برابر ماده ۱۶ قانون تجارت در نقاطى که وزارت دادگسترى لازم بداند دفترى به‌نام دفتر ثبت تجارتى تشکيل مى‌دهد و هدف از تأسيس چنين دفترى اين است که امور تجارتى تحت نظم و انتظام و ضوابطى باشد و براى اين منظور اسم تجار و نوع فعاليت تجارتى آنها در دفتر مزبور ضبط مى‌گردد و کليه اشخاصى که به امر تجارت اشتغال دارند خواه ايرانى بوده و خواه بيگانه بايد در مدتى که تعيين گرديده اسم خود را در آن دفتر ثبت نمايند و در صورت تخلف به جزاى نقدى از ۲۰۰ ريال تا ۲۰۰۰ ريال محکوم مى‌شوند و البته کسبه جزء از انجام اين اعمال يعنى ثبت اسم خود معاف مى‌باشند و اين‌که چه کسانى کسبه جزء مى‌باشند در آئين‌نامه‌هائى که از طرف وزارت دادگسترى تهيه و تنظيم گرديده است مشخص و معلوم مى‌باشد که با وضعيت فعلى بازار معاملات و ارزش پول هيچ‌گونه تناسبى ندارد. و بايد به‌وسيلهٔ مسؤولين مربوط مورد تجديدنظر قرار گيرد تا جاى بحثى باقى نماند.


نکته‌اى که توضيح آن لازم به ‌نظر مى‌رسد اين است که مجازات نقدى که براى تخلف از اين امر مشخص شده کافى به‌ نظر نمى‌رسد زيرا با ارزش فعلى پول، مبلغ فوق کارساز نيست و ضمانت اجرائى چندانى ندارد. لذا به‌منظور تضمين بهتر و بيشتر بايد مجازات شديدترى در نظر گرفته شود تا جائى براى سوء‌‌‌ا‌ستفاده و تخطى در دفاتر ثبت باقى نگذارد. ضمناً مهلتى که براى اين عمل پيش‌بينى شده است شش ماه پس از الزامى شدن ثبت تجارتى مى‌باشد که هر تاجر ملزم و مکلف مى‌باشد کليه اسناد مطالبات و صورت‌حساب‌ها و نشريات خود را اعم از خطى يا چاپى به‌طور صريح معين نمايد که در چه رديفى از دفتر مزبور ثبت گرديده است.

نحوه ثبت تجارتى

در حال حاضر تجار و شرکت‌ها و بنگاه‌هاى تجارتى مقيم ايران اعم از ايرانى و خارجى براى ثبت نوع تجارت خود در تهران بايد به اداره ثبت شرکت‌هاى تجارتى و مالکيت صنعتى و در شهرستان‌ها به همان دفتر ثبت تجارى که به اين امر اختصاص داده شده مراجعه نمايند و از متصدى دفاتر مربوطه سه نسخه اظهارنامه چاپى اخذ نمايند و نکات و امور ذيل را در آن درج نمايند.


۱. نام و نام خانوادگى بازرگان و رئيس بنگاه و مديران شرکت و اسم تجارتخانه يا بنگاه يا شرکت.


۲. تاريخ و محل تولد و شماره شناسنامه و محل صدور


۳. تابعيت اصلى و تابعيت فعلي


۴. در صورتى‌که تابعيت کشور ديگرى را تحصيل نموده باشند تاريخ و طرز تحصيل تابعيت ثانوى هم بايد قيد گردد.


۵. تاريخ ورود به ايران و شماره و محل صدور پروانه اقامت براى خارجيان


۶. محل اقامت شخصي، محل تجارتخانه يا بنگاه با قيد نشانى کامل محل مرکز اصلى شرکت و شعبات آن


۷. ميزان سرمايه در شرکت‌هاى تجارتي


۸. شماره ثبت منگنه و پلمپ دفاتر تجارتى با توجه به مواد ۶ و ۱۲ قانون تجارت


۹. عنوان تلگرافي، شماره تلفن، کتاب رمز تجارتى (اگر داشته باشد)


۱۰. قيد شماره ثبت علائم تجارتي


۱۱. در صورتى‌که شرکت يا بنگاه يا تاجر منحصراً به معاملات داخلى اشتغال دارد بايد نوع معاملات و نام کالائى که مورد معامله مى‌باشد قيد شود.


۱۲. هرگاه شرکت يا تجارتخانه يا بنگاه به تجارت خارجى اشتغال داشته باشد بايد معين نمايد که واردکننده است يا صادرکننده يا حق‌العمل‌کار يا هر سه و در صورت امکان ارقام کالاى عمده‌اى که اختصاصاً صادر يا وارد مى‌نمايد معين گردد.


ماده ۶. هر تاجرى که به استثناى کسبه جزء مکلف است دفاتر ذيل يا دفاتر ديگرى را که وزارت عدليه به موجب نظام‌نامه قائم‌مقام اين دفاتر قرار مى‌دهد داشته باشد.دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارائي، دفتر کپيه


و پس از آن‌که اظهارنامه تنظيم و نکات مزبور در آن درج گرديد به دفتر ثبت تجارتى همان محل تحويل مى‌شود و متصدى دفتر مکلف است ظرف ده روز مفاد اظهارنامه را در دفتر خود ثبت نموده و روى هر سه نسخه شماره ثبت و تاريخ و اسم دفتر ثبت تجارتى را قيد و يک نسخه را با تصديق به اينکه اظهارنامه به ثبت رسيده است امضاء و مهر مى‌نمايد و به اظهارکننده تسليم و نسخه ديگر را به وزارت بازرگانى ارسال مى‌دارد.


پس از انجام اين اقدامات تاجر يا نماينده او براى گرفتن پروانه تجارتى مى‌تواند به وزارت بازرگانى و يا اطاق بازرگانى مراجعه نموده و با ارائه آن تقاضاى صدور کارت بازرگانى بنمايد براى اين منظور بايد مدارک لازم را اعم از عکس و کپى شناسنامه و برگ عدم سوء‌پيشينه و ساير مدارکى که براى اين موضوع لازم است تهيه نمايد و با مبلغى که براى صدور کارت بازرگانى تعيين گرديده است به‌ حساب مربوطه واريز کند، تا در مورد صدور کارت بازرگانى وى اقدام نمايند.