در مديريت رسانه‌هاى ديداري، نخستين زمينه‌اى که بايد به آن پرداخته شود، انواع فرمت‌ها موجود است. بعضى از خدمات آرشيوى اين شانس را دارند که بتوانند فرمت‌هاى موردنظر را انتخاب کنند، حال آنکه ساير آرشيوها ممکن است فقط بتوانند بر تصميماتى که ديگران براى آنها مى‌گيرند، تأثير بگذارند. قيمت عامل مهمى در انتخاب است، ولى مناسب فرمت آرشيوى نيز بايد موردنظر قرار گيرد.


همچنان که فن‌آورى پيشرفت مى‌کند، فرمت‌هاى جديد بهترى مرتباً ابداع مى‌شوند و برخى از آنها از نظر تجهيزات ضبط و پخش با يکديگر سازگار نيستند. مثال سادهٔ آن، يک حلقه فيلم است که روى دستگاه نوار ويدئويى پخش نمى‌شود، ولى توجه به اين نکته نيز مهم است که ناسازگارى در يک نوع رسانه نيز وجود دارد، مثلاً يک حلقه فيلم ۱۶ ميلى‌مترى در دستگاه نمايش ۳۵ ميلى‌مترى کار نمى‌کند. اين امر مسئله عمده‌اى را موجب مى‌گردد، از اين جهت که در هر مجموعه ديدارى شنيداري، نيازى مستمر براى خريد و نگهدارى تجهيزات جديد پخش، ضبط، ويرايش و غيره وجود دارد.


نکته بسيار مهم ديگر در مورد تحول فن‌آورى آن است که فرمت مى‌تواند به سرعت مطلوبيت و تازگى خود را از دست بدهد. نوعاً وقتى فرمت جديد ابداع مى‌شود، يک سرى محصولات مشابه از شرکت‌هاى مختلف به بازار مى‌آيند که همگى براى استاندارد شدن با يکديگر رقابت مى‌کنند. يک نمونه آن، پيدايش نوارهاى ويدئويى بتامکس (Betamax) و وي.اچ.اس (VHS (Video Home System) در دههٔ ۱۹۸۰ است که دستگاه‌هاى ضبط و پخش آنها با هم ناسازگار هستند. در انگلستان بعضى از مشتريان تنها به اين خاطر دستگاه‌هاى بتامکس را براى خريد انتخاب کردند که دريابند در عرض چند سال وي.اچ.اس کنترل بازار به‌دست گرفته و براى آنها نوارها و دستگاه‌هاى منسوخ باقى گذاشته است.


به‌دليل همين تغييرات و پيشرفت‌هاى فن‌آوري، به‌ويژه در انواع نوارهاى ويدئويي، عاقلانه اين است که قبل از انتخاب يک مجموعه صبر کنيم تا فرمت جديد تثبيت شود و قابليت اطمينان و ماندگارى آن به اثبات برسد. اگرچه اغلب بين شکيبائى براى تحقق اين امر و تمايل به استفاده از مزاياى فن‌آورى فرمت جديد، ترديد وجود دارد.