ترکیب همدلی و تکنولوژی برای تقویت عملکرد تیمی

نویسنده: Jeremy Morgan

مترجم: فریبا ولیزاده

یکی از مهم‎ترین نگرش‎هایی که از مطالعه فرهنگ سازمانی شکل گرفته است، بنیانی اساسا غیر قابل انکار دارد. در تلاش برای حل چالش‏هایی که اغلب کسب‎وکارها با آنها روبه‌رو هستند، جلب نظر گروهی از کارکنان به عنوان راه‏حلی خلاقانه و عملی در قیاس با محدود کردن موضوع به استراتژی‎های کوچک یا تقویت رهبری تیمی شناخته می‎شود.این نگرش که سازماندهی ایده‏ها و نوآوری‏های جدید در حوزه کسب‏وکار باید فرهنگ گوش فرا دادن و گرایش به تفکرات نخبه سالارانه را تقویت کند، به افزایش گرایش سازمان‏ها به مقوله جمع‏سپاری ختم شده است؛ اصولی که بر ارتباطات با کارکنان، مشارکت و ایده‏پردازی آنان تمرکز دارد. رهبران سازمان‏هایی نظیر روشه، فیس‌بوک، مرک، Bank of the West و IBM و حتی شرکت‌های بی‌شماری از سیلیکون ولی از جمع‏سپاری سازمانی برای گشودن مسیری به سوی بهره‏برداری از دانش سازمانی و ترویج همدلی به واسطه تکنولوژی‏های روز استفاده می‏کنند.

مزایای جمع‏سپاری درون سازمانی کاملا روشن است. نخست، تضمین اینکه درک شرکت از محرک‏های اصلی تغییر و اولویت‏های استراتژیک بالقوه به درستی انجام می‏شود و به‌جای فرضیات انتزاعی، تیمی از استراتژیست‏ها در واقعیت‏های روزمره سازمان ریشه دارد. دوم اینکه، کارکنان به‌طور ذاتی نسبت به ایده‏های پیشنهادی خود و مالکیت آنها باور مثبتی دارند. این ایده‏ها زاییده فرهنگ سازمان هستند و کمتر احتمال دارد که تحت تاثیر سهل‏انگاری‏های کارکنان قرار بگیرند.هر آنچه به‌عنوان هنجار پذیرفته شده، بسترساز رشد فلسفه‏ای جدید است که نشان از تغییرات اجتماعی گسترده دارد. با ظهور تغییرات سریع در فناوری‏هایی که منجر به ایجاد اختلال و بازتولید مدل‏های تجاری می‏شوند، افراد در تمامی سطوح سازمانی از تبدیل شدن به قربانیان تغییرات بی‌وقفه هراس بیشتری پیدا می‏کنند. دعوت از جمعیت گسترده کارکنان برای گفت‏وگو در خصوص موضوعات آینده، زمینه‏ساز فرهنگ مشارکتی و به اشتراک‏گذاری مبتنی بر فناوری است که سطوح خاصی از کنترل را به همراه دارد. فراهم کردن امکان شکل‏گیری و تاثیرگذاری این افراد بر سیاست‌ها و استراتژی‏ها موجب افزایش اعتماد به نفس و مثبت‏اندیشی می‏شود.

کارکرد جمع‏سپاری سازمانی

هیچ راه‌حل خلاقانه‎ای وجود ندارد، اما می‏توان به برخی از اصول کلیدی اشاره کرد که احتمال موفقیت هر گونه تلاشی در زمینه پیاده‏سازی جمع‏سپاری سازمانی را افزایش می‏دهند. به دست آوردن پاسخ‏های روشن و عملی راه را برای طرح پرسش‎های مناسب باز می‏کند. اگر پاسخ‏ها کلی و باز باشند جمع‏آوری بازخورد هیچ سودی نخواهد داشت. اگر سوالات بسیار کلی باشند – مثلا چگونه می‏توانیم شرایط محل کار را بهبود بخشیم؟ - مسلما با پاسخ‏های مشابه این روبه‌رو خواهید شد: «ایستگاه‏های سرو آب میوه یا ماساژ درمانی!» اگر سوالات به جزئیات بپردازند – مثلا چه نوع نوری برای اتاق کنفرانس بهتر است؟ - در این صورت فرصت استفاده از خلاقیت‏ها را محدود خواهید کرد. با این حال، اگر از افراد پرسیده شود: «چطور می‏توانیم فضایی ایجاد کنیم که به ما امکان دهد ایده‏های موثرتری ارائه کنیم؟» در این صورت به احتمال زیاد جرقه‏های خلاقانه‏ای از گفت‏وگوهای شکل گرفته، بر می‏خیزد. گفت‏وگو به بحث‏هایی ختم می‏شود که موانع فیزیکی موجود بر سر راه طراحی دفتر کار را از میان برمی‏دارند و منجر به سرمایه‏گذاری در رویدادهایی می‏شود که ملاقات افراد مختلف از جغرافیای گسترده جهان را فراهم و در نهایت مشکلات را حل می‏کند.

اما در سوی دیگر ماجرا، فناوری نقش قابل توجهی بر عهده دارد. پلت‌فرم‏های جمع‏سپاری نظیر Jive Software و UserVoice امکان گرد هم آوردن گروه‏های مختلفی از کارکنان را فراهم می‏کنند و ایده‏پردازی و اولویت‏بندی ایده‏های جدید و نوآورانه را از توسعه کالا تا بهبود تجربه مشتری امکان‌پذیر می‏سازند. پاسخ‏دهندگان می‏توانند به پیشنهادات سایرین رای داده و نظرات شخصی خود را به ثبت برسانند. با تسهیل گفت‏وگوهای هدفمند در مناطق جغرافیایی مختلف و در میان وظایف سازمانی گوناگون، جمع‏سپاری روش جدیدی از گوش سپردن به ایده‏های افراد را امکان‌پذیر کرده است و سازمان‏ها را در پرورش خرد سازمانی برای دستیابی به گروهی از کارکنان متعهد و با انگیزه آماده می‌سازد. مشاهده قدرت تفکر، دقت و انرژی‏های مثبت ناشی از جمع‏سپاری شگفت‏انگیز است. کارکنان شما به‌طور ذاتی خواهان مشارکت در موفقیت‏های سازمان هستند، به شرطی که درهای مشارکت به روی آنها باز باشند.

کلید موفقیت

سوالات مناسب طرح کنید: در توسعه یک چارچوب و مجموعه‏ای از سوالات، ایجاد درکی درست از روندهای فعلی و چالش‏های پیش روی تیم‏های کاری در سازمان نکته‏ای مهم است. اجرای تکنیک توفان مغزی در کارگاه‏های طراحی استراتژی با مدیران ارشد یکی از نخستین گام‏ها در شناسایی شکاف‏ها و فرصت‏هایی است که می‏تواند الهام بخش یک رویداد جمع‌سپاری بکر باشد.رهبران را درگیر ترویج رویداد جمع‌سپاری کنید: رهبران تیم‏ها باید نقش تاثیرگذار خود را با مطرح شدن چالش جمع‏سپاری ایفا کنند؛ یعنی تسهیل برگزاری نشست‏ با کارکنان برای به اشتراک‏گذاری بهترین تجارب و تشویق به انجام بحث‏های کاربردی در حین اجرای رویداد. طراحی و پیاده‏سازی ارتباطات آنلاین و آفلاین و تاکید بر فوریت رویداد جمع‏سپاری در ایجاد علاقه و هیجان در میان کارکنان ضروری است.مشارکت در رویداد و تمرین گوش فرا دادن به ایده‏ها: یک رویداد جمع‏سپاری از بهترین روش‏ها برای ارتقای کمپین و آماده‏سازی کارکنان است. از رویدادهای جمع‏سپاری به‌منظور معرفی پورتال آنلاین ثبت ایده‏ها و نوآوری‏ها، تاکید بر اطلاعات کلیدی و ارائه راهنمایی‏ها و ابزارهایی برای ایده‏پردازی استفاده کنید. تهیه گزارش‌های روزانه برای مدیران و رهبران می‏تواند آنان را در تقویت مشارکت و فراهم کردن راهنمایی‏های کارآمد در طول برگزاری رویداد یاری کند.

تحلیل، دسته‌بندی و به اشتراک‏گذاری نتایج

جلسات کار با تیم پروژه اصلی را برای بررسی و بحث در مورد نتایج با هدف توسعه یک برنامه عملیاتی سطح بالا برگزار کنید. داده‏های موجود را به کمک کارمندان اجرایی به اشتراک بگذارید. بسیاری از رهبران همواره نگران عدم کنترلی هستند که در سایه مباحثات گسترده در نتیجه اجرای رویدادهای جمع‏سپاری شکل می‏گیرد، اما چند عامل در حذف این نگرانی‏ها کارآمد هستند. می‏توانید به قدرت خرد جمعی در اصلاح همکاران غیر قابل اعتماد، اطمینان داشته باشید. کسب اطمینان از ثبت ایده‏های نوآورانه با هویت مشخص از جمله روش‏هایی است که با حذف گمنامی، مسوولیت‏پذیری هر چه بیشتر در میان کارکنان را افزایش داده و از مشارکت‏کنندگان ناخشنود حمایت می‏کند.همان‌طور که در بخش ابتدایی مقاله اشاره شد، رهبران باید درک بهتری از نیازهای کارکنان خود داشته باشند و به کمک داده‏های جامعه‏شناختی و اطلاعات حاصل از جمع‌سپاری سیاست‌ها، فرآیندها و رفتارها را بهبود بخشند. سازمان‏هایی که متعهد به اجرای جمع‏سپاری هستند و از ایده‏های کارکنان خود بهره‏برداری می‌کنند نوآورتر بوده و در قیاس با همتایان خود رفتارهای مشارکتی خواهند داشت.