بودجه‌بندى يک فعاليت اصلى در تدارک اطلاعات، و در واقع عبارت است از برقرارى موازنه بين به حداکثر رساندن منابع موجود با قبول محدوديت‌هاى غير قابل اجتناب مالي. مسئلهٔ صرفه‌مندى قبلاً در ارتباط با روش تأمين اطلاعات مطرح شده است. اما نکات ديگرى وجود دارند که در هنگام بودجه‌بندى بايد ملاحظه کرد - آيا بايد ماليات پرداخت، آيا مى‌توان تخفيفى در نظر گرفت، ميزان هزينه‌ها در صورت شبکه‌اى شدن منبع چه‌قدر است، و اينکه آيا هزينه‌‌هاى تکرارى وجود دارد يا خير.


ماليات

اگرچه تحرکاتى براى وضع ماليات بر تمامى منابع چاپى صورت گرفته، در حال حاضر، حداقل کتاب‌ها و مجلات‌، در بريتانيا مشمول ماليات نيستند، در مورد منابع ديگر، وضعيت پيچيده‌تر است. با آنکه براى داده‌هاى چاپى که همراه با نرم‌افزار رايگان توزيع مى‌شوند، مالياتى لازم نيست پرداخت شود، ديسک‌هاى نورى و پايگاه‌هاى اطلاعاتى که روى ديسکت توزيع مى‌شوند مشمول پرداخت ماليات کامل هستند. از آنجا که قيمت‌هاى ذکر شده معمولاً بدون احتساب ماليات مى‌باشند، عملاً اين وضع به معناى لزوم اضافه شده ۵/۱۷ درصد به هزينهٔ پايگاه اطلاعاتى است. ميزان استاندارد ماليات هم‌چنين در مورد کتاب‌هاى طرح نقاشي، و متون آموزشى که قالب پرسش و پاسخ دارند و در آن، براى درج پاسخ‌ها جاى خالى گذاشته مى‌شود، لازم به پرداخت است.

تخفيف‌ها

با توجه به اينکه اطلاعات هر روز بيش از پيش به‌عنوان يک کالا به فروش مى‌رسد و با توجه به ساختار متغير تجارت کتاب، وضعيت تخفيف‌ها و ساير موقعيت‌هاى خاص عرضه، به‌صورت فزاينده‌اى پيچيده مى‌شود.


تا آنجا که به کتاب مربوط مى‌شود، به استثناء موارد پيش‌فروش، براى عناوينى که مستقيماً به ناشر سفارش داده مى‌شود. تخفيف‌هاى کمى حاصل مى‌شود - اين يکى از دلايلى است که بخش‌هاى فراهم‌آوري، کارکنان خود را از خريد نسخه‌هاى به شرط باز مى‌دارند. دريافت تخفيف مستلزم تهيهٔ کتاب از يک تأمين‌کنندهٔ مواد کتابخانه يا کتاب‌فروشى است و سطح تخفيف نيز با نوع کتاب و قرارداد بين تأمين‌کننده و مرکز اطلاع‌رسانى مربوطه تعيين مى‌گردد. به‌موجب شرايط توافق کتاب خالص (Net Book Agreement - NBA)، اين تخفيف - تنها براى کتابخانه‌هائى که اجازهٔ دسترسى به عموم را مى‌دهند - از ۱۰ درصد تجاوز نمى‌کرد. اخيراً با انقضاء اين توافق، تمامى اين وضعيت در حال تغيير است. برخى کتابخانه‌ها تخفيف‌هاى بسيار بيشترى را درخواست مى‌کنند، از طرف ديگر برخى تأمين‌کنندگان معتقد هستند که حواشى سود آن‌قدر محدود است که نمى‌توان افزايش زيادى را در تخفيف‌ها منظور نمود و باز هم به ارائهٔ خدمات اضافى نظير روکش کردن و برچسب زدن کتاب ادامه داد.


هر چند براى ديسک‌هاى نورى و منابع تخصصى‌تر، دامنهٔ پيشنهادها ممکن است وسيع باشد - تخفيف در خريد چند سال يک فايل، در تجديد اشتراک يک نشريهٔ موجود، در خريد نسخه‌هاى اضافى از يک ديسک، در گرفتن هم‌زمان نسخهٔ چاپى و نسخهٔ الکترونيکى يک پايگاه اطلاعاتي، و تخفيف‌هاى عمومى براى مؤسسات آموزشى و غيرانتفاعي. در اين مورد آخر، تخفيف‌ها ممکن است بسيار سخاوتمندانه باشند و در مواردى تا نصف قيمت استاندارد برسند. به هر حال بايد توجه دقيقى به مقياس زمانى شود، نه تنها براى تخفيف در پيش‌خريد که تاريخ نهائى عموماً مشخص مى‌گردد، بلکه در موارد ديگرى که مستقيماً با يک مدير فروش قرارى گذاشته مى‌شود. تصويب داخلى و تکميل اقدامات لازم ادارى براى يک خريد ممکن است مدتى وقت بگيرد و بايد اطمينان حاصل کنيد که تا زمان تصفيهٔ حساب، قيمت‌هاى پيشنهادى تغيير نخواهند کرد.

خريد ائتلافى

عامل ديگر، اين است که آيا منبع با شيوهٔ خريد ائتلافى يا تعاونى قابل دست‌يابى است تا از آن طريق بتوان تخفيف‌هائى گرفت؟ مثلاً در حوزهٔ آموزش عالى تيم نرم‌افزارى همبستهٔ آموزش عالي (چست - Combined Higher Education Software Team - CHEST) امروزه به‌خاطر مجوزهاى پايگاهى که از ناشران مشخص و نرم‌افزار پايگاه اطلاعاتى گرفته، کاملاً شناخته شده است. اين مجوزها، تمامى دانشجويان و کارکنان يک مؤسسه را قادر مى‌سازند محصولى را با هزينهٔ فقط يک اشتراک سالانهٔ ثابت، معمولاً با قيمتى زير قيمت بازار مورد استفاده قرار دهند. اخيراً شوراى‌عالى آموزش عالي (هفک - Higher Education Funding Council - HEFC) با يک اقدام، به دانشگاه‌ها امکان خريد مجلات مشخصى را با قيمت پايين داده است. به‌موجب طرح مجوّز مرکزى آزمايش براى کتابخانه‌ها (Pilot Site Licence Scheme For Libraries)، هفک مجموع مبالغ پرداختى به چندين ناشر، از جمله آکادميک پرس (Academic Press)، بلک‌ول (Blackwell) و مؤسسه فيزيک را تأمين مى‌کند.


در عوض، دانشگاه‌ها اجازهٔ اشتراک يا تجديد اشتراک مجلات مشخص‌شده را با قيمتى کمتر از فهرست قيمت‌ها خواهند داشت. مثلاً بلک‌ول مجلات را با ۶۰% قيمت معمولى تأمين مى‌کند. به‌علاوه اين مجوّز امکان کپى رايگان و سفارش مقالات در مجموعه‌هاى مطالعاتى را بدون پرداخت حق مؤلف بيشتر و دسترسى به ويرايش الکترونيکى پس از آماده شدن آنها فراهم مى‌نمايد.

هزينه‌هاى تکرارى

سؤالى که لازم است در مرحلهٔ بودجه‌بندى بدان پاسخ داد اين است که چه نوع هزينه‌هاى (احتمالي) جارى براى نگهدارى يک منبع لازم خواهد بود. در مورد مجلات و ساير مواد قابل مشترک شدن، قطعاً هزينهٔ تجديد اشتراک وجود دارد: يافتن پولى که در ابتدا بايد براى يک پايگاه اطلاعاتى گران‌قيمت پرداخت شود ممکن است به‌خودى خود، کار بزرگى باشد، امّا لازم است اين بودجه با بودجه‌هاى تکرارى سال‌هاى بعد نيز هماهنگ شود.


عامل ديگرى که بايد در نظر گرفت، تورم است. هزينهٔ زندگى ممکن است سالانه تنها ۲ يا ۳ درصد افزايش يابد، ولى در مورد اطلاعات چاپى و الکترونيکى اين چنين نيست - مثلاً برآورد افزايش ۱۰ درصد به‌طور متوسط براى قيمت مجلات در هر سال، منطقى است. صرف‌نظر از تجديد اشتراک و تورّم، هزينهٔ نگهدارى تجهيزات و تأمين مواد مصرفى نظير کاغذ و تونر براى چاپگر نيز وجود دارد. چنانچه هزينهٔ اين موارد از همان محل بودجهٔ منابع اطلاعاتى پرداخت نشود، لازم است اين هزينه‌ها از محل ديگرى از بودجهٔ مرکز پرداخت شود.

بودجه‌هاى تفويض‌شده

در چند سال اخير، بودجه‌بندى تفويض شده - که در طى آن، پول منابع اطلاعاتى نه توسط کتابخانه و مرکز اطلاع‌رساني، بلکه به‌وسيلهٔ بخش‌هاى استفاده‌کننده کنترل مى‌شود - به‌ويژه در مؤسسات آموزش عالي، بسيار معمول شده است. در چنين شرايطي، تصميم نهائى دربارهٔ چگونگى مصرف بودجه با کاربران، يا نمايندگان منصوب شدهٔ آنها مى‌باشد. شکى نيست که بودجه‌بندى تفويض‌شده، نمايانگر چالشى براى يک مرکز مى‌باشد، و حتماً مواردى پيش مى‌آيد که منبعى فراهم‌آورى مى‌شود که اولين انتخاب کتابداران نبوده است. به هر حال، در صورتى‌ که همکارى و رابطهٔ خوبى بين بخش‌ها و مرکز اطلا‌ع‌رسانى وجود داشته است، مى‌‌توان براى انجام کار، ترتيباتى را مقرر کرد. کاربران هنوز نيازمند (و معمولاً سپاسگزار) کمک در پيدا کردن انتشارات جديد، ارزيابى و مقايسهٔ پايگاه‌هاى اطلاعاتي، ترتيب دادن جلسات نمايش عمليات، دوره‌هاى آزمايشى رايگان و تمامى فعاليت‌‌هاى ديگرى که ملازم با انتخاب منابع مى‌‌باشد، هستند، عنصر اصلى موفقيت عبارت است از رويکرد مثبت، فعال و هوشمند کارکنان کتابخانه.

نظارت بر کاربرد

راه‌هائى براى نظارت بر ميزان استفاده از يک منبع دريافتى وجود دارد. روشن‌ترين نمونه عبارت است از برچسب تاريخ بر روى نسخه‌هاى امانتي. در آثار مرجع چاپى مى‌توان به کمک پرسش‌هاى متعدد به يک انديشهٔ خوب رسيد؛ پرسش‌هائى دربارهٔ علت استفاده از منبع، وضع مدرک (با گوشه‌هاى لوله‌شده يا سالم) يا مفقود شدن يک منبع.


ارزيابى مجلات مستلزم الصاق يک برچسب بر روى جلد هر نسخه، يا انجام پيمايشى است که در طى آن، کاربران به تمامى عناوينى که به‌نظر آنها مفيد است رأي مى‌دهند. نظارت بر بهره‌گيرى منابع الکترونيکى را غالباً مى‌توان به‌صورت خودکار انجام داد - مثلاً در شبکه‌هاى ديسک نوري، بسته‌هاى نرم‌افزارى وجود دارند که آمار مراجعه به پايگاه‌هاى اطلاعاتى را ثبت مى‌کنند. اگر از يک سامانهٔ ثبت استفاده شود، آمار دستى را نيز مى‌توان از روى برگه‌هاى امضاءشدهٔ روزانه استخراج کرد. روش‌هاى اتخاذشده بستگى به نوع و اندازۀ مرکز دارد، ولى چنين روش‌هائى براى حفظ ماهيت پوياى مجموعه لازم هستند.