در هفدهم اردیبهشت ماه سال ۱۳۴۹، قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران، به تصویب مجلس سنای آن زمان رسید. این قانون ـ که پیشتر از تصویب مجلس شورای ملی نیز گذشته بود ـ به تأسیس سازمانی حکم میداد که هدفش جمعآوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمانی واحد بود تا بتواند شرایط و امکانات مناسب را برای حفظ، گردآوری و تنظیم اسناد ملی و همچنین دسترسی عموم مردم را به این اسناد، فراهم آورد.
این قانون، با تفکیک اسناد دارای ارزش نگهداری دائم از اوراق زائد، وظیفة تشخیص این مهم را، به شورای اسناد ملی، مرکب از شخصیتهای برجستة حقوقی همچون وزیران امور خارجه، فرهنگ و آموزش عالی(علوم، تحقیقات و فناوری کنونی)، دادستان کل کشور، دبیر کل سازمان امور اداری و استخدامی، دادستان دیوان محاسبات و دو نفر شخصیت حقیقی متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر علوم و تصویب شورای وزیران سپرده است که علاوه بر تشخیص اوراق زائد قابل امحا از اسناد واجد ارزش نگهداری، وظایف مهمی چون تصویب آئیننامهها و مقررات مربوط به بررسی و نقل و انتقال پروندههای راکد و اسناد ملی، تنظیم و نگهداری اسناد ملی و نحوة دسترسی عمومی به آنها، ضوابط مورد عمل دستگاههای دولتی در تنظیم، ضبط و نگهداری اسناد و تدوین تعرفههای ارائة خدمات اسنادی را بر عهده دارد.
بر اساس این قانون، کلیه وزارتخانهها، مؤسسات دولتی و وابسته به دولت، موظفاند کلیه اسناد و پروندههای راکد خود را ـ که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان مربوط نیست ـ برای نگهداری موقت، به سازمان اسناد ملی ایران بسپارند و چنانچه مدت چهل سال از تاریخ تهیه و تنظیم سند گذشته باشد، انتقال آنها به صورت دائم انجام خواهد گرفت. وزارت دفاع، از شمول مقررات این قانون مستثنا شده است. امحای اوراق زائد ارتش نیز، با اطلاع این سازمان، به تشخیص هیئت صلاحیتداری واگذار شده است.
سازمان اسناد ملی ایران، بعداً بر اساس مصوبة مورخ ۲/۶/۱۳۸۱ شورای عالی اداری، با کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران ـ که از سال ۱۳۱۶ تأسیس و راهاندازی شده بود ـ با حفظ کلیة وظایف، امکانات، اعتبارات، نیروی انسانی، اموال، مدارک و تعهدات خود، ادغام شد و سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران شکل گرفت و مقرر شد وظایف و مأموریتهای تخصصی این سازمان، در قالب معاونت اسناد ملی «سازمان اسناد و کتابخانة ملی ایران» پیگیری شود. در تصویبنامة شورای عالی اداری، ضمن تأکید بر حفظ وظایف و مأموریتهای قانونی سازمان اسناد ملی ایران در ساختار ادغامی جدید، کلیة واحدهای اسنادی دستگاههای کشور نظیر وزارت امور خارجه، ریاست جمهوری، مؤسسة مطالعات تاریخ معاصر و مجلس شورای اسلامی، مکلف شدند تا وفق ضوابط و استانداردهای ابلاغی سازمان اسناد و کتابخانة ملی، در زمینة فهرست نویسی، نمایه سازی و پویش(اسکن) اسناد خود و گنجاندن آنها در شبکة اسنادی کشور، اقدام نمایند. همچنین سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور، موظف شده است تا به منظور بهسازی شیوة نگهداری اسناد ملی و ایجاد شبکة اسناد کشور، یا تأمین اعتبار لازم، امکان فهرستتویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد ملی و شبکهسازی آنها را به وجود آورد.
افزون بر قوانین و تصویبنامة فوق، بخشنامههای متعددی نیز طی این سالها به تبیین وظایف و مأموریتهای مرتبط با اسناد ملی ایران پرداخته که از آن میان است بخشنامة مورخ ۲۰/۸/۱۳۶۳ وزیر مشاور در امور اجرائی نخست وزیری دربارة ضرورت ایجاد واحد مدیریت امور اسناد در دستگاهها؛ بخشنامة مورخ ۲۷/۶/۱۳۶۹ ریاست جمهوری در تأکید بر ضرورت شناسائی و انتقال اسناد، مدارک و اوراق دولتی مضبوط در بایگانیهای راکد به سازمان اسناد ملی؛ بخشنامة مورخ ۲۶/۹/۱۳۸۲ معاون اول رئیس جمهور در تأکید مجدد بر ضرورت همکاری دستگاهها در شناسائی و انتقال اسناد و پروندههای راکد به سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی؛ و بالاخره بخشنامة اخیر معاون اول رئیس جمهور به تاریخ ۲۶ اسفند ۱۳۸۸ که ضمن یادآوری مجدد وظایف قانونی سازمان اسناد و کتابخانة ملی در تعیین تکلیف اسناد دولتی، از موضوع اسناد الکترونیکی یاد کرده و تعیین تکلیف سوابق اداری الکترونیکی را نیز، به این سازمان سپرده و دستگاهها را در کاربست نرمافزارهای اتوماسیون اداری، ملزم به مشاوره و نظرخواهی کارشناسی از این سازمان کرده است.
آنچه گذشت، اشارهای به چگونگی پیدائی و رشد سازمان اسناد ملی تا چهل سالگی در آئینة قوانین و مصوبات بود. اکنون که چهلمین سال تولد سازمان را جشن میگیریم و سازمان، به سنی رسیده که از آن به اوج بلوغ و تکامل عقلی یاد میشود، جا دارد به بازبینی نقش، جایگاه و عملکردآن بپردازیم تا بهتر بتوان مسیر آیندة سازمان را رقم زد. بررسی عملکرد چهل سالة سازمان، از یک سو نشاندهندة کارنامهای درخشان است که حاصل آن، آرشیو ملی ایران با غنای دهها میلیون برگ سند با ارزش تاریخی است که برگبرگ آن، اوراق هویت ملی ما تلقی میشود؛ اسنادی که اگر سازمان شکل نمیگرفت و فعالیت خود را نمیآغازید، پیدا نبود چه بلائی بر سرشان میآمد. از سوی دیگر این دورة عملکرد، یادآور وظیفة سنگین این سازمان و چالشهای پیش روی آن در انجام وظایف قانونی خود است؛ چالشهائی که رفع آنها به تنهائی از عهدة این سازمان خارج است و همدلی و همراهی دیگر دستگاهها و مدیران اجرائی کشور و گسترش فرهنگ عمومی را در توجه به اسناد ملی میطلبد. برخی از این چالشها، به قرار زیر است:
۱) همکاری نکردن پارهای از دستگاهها با سازمان در زمینة نگهداری و تعیین تکلیف اسناد، مستثنا دانستن دستگاه خود از شمول قانون، بیتوجهی برخی از مدیران به اهمیت اسناد ملی و ضرورت حفظ و انتقال سندها به آرشیو ملی و گاه، امحای بدون مجوز اوراق اداری یا نگهداری نادرست اسناد در برخی از دستگاهها، از مهمترین چالشهای سازمان در خلال این سالها بوده که با وجود قوانین صریح و صدور چندین بخشنامه و دستورالعمل، اینگونه بیمهریها، آسیبهای جبران ناپذیری به پیکرة اسناد ملی وارد ساخته است. اگرچه رفتهرفته شاهد گسترش همکاری و تعامل بیش از پیش دستگاهها هستیم، ولی همچنان همکاری فراگیر دستگاهها در راستای وظایف سازمان، عملی نشده است.
۲) ایجاد و گسترش مراکز اسنادی موازی در دستگاهها به جای انتقال اسناد به آرشیو ملی ـ که بعضاً حتا بدون توجه به قوانین کشور و مصوبات شورای عالی اداری انجام میگیرد ـ به حبس و نگهداشت میلیونها برگ سند در دستگاههای مختلف انجامیده که بایستی به سازمان منتقل میشد تا کار ساماندهی، تنظیم و اطلاع رسانی یکپارچة آنها به انجام میرسید. این موضوع، نه تنها به جایگاه آرشیو ملی ایران آسیب میرساند، بلکه موجب اختلال در دسترسی آسان پژوهشگران و علاقهمندان اسناد تاریخی میشود و سردرگمی آنها را در جستجو و یافتن اسناد مورد نظر، در پی خواهد داشت.
۳) وجود میلیونها برگ سند تاریخی و با ارزش در نزد مردم که به دلایل گوناگون در دورههای مختلف، سر از آرشیوهای خصوصی و خانههای خواص درآورده است و غالباً به دلیل شرایط ناپسند نگهداری یا جابهجائی و دست به دست شدن در میان افراد، شرایط مطلوبی ندارند، و نبود اعتبار یا گاهی فقدان اعتماد کافی برای خریداری این اسناد به دست سازمان اسناد، چالش دیگری است که تأمین اعتبار بایسته برای جمعآوری و خرید اینگونه سندها این اسناد و نیز تلاش گسترده برای اعتمادسازی و جلب همکاری صاحبان اسناد را، میطلبد.
۴) کممایگی پژوهشها و بررسیهای عالمانه و دانشگاهی در حوزة مطالعات آرشیوی، توسعة رشتههای دانشگاهی نامتناسب، ضعف در تربیت نیروهای متخصص در این حوزه و ناکافی بودن کتاب و مقالة علمی از یک سو، کم توجهی به نقش مهم و مؤثر مراجعه به اصل سند در مطالعات اسنادی در حوزههای مختلف علوم انسانی و تاریخی که چون بیماری جانفرسا، فضای پژوهشی دانشگاهها و مراکز پژوهشی را آلوده کرده است؛ تا جائی که گاه ارزش مطالعات اسنادی به رونویسی از منابع دست چندم و کم ارزش تنزل یافته است، چالش دیگری برای شکلگیری جایگاه واقعی آرشیو ملی شمرده میشود که نیازمند توجه جدیتر مراکز علمی ـ پژوهشی کشور به مطالعات اسنادی و جایگاه مطالعات آرشیوی در بسترسازی این دسته از پژوهشهاست.
۵) کمرنگ بودن نقش و اهمیت اسناد ملی در فرهنگ عمومی، توجه به حفظ و نگهداری اسناد ملی، مطالعه، بهرهبرداری و اطلاعرسانی دربارة این اسناد، با هدف بهرهمندی از تجارب تاریخی نسلهای پیشین، ضرورتی جدی است که در این دورة چهل ساله کمتر به آن پرداخته شده است. اطلاعرسانی از طریق رسانههای عمومی خصوصاً رسانة ملی، با ساخت برنامههای مستند، آموزشی، نمایشی و...، برپائی نشستهای مختلف، تولید و توزیع نشریات اسنادی و برگزاری گشتهای بازدید از آرشیو ملی، همه و همه در رفع این نقیصه، مؤثر خواهد بود.
۶) مقولة اسناد الکترونیکی، چالش مهم دیگری است که با توجه به سرعت روزافزون توسعة فناوریهای اطلاعاتی و گسترش اتوماسیون نامهنگاری اداری، اهمیت حفظ، نگهداری و آرشیو صحیح اسناد و انتقال آنها به آرشیو ملی، فرا راه آیندة سازمان اسناد و کتابخانة ملی است و همانقدر که توسعة این اسناد در تسهیل حفظ و انتقال اسناد و حتا تنظیم و پردازش و دسترسی اسناد کمک میکند، نبود برنامهریزی صحیح دربارة نحوة ایجاد و ساماندهی اسناد الکترونیکی و شیوة انتقال این اسناد، ممکن است به نابودی ناگهانی انبوهی از سندهای ملی بینجامد. این مهم، توجه دستگاههای دولتی و برنامهریزی و نظارت دقیق سازمان اسناد را میطلبد تا با تدوین آئیننامهها و ضوابط اجرائی، و همچنین الزام دستگاهها به رعایت معیارهای مربوط به حفظ و انتقال اسناد ملی در تهیة نرمافزار اتوماسیون، هم در تسهیل دولت الکترونیک مؤثر باشند و هم در ایفای وظیفة اساسی خود، در حفظ و تنظیم اسناد الکترونیکی بکوشند.
چهل سالگی سازمان اسناد، بهانهای است تا بار دیگر ضمن بازبینی عملکرد سازمان در طول این مقطع، کاستیها و کمبودهای احتمالی را برطرف سازیم و چالشهای فراروی آرشیو ملی را شناسائی کنیم، تا بتوانیم مسیری هموار برای ارتقای آن فراهم سازیم. شاید اینگونه بهتر بتوانیم در برابر آیندگان پاسخگو باشیم و میراث معنوی کشور را به سلامت به دست ایشان بسپاریم.
