تطبیق و پذیرش
اولین گام مهم در هر رابطه جدید این است که بسادگی بدانیم در کسبوکار با چه کسی طرف هستیم. باید یادآور شویم که در جهان ما از سال ۲۰۰۹ به بعد، بیشتر از هر زمان دیگری تحت نظارت جامعه جهانی قرار داریم. این امر شامل شناخت مشتری خود، تأمینکننده خود و سایر مشتریان و تأمینکنندگان میشود. بر اساس کتاب راهنمای جامع تعلیمات مدنی، «برای نادیده گرفتن قانون هیچ عذری وجود ندارد.»
دولت ایالات متحده و بسیاری از دول دیگر در سراسر جهان، فهرستی گوناگون از افراد و شرکتهایی را که نمیتوان با آنها کسبوکار انجام داد، تهیه کرده است. این مسئولیت بزرگ، صادرکننده و واردکنندهها را ملزم میسازد تا تمامی شرکا در طول زنجیره تأمین مستثنی نباشند و از قوانین تاثیر پذیرند. روشهایی چندگانه برای بررسی و دریافت اطلاعات مربوط به افراد (شرکا) وجود دارد که از آن جمله برقراری اشتراک مستقیم به لیستهای صادره و بهروزآوری آنهاست. روشی که امروزه از آن بیشتر استفاده میشود بهکارگیری شخص سوم برای تأمین این خدمات است (برونسپاری) که امری منطقی به نظر میرسد.
تغییر سریع قوانین تجارت در سالهای گذشته، باعث شده تا مراجع قانونگذاری جهانی، محلی و دولتها، تاثیرات بیشمار عملیات زنجیره تأمین را بپذیرند که شامل: استانداردهای طبقهبندی تجدیدنظر شده، نظارت شدید بر صادرات، بستهبندیهای جدید مطابق با اصول محیطزیست و .. میشوند. در حال حاضر حفاظت از محیطزیست به نگرانی جامعه جهانی تبدیل شده است. تجهیزات بستهبندی جدید امریکا، طرحهای ابتکاری اتحادیه اروپا و برنامههای ROHS چین در سال گذشته، موجب تسریع در این موضوعات شده و نشان داده است که حمایت و اجرای این قوانین برای تأمینکنندگا، امری مهم است.
● هدایت و اداره کردن
هنگامی که به یک شریک اجازه قانونی و امنیت داده شود، سازمان به سوی مرحلهای دیگر از رشد و توسعه خود حرکت میکند. امروزه، تأمینکنندگان سازمانهای بزرگ جدیتر از همیشه مشمول این بررسیها هستند. از ۱۵ سال گذشته تاکنون شیوههای (قوانین) اخلاقی کار، تاثیر شدیدتری بر برندهای عمده داشته است. مثلا، بتازگی محصولات غذایی تولیدی برای حیوانات خانگی و دیگر کالاهای مصرفی ساخت چین، نیاز به بررسی بیشتر و اعتماد به تأمینکنندگان دارد.
همانطور که شرکتها با مسئولیتپذیری اجتماعی همنوا هستند، از حضور یا عدم حضور خود در سراسر زنجیره تأمین آگاهی دارند. یک شرکت برای حفظ منابع خود باید تأمینکنندگان اصلی و قوانین (شیوههای) عملیاتی مالی را تحت بررسی قرار دهد. این نوع بررسی میتواند با پرسشنامهای آغاز شود که با اطلاعات سودمند کارمند و تسهیل اطلاعات و شیوههای کسبوکار ارتباط دارد. در روشی دیگر، بررسی میتواند از طریق مراجعه به سایت و با مصاحبه با کارکنان منتخب شرکت صورت گیرد. انتخاب تأمینکننده میتواند بر اساس اخلاقیات، وجدان و سازگار با معیارهای جهانی در زنجیره تأمین مشروط شود. دوره ممیزی برای حصول اطمینان از استمرار فرصتها برای توسعه روابط با شرکا توصیه میشود. از طریق داشتن کد تأمین (سازنده) میتوان به داشتن تعهد به حفظ استانداردهای بالای اخلاقی دست یافت و این امر از انعکاس پیام مشتریان باوجدان، حاصل میشود.
● استراتژی مالی
سومین بخش مهم از ایجاد ارتباط با شرکا ارتباطی مستقیم با دیدگاه مالی دارد. هنگامی که خریدار به دنبال کسب قیمت منصفانه است، عرضهکننده باید به دنبال پوشش (جبران) هزینههای او باشد و صد البته برای او نیز سود ایجاد کند. مذاکره در زمینه دستیابی به پایینترین قیمت همیشه به نفع خریدار نیست. این امر میتواند به نتایجی نظیر کاهش اعتماد یا وفاداری بینجامد. خوشبختانه بسیاری از خریداران و واردکنندگان اعلام میکنند که قیمت در مذاکرات فقط و فقط یک عامل است و کیفیت، عاملی اصلی است. خواست آنها این است که موارد زیادی را از تأمینکنندگان خود تقاضا کرده و آن را بموقع تحویل بگیرند. مثالی واقعی در جهان عبارت است از خردهفروشان لباسهای گرانقیمت که خریداران این نوع کالاها انتظار کیفیت خوب را دارند و انتظارات آنها بسیار زیاد است. این خریداران از ارتباط طولانیمدتی که با فروشندگان (تأمینکنندگان) خود دارند شگفتزده میشوند. نتیجه اینکه هر دوی آنها راضی بوده و میفهمند که به منظور موفق شدن باید به هم کمک کنند.
این ارتباط منجر به ایجاد شرایط سهلتر پرداخت بویژه در خردهفروشیها میشود. شرایط پرداخت اسنادی یا ۱۵ روزه اغلب برای تأمینکنندهها مطلوب هستند. در حملونقل بینالمللی، معمولا پرداختها قبل از رسیدن کالا به مقصد نهایی صورت میگیرد. دیگر روشهای جایگزین در پرداخت، میتواند شامل LC و یا شرایط پرداخت ۳۰، ۴۵ و ۶۰ روزه باشد. یکی از جنبههای ارتباط بین خریدار و تأمینکننده، تغییر شرایط پرداخت است که میتواند حرکت از سوی LC به براتها (تضمینهای مالی مثل چک و سفته) باشد. سود این روش، کاهش نامهنگاری و عملیات بانکی و در عوض افزایش ریسک در معامله برای طرفین خواهد بود.
یکی از گزینهها برای کاهش خطر نوسانات ارزی، خرید کالا به صورت ارز محلی (کشور مبدأ) است. معمولا اکثر خریداران در منطقه شمال امریکا، خرید کالاهای خود را با دلار انجام میدهند. کاهشهای اخیر قیمت دلار و دریافت پول واقعی، منجر به ایجاد نوساناتی منفی بین سود و زیان کسب شده توسط تأمینکنندگان میشود، اغلب واردکنندهها مدیریت ریسک مالی خود را به بانکهای خود انتقال میدهند.
● همه برنده میشوند
مفهوم جمله بالا این نیست که هر رابطه بین خریدار و تأمینکننده عاملی ارزنده (باارزش) برای آینده تلقی میشود. با این حال، میتوان دریافت که سرمایهگذاری شرکتها همراه با تلاش و سرمایه، در طولانیمدت میتواند تأمینکنندگان واجد شرایط را ایجاد کند. هنگامی که رابطهای مطمئن بین خریدار و فروشنده به وجود میآید، باید به صورت مستمر توسعه یابد و بتواند برای آینده نیز گسترش پیدا کند. این امر زمانی اجرایی میشود که طرفین ارتباط خود را از طریق رعایت قوانین بینالمللی، دستورالعملهای رفتاری قابل قبول و استراتژیهای منابع مالی، توسعه دهند.
در آخر باید گفت مدیریت ارتباط با تأمینکننده، نشاندهنده ایجاد فرصتی برای بهبود دقت، سرعت در خرید و فروش در معاملات است. این در حالی است که بهبود شیوههای کاری، برای شرکا سودآفرین بوده و با حرکت بهبود مستمر و کاهش هزینه کل، همراه است.
