روش‌هاى تخليه و اقدامات احتياطى

از روش‌هاى تخليه در وضع اضطرارى خلاصه‌اى تهيه کنيد. نکاتى که در اين خلاصه طرح مى‌شود شامل نحوهٔ کمک به معلولين، نياز به حفظ آرامش و پرهيز از شايعه‌پراکني، استفاده از نواحى گردهمائى و لزوم پرهيز از سد معبر خيابان‌ها يا مسيرهاى تخليه است. توجه نمائيد که راهبردهاى حاوى نحوهٔ رفتار در مواقع زير باشد:


- خرابى برق: مى‌توان از کارکنان خواست که به محض قطع برق يا وقوع طوفان شديد، لوازمى را که با باترى کار مى‌کنند و يا منبع نيروى پشتيبان دارند. بازبينى نمايند. اطلاعات مى‌تواند مربوط به نوررسانى در وضع اضطراري، و يا اقدامات لازم هنگام ماندن در آسانسور يا بالابر باشد.


- طوفان‌هاى سخت: اين روش‌ها مى‌توانند شامل نحوهٔ واکنش به هشدارهائى در مورد هواى سخت، مانند طوفان‌هاى زمستاني، صاعقه، گردباد و تندباد باشد. مى‌توان به کارکنان توصيه کرد پنجره‌ها را تخته‌کوب کنند، پنجره‌ها را به آرامى در جهت مخالف وزش طوفان باز کنند، چيزهائى که بيرون رها شده‌ است، محکم کنند يا به داخل بياورند.


- سيل: اين روش‌ها ممکن است شامل نياز به هشيارى در برابر مخاطرات الکتريکي، انتقال لوازم ضرورى و باارزش به طبقات بالاتر، و ذخيرهٔ آب آشاميدنى سالم، باشند.


- زلزله: بايد توصيه‌هائى در مورد ضرورت احتياط در هنگام لرزش، و نوع خطرات بعد از توقف را دربر گيرند.


- بمب‌ها: آموزش‌ها مى‌توانند دربارهٔ چگونگى رفتار هنگام دريافت تهديد تلفنى باشند. پليس مى‌تواند توصيه‌هائى بکند يا چک‌ليستى فراهم سازد. آموزش‌ها را مى‌توان دربارهٔ چگونگى تشخيص و رفتار با بمب‌هائى نوشت که در نامه‌ها و يا بسته‌ها جاسازى مى‌شوند. خدمات پستى مى‌تواند موارد بازرسى لازم را، ارائه نمايند.


- انفجار و اغتشاش شهري: اين آموزش‌ها براى اين است که به کارکنان اطمينان دهد که خود را از تماشا و درنگ در معابر، دور نگه دارند و ضرورت حفظ جان آنها را هنگام وقوع انفجار گاز و يا هشدار بمب گوشزد کند.

حفظ يادداشت‌ها و مکاتبات

همه يا قسمتى از اقلام زير را فراهم کنيد يا در صورت امکان، اجاره کنيد:


- مداد، صفحهٔ يادداشت و برچسب: نبايد براى نوشتن روى کاغذ خيس از مداد استفاده کرد. در صورت استفاده از مداد، مدادهائى را انتخاب کنيد که خيلى سخت نباشند. به‌دليل آنکه خودکار در تماس با کاغذ ممکن است جوهر پس بدهد و صدمه جدى وارد کند، مشکل‌آفرين است. امکان دارد برچسب‌هاى الصاقى بهتر از برچسب‌هاى چسبنده باشد. استفاده از برچسب‌ يا نوار چسبنده براى اسناد خيس يا ساير شرايط مشکل، ممکن است مسئله‌زا باشند.


- فرم‌هاى سياههٔ صدمات: ممکن است براى شروع کار تهيهٔ چند فرم کافى باشد، در صورتى که موجود نباشد بايد تا رسيدن تدارکات منتظر ماند.


- دستگاه ضبط صوت يا ماشين‌هاى قرائت (Dictating Machines): امکان دارد پُرکردن فرم‌ها مشکل و وقت‌گير باشد و شايد بهتر باشد اطلاعات روى ماشين‌هاى قرائت ضبط شوند تا در وقت مناسب بر روى فرم‌ها يا روى رايانه، انتقال يابند. در صورت موجود نبودن اين ماشين‌ها در سازمان، حتى‌المقدور و به‌طور محدود، تا هنگام نياز، از تهيه‌کنندگان لوازم ادارى کرايه شوند.


- دوربين ويدئوئي: يک دوربين ويدئوئى را مى‌توان به‌جاى ماشين قرائت مورد استفاده قرار داد. ولى حسن دوربين ويدئوئى اين است که تصاوير را ضبط مى‌کند. امکان دارد، براى ارائه توصيف‌هاى شفاهى تصاوير ويدئوئى مقدار زمان کمترى ببرند.


- تلفن‌ها: اگر تلفن کار نکند ارتباطات بى‌نهايت مشکل مى‌شود و در پيش‌برد عمليات حادثه مانع بزرگى به‌وجود مى‌آيد. راديوهاى دوطرفه يا تلفن‌هاى سلولزى را مى‌توان از متخصصان لوازم ارتباطات راديوئى کرايه کرد.

بيمه

بيمه مورد نياز کتابخانه به اندازهٔ کتابخانه، طرح و ترکيب ساختمان آن، ميزان برخوردارى کتابخانه از حفاظت در برابر خطرات مختلف، و ترکيب مجموعه آن، بستگى دارد.


- بررسى شرايط بيمه‌نامه

شرايط پوشش بيمه‌اى بيمه‌نامهٔ کتابخانه، ساختمان‌ها و مواد آن را بررسى کنيد. نکات زير شايان اهميت است:


- نوع صدمات زير پوشش، آتش‌سوزي، صدمات ناشى از استعمال دخانيات، سرقت، آسيب‌هاى ناشى از طوفان، انفجار، آشوب، آسيب‌هاى ناشى از لوله‌کشى معيوب، سيل، زمين‌لرزه، و غيره.


- آيا بيمه به‌صورت کامل، تمام هزينهٔ جايگزينى را مى‌پردازد، يا براى استهلاک مبلغى کم کند؟


- حداکثر ارزش بيمه‌نامه و اينکه آيا براى پرداخت نقدى جهت جايگزينى يا تعهد هر فقره جداگانه، محدوديتى هست؟


- آيا مبلغ قابل پرداخت توسط بيمه‌شده در هر حادثه، قبل از پرداخت حق بيمه توسط بيمه‌گر، مشخص شده و چه مقدار است؟ در صورتى که کتابخانه قسمتى از دانشگاه يا مکان دولتى است، خودبيمه‌گي (Self - Insured) امر غيرمعمولى نيست.


- آيا براى ارزش هر چيزى جداگانه تدارکات خاصى وجود دارد. اگر هست، آيا بيمهٔ آنها کل ارزش را دربر مى‌گيرد؟


- گزارش حوادث

هر حادثه يا حوادث ديگرى را که ممکن است به خسارت منجر شود در اسرع وقت گزارش کنيد تا بيمه‌گذار بتواند فوراً بررسى کند. به خاطر داشته باشد که ممکن است پرداخت کامل مطالبه مبنى بر تهيهٔ سياهه‌اى از مواد آسيب‌ديده يا گم‌شده و تخمين قيمت آنها، باشد. در صورتى که مواد کتابخانه با آب صدمه‌ ديده است. شايد بهتر باشد به‌جاى رها کردن آنها در وسط بحران، شرايط آنها را با انجماد تثبيت کرد. (هر چند صدمهٔ جدّى ديده باشند). براى کسب اطمينان از اينکه ميزان تلفات مى‌تواند به‌سرعت و به‌طور صحيح ارزيابى شود و با توجه به قياس‌هاى منطقى آنها را جبران کرد، بهترين راه، بازديد از مواد آسيب‌ديده و برنامه‌ريزى براى بازسازى مواد باارزش است.


- پيشنهادها

اگر حادثه در وهله اول با تلفن گزارش شده است، نامه‌اى براى تائيد مطلب بنويسيد.


مطمئن شويد که گزارش حادثه در پى هر رخداد، در کتابخانه تنظيم مى‌شود و احتمالاً به اعلام مطالبه عليه کتابخانه منجر مى‌شود.