مراحل خريد خارجى به شرح ذيل مى‌باشد:
- جمع‌آورى اطلاعات در مورد منابع فروش کالا و بررسى آنها و انتخاب منبع فروش (Source Selection)،
- تهيه پروفرما (Pro Forma)،
- تنظيم قرارداد خريد،
- ثبت سفارش در وزارت بازرگانى و بانک،
طبق ماده ۱۱۵ قانون برنامه سوم، اخذ مجوز ورود طبق ستون شرايط ورود جدول مقررات صادرات و واردات براى اکثر کالاها حذف شده است.
- مرحله حمل کالا،
- ترخيص کالا از گمرکات،
- حمل کالا از گمرکات به انبار خريدار.
براى خريد کالا از منبع جديد، حفظ جريان دائمى کالا و بازار فروش و استفاده از تسهيلات شرايط رقابتى بايد به دنبال منبع ديگرى باشيم، در اين حالت بررسى منبع جديد کالا ضرورت دارد، ولى در هر خريد خارجى استعلام شرايط فروش فروشندگان مانند شرايط پرداخت (Terms of Payment)، زمان تحويل کالا (Delivery time)، قيمت کالا و مبداء کالا، جهت تطبيق آن با شرايط خريدار به منظور درخواست پروفرما و انتخاب فروشنده ضرورى مى‌باشد.
تأمين کالا بارى برخى از سازمان‌ها به منظور حفظ اشتغال و تداوم توليد و حفظ بازار مهم است. لذا جهت اطمينان از وصول کالا در زمان تعيين شده در مورد انتخاب فروشندگان بايد دقت بيشترى شود و يا از فروشندگان ضمانت‌نامه درخواست گردد.
عمليات خريد و درخواست پروفرما موقعى شروع مى‌شود که سطح موجودى در کارت کاردکس به نقطه سفارش برسد.
تعيين نقطه سفارش کالا تابع زمان ثبت سفارش، تهيه، حمل و ترخيص کالا مى‌باشد انباردار در نقطه سفارش با هماهنگى واحدهاى مربوطه نسبت به تنظيم برگ درخواست خريد اقدام مى‌نمايد.
در فرم برگ درخواست خريد بايد تمام مشخصات و اطلاعات مربوط به کالا ذکر شود. چنانچه کالاى مورد سفارش قطعه Part Number و تعداد قطعات را نيز ذکر نماييم.