وضعيت عملکردى جستجو، مانند ديگر زمينه‌هاى مديريت مجموعه‌هاى فيلم و ويديو، معمولاً بايد پيچيده‌تر از اطلاعات متنى باشد تا براى استفاده‌کنندگان امکان دست‌يابى به بريده فيلم خاصى که لازم دارند را فراهم آورد. نظام‌هاى خودکار نمايه‌سازي، مانند جستجوى آزاد متن، در راهى گام برمى‌دارند که نتايج قابل قبول ارائه دهند اما به‌طور کلى اين نظام‌ها، هر چند در قياس با نمايه‌سازى به وسيله انسان نسبتاً ارزان هستند، اما براى پرداختن به پيچيدگى‌هاى مواد ديدارى شنيدارى رضايت‌بخش محسوب نمى‌شوند.


بسته به نوع پايگاه اطلاعاتى که استفاده مى‌شود، انواع وضعيت عملکردى جستجو وجود خواهد داشت. آنچه در زير خواهد آمد نظرى اجمالى به احتياجات اساسى هر آرشيو ديدارى است.


براى بازيابى مؤثر مواد فيلمى و ويديوئي، دو راه‌کار عمده لازم است که با توجه به هدف‌هاى اين راهنما، ”مرور“ و ”جستجو“ ناميده مى‌شوند.

مرور

عبارت است از توانائى شروع با اصطلاح واحدى مانند يک عنوان، اسم / موضوع و يا درخواست هر نوع ترکيبى از اين اصطلاحات، و دريافت نخستين ماده‌اى که آن اصطلاح يا آن اصطلاحات براى آن تعيين شده است. براى مرور، احتياجى نيست که پايگاه اطلاعاتى ”تمامي“ مواد را انتخاب کند، يا حتى تعداد مواد فهرست شده تحت شاخص‌هاى انتخاب شده را محاسبه کند. استفاده‌کننده صرفاً مى‌خواهد براى انتخاب فهرست را از نقطه معينى نگاه کند.

جستجو

روش دوم بازيابى مواد، ”جستجو“ ناميده مى‌شود تا از ”مرور“ متمايز گردد. مجدداً امکان شروع با تک اصطلاح يا ترکيبى از آنها وجود دارد، ولى اين بار تا تمامى رکوردهاى مناسب (Hits) - تمامى شناسه‌هائى که با اصطلاح يا اصطلاحات جستجو نمايه شده است - پيدا نشوند، هيچ چيز نمايش داده نمى‌شود. بسته به اين که چه تعداد رکورد مناسب بازيابى شده است، استفاده‌کننده مى‌تواند شاخص‌هاى جستجو را، چنانچه خيلى زياد يا خيلى کم باشند، اصلاح کند. در هنگام جستجو اين امکان وجود دارد که تحليل بيشترى روى شناسه‌ها انجام شود و نمايش متفاوتى از اطلاعات توليد گردد. مثلاً، ممکن است ديدن فهرستى از عنوان‌ها که از ميان آنها انتخاب بيشترى صورت گيرد، مطلوب باشد.

نظم زمانى

يکى از مشخصه‌هاى مفيد، هم براى مرور و هم براى جستجو، امکان انتخاب قديمى‌ترين يا جديدترين مواد نمايش داده شده است. همان‌طور که هم‌اکنون گفته شد، زمان يکى از عناصر مهم جستجو براى مواد ديدارى است، و به همين جهت، بسته به ماهيت پرسش، ممکن است ديدن قديمى‌ترين يا جديدترين بريده فيلم‌ها ارجح باشد. همچنين بايد در صورت نياز، امکان انتخاب زمان شروع و پايان وجود داشته باشد.


بايد اين امکان، خواه در مورد مرور خواه در مورد جستجو، وجود داشته باشد که بتوان هر تاريخى يا هر ترکيبى از فيلدهاى تاريخ را که قبلاً فهرست شده است، جستجو کرد. اين امکان را بايد بتوان براى يافتن تمام نمونه‌هاى فردى خاص در يک نوع هنرى خاص، و يا احتمالاً بازيابى تمامى بريده فيلم‌هاى سياه و سفيد در يک موضوع خاص با يک دارنده حق پديد‌آورنده معين، به‌کار برد.


ممکن است مشخصه‌هاى پيشرفته‌ترى نيز مانند توانائى يافتن سکانس‌هائى با مدت زمان مشخص يا کمتر / زيادتر از مدت معيني، گنجانده شود. همچنين اين امکان بايد وجود داشته باشد که در صورت احتياج اصطلاحات جستجو را اضافه يا حذف کرد.


يک ابزار خيلى قوى در هنگام مرور و جستجوى اصطلاحات نمايه، قابليت انتخاب اصطلاحات، خواه در يک مآخد نمايه‌سازى خواه در ميان يک سرى اصطلاحات نامرتبط نمايه‌سازى است. هنگام جستجوى يک بريده فيلم در موضوعى ترکيبي، بيش از يک مفهوم دخيل است، مانند برج ايفل در شب که بايد به‌صورت زير نمايه شده باشد:


شب / برج ايفل


همچنين ممکن است در همان ماده نمايى از کليساى نتردام با توريست‌هائى در بيرون از کليسا وجود داشته باشد که به‌صورت زير نمايه مى‌شود:


نماى خارجى / نتردام / توريست‌ها


با قابليت جستجو در درون يک مآخذ - يعنى گشتن به‌دنبال تنها جائى که اصطلاحات ”شب“ و ”برج ايفل“ با هم تلاقى مى‌کنند - امکان بازيابى بريده فيلم اشتباه وجود نخواهد داشت. جستجوى آزاد متن يا در واقع جستجوى کليدواژه‌اى در ميان تمامى کليدواژه‌هاى يک ماده، منجر به يافتن اين ماده خاص براى استفاده‌کننده‌اى که در پى نماهاى شبانه نتردام است مى‌شود، زيرا که اصطلاحات يا واژه‌ها در يک شناسهٔ فهرست‌نويسى ظاهر شده است، حتيٰ اگر به هم مربوط نباشند.