ملزومات سخت‌افزارى و نرم‌افزارى

هنگام تصميم‌گيرى دربارهٔ خريد يا دسترسى به اطلاعات در قالب الکترونيکي، لازم است تلويحات مرتبط با ملزومات سخت‌افزارى و مخابراتي، به دقّت در نظر گرفته شوند. آيا تجهيزات جديدى مورد نياز خواهند بود يا مجموعهٔ موجود، کافى است؟ مثلاً اگر يک دايرة‌المعارف الکترونيکى بر روى ديسک نورى خريدارى مى‌شود، مى‌توان احتمالاً بر روى کار ايستگاهى که قبلاً چندين ديسک را اجراء نموده، از آن استفاده کرد.


از طرف ديگر، يک پايگاه اطلاعاتى بزرگ متن کامل که داراى تصاوير اسکن‌شده مى‌باشد و بر روى چند ده ديسک ذخيره شده، احتمالاً مستلزم خريد يک رايانهٔ جديد پيشرفته‌تر (و گران‌تر)، و يک واحد برجک ديسک نورى خواهد بود. حتماً يک چاپگر ليزرى نيز براى چاپ اطلاعات لازم است. حتى اگر تأمين بودجهٔ خريد پايگاه اطلاعاتى ممکن باشد، هزينهٔ سخت‌افزار ممکن است بسيار گزاف باشد. ملزومات نرم‌افزارى را نيز لازم است در نظر گرفت - مثلاً اگر تصميم به دسترسى به ويرايش الکترونيکى يک نشريه گرفته مى‌شود، تجهيز کار ايستگاه(ها) با نرم‌افزار مناسب لازم است تا هر نوع عکس و شکل را بتوان ضبط کرد. امکان‌پذيرى فنى سازوکار اطلاعات را نيز به‌ويژه اگر طرّاحى يک شبکهٔ ديسک نورى در نظر است، بايد در نظر گرفت. ديسک نورى به‌عنوان يک رسانه اصولاً براى کاربرد تک‌ نفره طرّاحى گرديده است نه دسترسى چند جانبه، و اين مسئله ممکن است موجب بروز مشکلات فنى در شبکه‌بندى برخى ديسک‌ها شود. قبل از ورود به ترتيبات عملى براى شبکه کردن يک ديسک نورى مشخص، بايد از امکان‌پذيرى فنّى کار، اطمينان حاصل کرد.

مالکيت و مجوّز

يک عامل بسيار مهم به‌ويژه در خريد ديسک‌هاى نوري، مسئلهٔ مالکيت است. در حالى که برخى محصولات نظير انکارتا به‌صورت يک‌جا و يک‌باره فروخته مى‌شوند، بسيارى از پايگاه‌هاى اطلاعاتى کتاب‌شناختى و متن کامل بر روى ديسک، در قالب اشتراک، فقط اجاره داده مى‌شوند. مشتريان مالکيت به‌دست نمى‌آورند، بلکه تنها حق استفاده براى يک مدت زمان مشخص را دارند. جز در موارد بسيار استثنائي، منابع چاپى براى نگهدارى دائمى تهيه مى‌شوند، قبل از مشترک شدن يک ديسک نوري، لازم است که شرايط صدور مجوز، و اينکه آيا اصل مالکيت انقضائي به‌کار مى‌رود (بدين معنا که اگر اشتراک پايگاه اطلاعاتى بعداً لغو شود، آيا ديسک‌ها بايد برگشت داده شوند يا خير) مشخص گردد. برخى توافق‌هاى صدور مجوز نيز مستلزم برگشت دادن يا معدوم کردن ديسک‌هاى قبلى مى‌باشد تا از تسليم اين ديسک‌ها به ديگر مراکز خدماتى در يک سازمان ممانعت شود ساخت سيستم‌هاى اندازه‌گيرى بر روى ديسک‌هاى نورى نيز امکان‌پذير است، به‌نحوى که ديسک‌ها پس از مدت زمان مشخص مصرف، از کار بيفتند. تدارکات ضمانتى نيز براى جايگزينى ديسک‌ها لازم است در نظر گرفته شوند، و دانستن اين نکته نيز مفيد است که خط‌مشى ناشر در قبال گم‌ شدن، سرقت يا آسيب ديدن يک ديسک چيست. شرايط صدور مجوز يا پيش‌بينى‌هاى ضمانتى هرچه که باشد، امضاء يک توافق بدون هماهنگى با مديريت مرکز مربوطه ابداً منطقى نيست.

کارکنان لازم

انتخاب منابع اطلاعاتي، کارى نيست که بتوان به تنهائى انجام داد - اينکه چه اطلاعاتى انتخاب مى‌شود و چگونه به‌کار مى‌رود تأثير مستقيم بر فعاليت‌هاى ديگر (بيش از همه آشکار بر خدمات مرجع و تحقيق) خواهد داشت. اين مسئله در هيچ جا آشکارتر از کتابخانه‌هاى علمى - پژوهشى نيست که بار کارى کارکنان ميز امانت با ورود ديسک نورى بسيار افزايش يافته است. بدين ترتيب، هنگامى که يک پايگاه اطلاعاتى جديد براى دسترسى يا خريد در نظر گرفته مى‌شود، ارزيابى اين مطلب که براى استفاده از آن به چه سطحى از کمک نياز خواهد بود، اهميت دارد. چنانچه سر درآوردن از ميانجى مشکل باشد، آيا کارکنان آموزش ديده به اندازهٔ کافى و به‌صورت دائم براى کمک به کاربران در کاوش‌ها وجود دارند؟ در تدارک هر منبع الکترونيکى بدون شک پشتيبانى فنى خوبى نيز لازم مى‌باشد. اگر مشکلات را نتوان به‌سرعت حل کرد، کاربران به‌زودى اعتماد خود را از دست خواهند داد.

تأثير بر ديگر خدمات و فعاليت‌هاى کتابخانه

با هر نوع تغيير در تدارک منابع اطلاعاتي، پاسخ به اين که احتمالاً چه تأثيراتى بر ديگر خدمات و موجودى کتابخانه، به‌ويژه امانت بين‌کتابخانه‌اى و خدمات تحويل مدرک خواهد داشت، حائز اهميت است. اگر اشتراک يک پايگاه اطلاعات کتاب‌شناختى جديد موردنظر است، به ياد داشتن اين نکته خالى از فايده نيست که يکى از منابع پيش‌بينى نشده، مطمئناً افزايش تعداد درخواست‌هاى امانت بين‌کتابخانه‌اى خواهد بود. اگرچه ممکن است نسبت و تعداد مجلات نمايه شدهٔ موجود در مخزن، معيارى براى تصميم‌گيرى نباشد، ولى داشتن آن خيلى خوب است.


در کتابخانه‌هاى عمومى و علمى - پژوهشى نيز تمايل به تأمين دسترسى آسان، متأسفانه بايد با نياز به حفظ اطلاعات متوازن گردد. از اين نظر، قالب‌هاى الکترونيکى احتمالاً ابزارهاى بيشترى براى حفاظت ارائه مى‌کنند - در حالى که مثلاً نسخهٔ چاپى يک مجله را مى‌توان به آسانى خراب کرد يا دزديد، نسخهٔ ديسک نورى يا درون‌خطى چنين مشکلى ندارد. ملاحظات مکانى نيز بايد در نظر گرفته شوند. روى‌هم‌رفته، منابع الکترونيکى از اين نظر داراى امتياز هستند، هر چند اگر محل فيزيکى خيلى محدود باشد، مشکلاتى در پيدا کردن فضاى کافى براى مکان سخت‌افزار وجود خواهد داشت.

صرفه‌مندى

در نهايت، بيشترين توجه بايد به انتخاب باصرفه‌ترين راه‌حل معطوف گردد و نه تنها هزينهٔ منبع بلکه هزينه‌هاى ضمنى از قبيل تجهيزات و پشتيبانى و نيز سهولت و رضايت در کاربرد را نيز نمى‌توان از نظر دور داشت. هر نوع سازوکار تحويل اطلاعات که انتخاب شود، ضرورى است که هرگز از نيازهاى کاربران غفلت نشود - آنها دريافت‌کنندگان غائى اطلاعات هستند و وسايل تأمين اطلاعات بايد متناسب با مقتضيات آنها باشد. با اين همه تأکيد بر فن‌آورى جديد، به‌سادگى فراموش مى‌شود که يک سيستم هر قدر هم که از نظر فنى پيشرفته باشد، باز هم بايد خدماتى را حداقل در سطح آنچه قبلاً موجود بوده (اگر نه بهتر از آن)، ارائه دهد. اگر نه، از اطلاعات استفادهٔ چندانى نخواهد شد و مبلغ هزينه‌شده، تلف خواهد گرديد.