پس از بررسى فرمت‌هاى مختلفى که آرشيو ديدارى را به‌وجود مى‌آورند و ارائه توصيه‌هائى براى ذخيره و حفاظت آنها، مرحله بعد توجه به چگونگى مستندسازى و فهرست‌نويسى آنها است، خواه آنالوگ باشد يا ديجيتالى يا وصل - خط (On-Line)، تا بتوان آنها را به‌عنوان منبع اطلاعاتى براى استفاده مجدد يا بهره‌گيرى از طريق فهرست‌ها سريع و مؤثر مکان‌يابى نمود.


در اين راهنما، واژه ”فهرست‌نويسي“ براى پوشش دادن هم مستندسازى موجودى‌ها از نظر ويژگى‌هاى فيزيکى (از جمله فايل‌هاى ديجيتالي) و هم توصيف محتواى تدوينى به‌کار خواهد رفت. واژه ”نمايه‌سازي“ براى توصيف فرآيند تخصيص واژه‌ها، نظير کليدواژه‌ها و شناسه‌هاى اسامي، براى فراهم آوردن امکان جستجو در فهرست‌ها، و نيز براى فرآيند جستجوى خودکار کلمات در نظام جستجوى آزاد متن (Free Text Searching) به‌کار مى‌رود.


همچنين شايد مفيد باشد اگر تفاوت بين‌ آنچه اکنون معمولاً به‌عنوان داده و فراداده (Metadata) اشاره مى‌شود را روشن نمائيم. از آنجا که رسانه را مى‌توان همراه با اطلاعات فهرست‌نويسى آن در يک پايگاه اطلاعاتى ذخيره نمود، اين مفاهيم به‌طور روزافزون اهميت پيدا کرده است.


در اين متن، اصطلاح ”داده“ براى توصيف خود ماده از نظر فيزيکى (خواه عکس، لبه صوتى يا قطعه‌اى از فيلم يا نوار ويديوئي) به‌کار رفته است. فراداده اغلب به‌عنوان ”داده دربارهٔ داده“ تعريف مى‌شود، يعنى اطلاعات در مورد قطع فيلم (مثلاً ۱۶ ميلى‌متري، هاى ۸) يا نوع ادبى (درام، کمدي) يا دست‌اندرکاران و موضوع‌هائى که در ”داده“ وجود دارد. البته در دنياى ديجيتالى همهٔ اينها به شکل ترکيب دودوئى ”صفر و يک“ درمى‌آيند، به‌طورى‌که تمايز بين داده و فراداده نامشخص‌تر مى‌شود.