همان‌طور که گفته شد يکى از مباحث مهم در گردآورى مواد ديدارى شنيدارى آن است که فن‌آورى مرتباً توسعه پيدا مى‌کند و آهنگ اين توسعه سريع‌تر شده است. به‌عنوان نمونه نوار ويديوئى چهار باندى دو اينچي، پيش از آن که جانشين آن يعنى فرمت سى يک اينچى توسعه يابد، به مدت حدود ۱۵ تا ۲۰ سال در بى‌بى‌سى استفاده مى‌شد. فرمت سى يک اينچى حدود ۱۲ سال کارکرد تا دى ۳ عرضه شد، و در طول بيش از نصف اين مدت نيز از دي.جي.بتا و دي.وي.سي.پرو استفاده مى‌شد.


اين تغييرات سريع تأثير مهمى در مديريت مجموعه‌ فيلم و ويديو دارد. ممکن است استفاده‌کنندگان، تجهيزات پخش فرمت‌هاى قديمى‌تر را نداشته باشند، لذا اين مواد بايد به فرمت رايج تبديل شوند که خود مستلزم صرف وقت و هزينه است. حتيٰ در خود آرشيو هم تجهيزات پخش نياز به حفظ و نگهدارى و تغيير دارند، و پس از مدتى به تدريج دسترسى به قطعات يدکى و متخصص براى پشتيبانى دستگاه مشکل مى‌شود.


در بعضى از سازمان‌ها، امکان دارد بخش آرشيو بر نوع فرمت‌هائى که تهيه مى‌شود، تا حدودى نظارت داشته باشد، از اين‌ رو مى‌تواند فرمت‌هائى را که براى نگهدارى مستحکم و بادوام هستند، توصيه کند. در ساير جاها مانند دفاتر پخش برنامه چنين موردى به ندرت وجود دارد. لذا آرشيوها مجبور است متکى به تصميمات سازمانى باشد، به‌طورى‌که ممکن است فرمتى براى انتقال قابل قبول باشد، در حالى‌که براى حفاظت درازمدت از حد مطلوب پائين‌تر باشد.

حفاظت در مقابل استفاده مجدد

در بسيارى از آرشيوهاى ديدارى شنيدارى اغلب تضادى بين نياز به حفاظت مواد (که معمولاً به معنى به حداقل رساندن فرسودگى و پارگى است) و تمايل به استفاده از مواد وجود دارد. حصول اطمينان از اينکه فيلم و نوار ويديوئى براى آينده نگهدارى خواهد شد، حائز اهميت است، اما اين مطلب بايد با تقاضاى مستمر براى بهره‌گيرى از آن وفق داده شود.

نابودى تدريجى موجودى

با گذشت زمان به ناچار رسانه‌هاى موجود و تجهيزاتى يکه براى پخش آنها لازم است، به‌علت استفاده، ذخيره نادرست و عدم حفاظت و نگهداري، کيفيت خود را از دست مى‌دهند. لبه‌هاى صوتى مغناطيسى مى‌توانند از شرايطى معروف به سندرم سرکه (Vinegar Syndrome) که تخريب شيميائى استات سلولز است، آسيب ببينند. علائم آن بوى سرکه مانند، تاب برداشتن (Buckling)، شکنندگى (Embrittlment) و تحليل رفتن (Shrinling) فيلم است. تمام فيلم‌هاى استات نسبت به اين شرايط آسيب‌پذير هستند. اين امر ممکن است بعد از چند سال يا چند دهه، بسته به استاندارد مورد استفاده براى شرايط نگهداري، رخ دهد. سندرم سرکه عموماً به‌علت سطح نامناسب دما و رطوبت ايجاد مى‌شود، ولى چنانچه اسيداستيک توليد شده براى مدت‌هاى طولانى در محفظهٔ نگهدارنده رسانه بماند، تخريب تسريع مى‌شود.


اگر مواد به‌طور مرتب مورد استفاده قرار گيرند، باز شدن در قوطى فيلم سبب مى‌گردد فيلم در معرض هوا قرار گيرد و اسيد خارج شود. ولى مهم اين است که در محفظه را دور از ديگر مواد و نه مثلاً در انبار فيلم (Film Vault) باز کنيم، چون ويروس هوازى در معرض هوا رشد خواهد کرد.

گزينه‌هاى حفاظت

لازم است خط‌مشى مورد موافقت و اجراء قرار گيرد تا اطمينان حاصل شود که مواد و تجهيزات پخش به شکلى مناسب حفاظت مى‌شوند و اين خط‌مشى ممکن است بسته به فرمت‌هائى که نگهدارى مى‌شوند تفاوت کند.

حفاظت فيلم

فيلم قبل از تمام فرمت‌هاى ديدارى موجوديت يافته و براى مدت زيادى به خوبى حفاظت شده است و به نسبت نوار ويديوئى به تصميمات کمترى نياز دارد. از آنجا که فيلم پايدارترين فرمت است، نبايد به قصد حفاظت به فرمتى ديگر تبديل شود، اگرچه امکان دارد براى استفاده مجدد نياز به تبديل باشد. کليد حفاظت فيلم ذخيره صحيح آن است و اطمينان از آنکه از استفادهٔ نسخه‌هاى اصلى مانند نگاتيوها جلوگيرى مى‌شود.

حفاظت نوار ويديوئى

از سوى ديگر، فرمت‌هاى نوارهاى ويديوئى مى‌توانند به سرعت کهنه شوند و ساده‌ترين راه حفاظت آنها، تبديل آنها به فرمت آرشيوى رايج‌تر نوار ويديوئى است. با توجه به اينکه دستگاه‌هاى ضبط و پخش نوار ويديوئى مطمئناً بسيار سريع‌تر از تجهيزات نمايش فيلم، منسوخ مى‌شوند، دليلى براى حفاظت نوارها در فرمت‌هاى اصلى آنها نيست. زيرا هنگامى‌که دستگا‌ه‌هاى پخش آنها ديگر در دسترسى نباشد، هيچ‌کس قادر به تماشاى آنها نخواهد بود.


در تصميم‌گيرى براى تهيه کپى از نوارها، هزينه عامل کليدى است، و اين امر مى‌تواند از اين نقطه‌نظر براى مرور موجودى‌ها و حصول اطمينان از اينکه کليه مؤلفه‌ها نياز به نگهدارى دارند، فرصت خوبى باشد.


يکى از گزينه‌ها آن است که مواد صرفاً براساس تقاضا يعنى وقتى شخصى نياز به استفاده دارد تبديل شوند. اين گزينه ممکن است در بعضى از سازمان‌ها که وقت اجازه مى‌دهد پذيرفتنى باشد، ولى در حوزه‌هاى پخش برنامه مانند خبر يا امور جارى اين راه‌حل عملى نيست.چون مواد بلافاصله در فرمت اصلاح شده خود مورد نياز خواهند بود.


تجديدنظر در خط‌مشى حفظ و نگهدارى مواد به‌منظور اطمينان از آنکه هنوز جوابگوى نيازهاى استفاده‌کنندگان است، بسيار اهميت دارد، ضمن آنکه بايد به خاطر داشت که اين نيازها هميشه نمى‌توانند دقيقاً مشخص باشند. اينکه مثلاً به ارقام استفاده از مواد نگاه کنيم و فرض کنيم که چون موادى در طول چندين سال امانت داده نشده است پس آنها را مى‌توان دور ريخت، خطرناک است. بسته به زمينه موضوعي، اين احتمال وجود دارد که بريدهٔ فيلمى که پس از توليد چندين سال درخواست نشده است ناگهان با تقاضاى فراوان مواجه گردد.


همچنين مهم است که به خاطر داشته باشيم يکى از دلايلى که مواد قديمى‌تر مورد استفاده قرار نمى‌گيرند آن است که صرفاً روى فرمتى کهنه يا واقعاً منسوخ وجود دارند. استفاده‌کنندگانى که آنها را از طريق فهرست‌ها پيدا مى‌کنند ممکن است هرگز آنها را براى استفاده انتخاب نکنند، زيرا که تجهيزات نمايش يا تدوين آنها را ندارند. زمانى‌که يک سرى از مواد روى فرمتى روزآمدتر کپى شوند ممکن است کاربرد آنها به‌صورت چشمگيرى افزايش يابد.

فرمت تبديل

همچنين ضرورت دارد در مورد فرمتى که مواد بايد روى آن کپى شوند تصميم سنجيده‌اى اتخاذ گردد. هم‌زمان با تصميم‌گيرى در مورد گردآورى مواد روى فرمت جديد، لازم است همان عوامل هزينه، کيفيت، استحکام و طول عمر مناسب نيز مورد ملاحظه قرار گيرند. همچنين، به خاطر دلايل فنى که در بخش فرمت‌هاى نوار ويديوئى به اختصار مطرح گرديد، بهتر است از فرمت مؤلفه‌اى مانند دي.جي.بتا به جاى فرمت ترکيبى مانند دى ۳ استفاده شود.