فروش نسيه

اصول کلى زير لازم است در يک سيستم کنترل داخلى مطلوب در مورد فرو‌ش‌هاى نسيه مورد توجه قرار گيرد.


۱. براى هر فقره فروش بايد بر اساس برگ سفارش دريافتى از مشتريان يا سفارش شفاهى او مدرکى به نام ”سفارش فروش“ در مرحلهٔ دريافت سفارش از مشترى تهيه شود. سفارشات فروش بايد داراى شماره رديف چاپى بوده و پس از پذيرش نسخه‌هائى از آن مستقيماً به قسمت تهيهٔ فاکتور فروش و ادارهٔ حسابدارى ارسال گردد.


۲. سفارشات فروش بايد با توجه به اعتبار مشترى پذيرفته شود. براى هر يک از مشتريان بايد از طرف مقامات ذى‌صلاح ميزان اعتبار مشخص در نظر گرفته شود و در هر نوبت که سفارش دريافت مى‌شود رسيدگى به‌عمل آيد که مانده حساب مشترى (حساب باز يا جمع بروات و سفته‌هاى دريافتنى از او) با توجه به ارزش سفارش دريافت شده از ميزان اعتبارى که به نام او تصويب شده است تجاوز ننمايد. اين کنترل بايد توسط اداره يا مقامى غير از اداره فروش به‌عمل آيد و برگ سفارش بايد به علامت اينکه کنترل صورت گرفته است، پاراف يا مُهر شود.


۳. سفارشات فروش بايد از طريق بايگانى يک نسخه از آنها به ترتيب شماره رديف سفارشات، و يا از طريق نگهدارى دفتر ويژه‌اي، تحت کنترل باشد. اين پرونده يا دفتر بايد گاه‌به‌گاه از طرف مقام ارشدى مورد بازرسى قرار گيرد و دربارهٔ سفارشاتى که براى مدت بلندى مورد اقدام قرار نگرفته‌اند، توضيح خواسته شود.


۴. براى هر فقره فروش که در يک نوبت از انبار خارج مى‌شود بايد برگ ”حواله انبار“ جداگانه‌اى تهيه شود. خروج کالا از انبار و از مؤسسه بايد موکول به صدور حوالهٔ انبار بوده و به‌خصوص در نقطهٔ خروج کالا از دستگاه لازم است مقدار و نوع کالاى در حال خروج يا حواله انبار مربوطه تطبيق گردد. حواله‌هاى انبار بايد داراى شماره رديف چاپى بوده و نسخه‌اى از آن مستقيماً براى مشترى و نسخهٔ ديگرى مستقيماً به ادارهٔ حسابدارى ارسال گردد. حواله‌هاى انبار بايد حتّى‌المقدور توسط اشخاص مستقل از مسؤولين دريافت سفارشات فروش، انبار و تهيهٔ فاکتورها صادر گردد.


۵. بايد ترتيبى اتخاذ شود که در مقابل هر حواله انبار يا گروهى از آنها حتماً فاکتور فروش صادر شود. براى کنترل اين امر ممکن است نسخه‌اى از حواله انبارها که به‌دست متصدى يا قسمت مسؤول تهيهٔ فاکتور مى‌رسد، تا هنگام خاتمهٔ کار تهيهٔ فاکتور باز و ”تحت اقدام“ باقى بماند و نسخه‌هائى که به ادارهٔ حسابدارى ارسال مى‌گردد قبل از ثيت فاکتورهاى فروش به فاکتورها (نسخهٔ حسابداري) ضميمه گردد. ادارهٔ حسابدارى سپس مى‌تواند از طريق بررسى مرتب حواله انبارهاى باقيمانده علت عدم صدور فاکتور را جويا شود و هم‌چنين متصدى تهيهٔ فاکتورهاى فروش مى‌تواند از طريق رسيدگى به سفارشات فروش بلااقدام و هم‌چنين با توجه به شمارهٔ رديف حواله انبارهاى رسيده مطمئن گردد که کليهٔ حوالهٔ انبارها به‌دست او رسيده است.


۶. فاکتورهاى فروش بايد داراى شماره رديف چاپى بوده و در هر زمان فقط به اندازهٔ احتياج برگه‌هاى سفيد فاکتور فروش در اختيار متصديان تهيهٔ فاکتور قرار گيرد. بين فاکتورهاى فروش و حواله‌هاى انبار بايد شمارهٔ عطفى وجود داشته باشد، مثلاً شمارهٔ حواله انبار روى فاکتور نقل گردد و پس از صدور فاکتور متصديان مربوطه تهيهٔ فاکتور و حسابداري، شماره فاکتور را روى نسخ حوالهٔ انبار که نزد آنها است بنويسند.


۷. فاکتورهاى فروش بايد توسط شخص يا دايره‌اى مستقل از متصديان دريافت سفارشات فروش، صدور حواله انبار و دريافت وجوه تهيه گردد.


۸. هرگاه فاکتور به هر علت باطل گرديد، کليهٔ نسخه‌هاى آن بايد به‌نظر مقام ارشدى رسيده و سپس يک‌جا بايگانى شود. نسخهٔ اصلى فاکتور فروش بايد به وسيلهٔ رنگ متفاوت يا مشخصات ويژهٔ ديگرى از بقيه نسخ فاکتور به سادگى قابل تميز باشد، به‌طورى که نتوان از نسخ فاکتورهاى قبلى به‌جاى فاکتور جديد استفاده نمود.


۹. قيمت‌هائى که در فاکتورها به‌کار مى‌رود بايد از ليست قيمت‌هائى که قبلاً مورد تصويب مقامات صلاحيت‌دار دستگاه قرار گرفته است استخراج شود و يا در غير اين‌صورت بايد در هر نوبت از طرف مقام مسؤولى تصويب گردد.


۱۰. هرگونه تخفيف تجارى مندرج در فاکتور بايد از طرف مقام مسؤولى تصويب گردد. در مواردى ممکن است تحقيقات تجارى براى گروهى از مشتريان استاندارد شده باشد و يا بر اساس قراردادهاى بلندمدت فروش از پيش مورد تصويب قرار گرفته باشد. در اين مورد قبل از قطعيّت فاکتور فروش صحت تخفيف اعطائى با توجه به مفاد قرارداد يا ليست‌هاى مربوطه بايد به وسيلهٔ شخصى مستقل از تهيه کنندهٔ فاکتور مورد بررسى قرار گيرد.


۱۱. فاکتورهاى فروش بايد قبل از قطعيّت، به وسيلهٔ شخص يا مقام مستقلى از لحاظ تطبيق مقدار کالا با سفارش فروش و حوالهٔ انبار و تطبيق قيمت‌هاى به‌کار رفته با ليست مصوب قيمت‌ها و هم‌چنين ار لحاظ شرايط پرداخت و صحت محاسبات مورد رسيدگى کنترل قرار گيرد. کنترل کننده بايد نسخه حسابدارى کليهٔ فاکتورهاى فروش را به‌عنوان انجام کنترل‌هاى مذکور امضاء يا پاراف کند.


۱۲. هرگونه برگشت از فروش بايد به وسيلهٔ صدور برگ بستانکار تحت کنترل حسابدارى درآيد. برگ‌هاى بستانکار بايد داراى شمارهٔ رديف چاپى بوده و براى صدور آن، کليهٔ کنترل‌هاى مربوط به صدور فاکتور در نظر گرفته شود. به‌علاوه کليهٔ برگ‌هاى بستانکار در مورد برگشت کالا يا تحقيقات تجارتى بايد به تصويب مقام ارشدى در قسمت فروش و در مورد تخفيفات نقدى به تصويب مقام ارشدى در قسمت امور مالى يا حسابدارى برسد. برگ‌هاى بستانکار که مبلغ آن قابل‌توجه باشد بايد به تصويب ارکان بالاتر دستگاه مثلاً مدير عامل يا در صورت لزوم هيئت مديره برسد. در خصوص برگ‌هاى بستانکار مربوط به برگشت کالاى فروش رفته، به‌خصوص بايد توجه شود که برگ بستانکارى در مقابل برگ رسيد کالاى برگشتى و در ازاء مقدار برگشتى و به همان قيمت فروش يا کمتر از آن (برحسب توافق) صادر شود.