تعيين اهداف و اهداف نهائى

براى هدايت فعاليت‌ها وجود اهداف و اهداف نهائى الزامى است. اگر هدفى وجود نداشته باشد، در فعاليت‌ها هرج و مرج به‌وجود آمده، بودجه‌ها درست صرف نشده و نحوه اجراء ضعيف خواهد بود. در همه سطوح، حتى کوچک‌ترين واحد سازمانى نيز بايد هدف تعريف شود. در سطوح بالاتر، اهداف کلى‌تر هستند، در سطوح بسيار کوچک‌تر، اين اهداف خاص‌تر و دقيق‌تر مى‌شوند. اهداف ممکن است طولانى يا کوتاه‌مدت باشند. در تعيين اين اهداف، زمان و منابع عوامل تعيين‌کننده‌اى هستند. اهداف، نه تنها راهنماى عملي، بلکه معيارى براى اندازه‌گيرى کار انجام شده هستند. فنون مديريتى نوينى چون تحليل هزينه - فايده (cost-benefit) و مطالعه برون‌داد - درون‌داد (input-output) خدمات بهداشتي، براى تعيين دقيق‌‌تر اهداف، مقاصد و اهداف نهائى نسبت به آنچه تا پيش از اين انجام مى‌شده است به‌کار مى‌روند.

ارزيابى منابع

واژه منابع به معناى نيروى انساني، پول، مواد، مهارت‌ها، دانش و فنون مورد نياز يا موجود براى اجراء برنامه‌هاى بهداشتى است. اين منابع ارزشيابى شده و بين آنچه نياز است و آنچه موجود است و احتمالاً موجود خواهد بود، تعادلى برقرار مى‌شود.

تعيين اولويت‌ها

هنگامى که مشکلات، منابع و اهداف تعيين شدند، دومين قدم مهم در برنامه‌ريزي، تدوين اولويت‌ها براساس اهميت يا وسعت آنها مى‌باشد، زيرا منابع همواره کمتر از نيازها هستند. در تعيين اولويت‌ها، بايد به محدوديت‌هاى مالي، اطلاعات مربوط به ابتلاء و مرگ و مير، بيمارى‌هائى که مى‌توان با کمترين هزينه آنها را کنترل کرد، نجات زندگى مردم جوان را سرمايه‌گذارى زيادى روى آنها انجام شده، و هم‌چنين علائق و فشارهاى سياسى و اجتماعى موجود توجه بسيارى شود.


هنگامى که اولويت‌ها تعيين شدند، طرح‌هاى مختلف براى پيشبرد آنها طراحى شده و سپس از نظر عينى و عملى بودن ارزشيابى مى‌شوند و برنامه‌هائى که کارآئى بيشترى داشته باشند انتخاب مى‌گردند.

نوشتن برنامه تفضيلى

گام بزرگ بعدى در فرآيند برنامه‌ريزي، تهيه جزئيات طرح يا طرح‌ها است. براى اجراء يک پروژه، همه جوانب طرح بايد کامل باشند. در هر برنامه بهداشتى پيشنهادي، منابع (داده‌ها) مورد نياز بايد در ارتباط با نتايج (برون‌دادها) باشند. هر مرحله از طرح تعريف شده و هزينه‌هاى آن و زمان مورد نياز براى اجراء مشخص مى‌شوند. هر طرح بايد راهنماى افرادى باشد که مسؤوليت اجراء آن را به‌عهده دارند. هم‌چنين بايد داراى سيستم ارزشيابى داخلى باشد. تصميم‌گيرى براى تخصيص منابع يا ايجاد تغييرات در طرح از نظر منابع، به‌عهده مسؤولين اصلى برنامه‌ريزى است.

برنامه‌ريزى و اجراء طرح

هنگامى که طرح بهداشتى انتخاب و از طرف مقامات سياست‌گذار تصويب شد، مرحله برنامه‌ريزى و اجراء آن آغاز مى‌شود. اجراء طرح به‌وجود سازمانى کارآمد بستگى دارد. براى پيشبرد اهداف تعيين شده در زمان مشخص، ساختار سازمانى بايد جداول زمانى معين را دنبال کرده و تفويض اختيار کافى و مسؤوليت مشخصى را براى کارمندان خود داشته باشد. در مرحله اجراء کمبودها، در عمل، مشخص مى‌شوند. طرح‌هاى خوبى به خاطر تأخير در تهيه ضروريات، استفاده نامناسب از کارمندان و عواملى اين چنين شکست‌خورده‌اند. مواردى که بايد در مرحله اجراء مد نظر قرار گيرند، عبارتند از:


الف- تعريف تنش‌ها و وظايف؛


ب- انتخاب، آموزش، تشويق و نظارت بر نيروى انسانى درگير در برنامه؛


ج- سازمان‌دهى و ارتباطات؛


د- کارآيى مؤسساتى چون بيمارستان‌ها يا مراکز بهداشتى.

نظارت

نظارت، پيگيرى روزبه‌روز فعاليت‌ها، در زمان اجراء، به‌منظور تضمين پيشرفت آنها، براساس برنامه و جدول زمان‌بندى است. نظارت روندى مستمر از مشاهده، ثبت و گزارش فعاليت‌هاى سازمان يا پروژه است. بنابراين، نظارت به مفهوم دنبال کردن فعاليت‌ها و شناسائى انحرافات و انجام اقدامات تصحيحى در صورت انحراف شديد است.

ارزشيابى

هدف از ارزشيابي، بررسى پيشرفت اهداف تعيين شده و نيز، کفايت، کارآئى و مقبوليت برنامه براى همه گروه‌هاى درگير در آن است. در حالى‌که نظارت روزبه‌روز و مستمر مى‌باشد، ارزشيابى تنها مربوط به نتيجه حاصل و عوامل مربوط به آن است. برنامه‌ريزى خوب داراى سيستم ارزشيابى داخلى است اين سيستم اجراء و کارآئى برنامه را ارزشيابى کرده و بازخورد لازم را براى تصحيح کمبودها يا پر کردن خلاءهاى موجود، در زمان اجراء در اختيار قرار مى‌دهد. براساس تعريف کميته متخصصين برنامه‌ريزى بهداشتى در کشورهاى در حال توسعه سازمان جهانى بهداشت ارزشيابى ميزان دستيابى به اهداف و مقاصد و کيفيت نتايج به‌دست آمده را تعيين مى‌کنند. ارزشيابي، پويائى منابع موجود و دستيابى به اهداف واضح و تعريف شده را اندازه‌گيرى مى‌کند. اين کار اولويت‌بندى دوباره و تخصيص مجدد منابع را براساس نيازهاى بهداشتي، متغير، ميسر مى‌سازد.