روش‌هائى که براى برقرارى يک سيستم کنترل داخلى مطلوب در مورد خريدها ممکن است پيشنهاد شود، برحسب آنکه خريدها از طريق مراجعه و به‌طور نقدى و يا از طريق ارسال سفارش خريد و به‌طور نسيه (و يا تحويل کالا در مقابل وجه) صورت گيرد تفاوت‌هاى عمده‌اى با يکديگر خواهند داشت. انجام خريدها از طريق مراجعه و به‌طور نقدى طبعاً نمى‌تواند چندان قابل اطمينان باشد و در هر حال از نقاط ضعف بالقوّه متعددى برخوردار است. علت اين امر به‌طور خلاصه آن است که تحت اين روش يک اصل کلى و مهم يعنى عدم تماس مستقيم بين مأمورين خريد و کارمندان و مسؤولين دستگاه‌هاى فروشنده رعايت نمى‌گردد و اين امر خود ممکن است تبانى و سازش‌هائى به‌وجود آورد که تشخيص و جلوگيرى از آن در همهٔ موارد به سادگى امکان‌پذير نمى‌باشد. با وجود اين خريد از طريق مراجعه و به‌طور نقدى در کشور ما بسيار رايج است و در موارد متعددى اکثر خريدها به ناچار از اين طريق صورت مى‌گيرد. بنابراين روش‌هائى که براى برقرارى يک سيستم کنترل داخلى مطلوب براى خريدها در اين قسمت مورد بحث قرار خواهد گرفت تحت دو عنوان جداگانه خريد از طريق مراجعه و خريد از طريق ارسال ”سفارش خريد“ مطرح خواهد شد. ولى بعضى اصول کلى هست که در هر صورت بايد در هر سيستم مطلوب مورد توجه قرار گيرد و ابتدا به اين اصول کلى اشاره مى‌شود.

اصول کلى کنترل خريدها

۱. وظايف صدور دستور يا اجازهٔ خريد، انجام عمل خريد، دريافت کالا، پرداخت وجه مربوط به آن و بالاخره ثبت معاملات مربوطه بايد از يکديگر تفکيک گرديده و حتّى‌المقدور توسط افراد يا ادارات جداگانه و مستقل از يکديگر انجام گردد.


۲. به‌خصوص انجام عمليات خريد بايد توسط کسانى غير از درخواست کنندگان کالا و متصديان پرداخت و ثبت اسناد صورت گيرد و چنان‌که وسعت دستگاه و حجم عمليات خريد آن ايجاب کند، ادارهٔ ويژه‌اى مأمور اين‌کار باشد. ايجاد يک ادارهٔ خريد در امر گردآورى تخصص‌ها، تمرکز و کارآمدى بيشتر در امر خريد و تحصيل بهترين شرايط خريد براى دستگاه نقش عمده‌اى دارد و در نتيجه بهترين شرايط خريد براى دستگاه نقش عمده‌اى دارد و در نتيجه کنترل داخلى از اين لحاظ تقويت مى‌شود.


۳. صدور دستور خريد بايد متکى به دريافت ”درخواست خريد کالا“ باشد. مواردى ممکن است پيش آيد که به‌علت شرايط مناسب بازار، خريدهاى قابل توجهى بدون در نظر گرفتن احتياجات دستگاه مناسبت داشته باشد ولى اين نوع خريدها بايد با توجه به سياست مالى دستگاه و با اجازهٔ ارکان عاليهٔ آن صورت گيرد.


۴. ”درخواست خريد کالا“ بايد از ناحيهٔ انبار به‌عمل آيد و ادارات درخواست کنندهٔ کالا نخست درخواست خود را به انبار تسليم نمايند و فقط در صورت موجود نبودن جنس مورد تقاضا در انبار ــ‌و يا کمبود موجودى آن‌ــ ”درخواست خريد کالا“ صادر گردد. در بعضى موارد ممکن است درخواست خريد کالا مستقيماً از اداره يا قسمت درخواست کننده به ادارهٔ خريد تسليم گردد و يا حتى عمليات خريد توسط مأموران ادارهٔ درخواست کننده انجام پذيرد ولى اين موارد لازم است به حداقل رسانده شود و به موارد بسيار استثنائى محدود گردد. تمرکز درخواست‌هاى خريد کالا از طريق انبار احتمال خريدهاى تکرارى يا بيش از حدّ لازم را کاهش مى‌دهد و موجب مى‌شود سرمايه در گردش دستگاه بيهوده به مصرف خريد کالاهائى که در انبار راکد خواهند ماند رسانده نشود.


۵. قبل از مصرف يا تحويل کالا به اداره يا قسمت درخواست کننده، لازم است کالاى خريدارى شده از لحاظ مقدار و هم‌چنين کيفيت مورد بازرسى قرار گيرد و در صورت قبول به انبار تحويل گردد. حتى در مواردى ‌که کالاى مورد خريدارى فوراً و احتمالاً مستقيماً به قسمت درخواست کننده تحويل مى‌گردد لازم است جريان اسناد تحويل کالا از طريق انبار و به مسؤوليّت انباردار صورت گيرد.


۶. پرداخت وجه بابت خريد کالا بايد در مقابل دريافت کالا به مقدار و کيفيت سفارش‌ شده انجام گيرد، مگر در موارد استثنائى که با اجازهٔ مقامات صلاحيت‌دار دستگاه، وجوهى قبل از دريافت کالا به ‌صورت پيش‌پرداخت يا على‌الحساب پرداخت مى‌شود. در هر صورت هرگونه پرداخت وجه بايد در مقابل صورت‌حساب قطعى يا موقت فروشنده باشد.

خريد از طريق مراجعه

در مورد خريدهائى که از طريق مراجعهٔ مستقيم مأموران خريد صورت مى‌گيرد، نکات اضافى زير بايد مورد توجه قرار گيرد:


۱. خريد از طريق مراجعهٔ مستقيم مأموران خريد بايد به حداقل رسانده شود. اين نوع خريدها بايد محدود باشد به موارد استثنائى که خريد به ناچار بايد از طريق استعلام بهاء به‌طور حضورى و شفاهى صورت گيرد و يا مقدار و مبلغ آن جزئى باشد.


۲. مقدار و نوع اجناس موضوع خريد بايد طبق ”سفارش خريد“ که از طرف ادارهٔ خريد (و يا در موارد استثنائى از طرف قسمت درخواست کننده) صادر مى‌شود کاملاً مشخص باشد و مأمور خريد قبل از اقدام به خريد، برحسب مقررات آئين‌نامه يا دستورات داخلى دستگاه از فروشندگان کالا به تعداد کافى استعلام بهاء نمايد.


۳. به‌عنوان يک کنترل اضافي، ممکن است قيمت اجناس به‌طور مستقل از مأمور خريد، از فروشندگان مختلف استعلام گردد و قيمت‌هاى وى با آمارى که بدين ترتيب تهيه مى‌شود به‌طور آزمايشى مقايسه گردد.


۴. در صورتى‌که براى پرداخت صورت‌حساب‌هاى خريد وجوهى در اختيار مأمور خريد قرار داده مى‌شود، اين وجوه بايد به‌صورت تنخواه‌گردان بوده و حساب آن در فواصل هر چه کوتاه‌تر واريز شود. مبلغ تنخواه‌گردان بايد ثابت باشد و هرگز اجازه داده نشود جمع وجوهى که در اختيار مأمور خريد است بدون جلب توجه از ميزان ثابت تنخواه‌گردان تجاوز نمايد. در موقع واريز اسناد بايد توجه شود که حتى‌الامکان از فروشندگان کالا صورت‌حساب اخذ شده باشد و صورت‌حساب‌هاى مربوطه علاوه بر نام و نشان رسمى و چاپى فروشنده داراى تاريخ و امضاء باشد. در هر مورد بايد رسيد فروشندهٔ کالا مبنى بر دريافت وجه يا در متن صورت‌حساب و يا به‌صورت رسيد جداگانه ضميمه اسناد باشد.


۵. در مواردى‌که خريد از طريق مراجعه جنبهٔ استمرار دارد بهتر است دستگاه با فروشنده يا فروشندگان به‌خصوصى قرارداد منعقد نموده (يا قيمت‌هاى قابل انعطاف برحسب نرخ بازار) و مراجعهٔ مأموران خريد فقط به خاطر تعيين مقدار کالا در هر نوبت خريد و يا کنترل کيفيت ظاهرى آن باشد. البته در چنين موارد، اکثراً بهتر است از مراجعهٔ مأموران خريد به دستگاه فروشنده اصولاً جلوگيرى شود و تماس‌ها به‌صورت کتبى و رسمى درآيد.