صورت‌هاى مالى دوره‌اى

بعضى از سازمان‌ها هنوز عادت نکرده‌اند که صورت‌هاى دوره‌اى تهيه کنند. تنها صورت‌هاى مالى که در اين سازمان‌ها تهيه مى‌شود همان صورت‌هاى مالى سالانه است که اکثراً مدتى پس از پايان سال مالى مربوطه تهيه مى‌شود. بدين ترتيب مى‌توان گفت که در اين نوع سازمان‌ها از اطلاعات حسابدارى آن‌طور که بايد و شايد استفاده نشده و عمليات دستگاه در طى هر دوره عملکرد بيشتر به اتکاء حدسيات و شمّ‌ شخصى مديران و يا بعضى اطلاعات ناقصِ حسابدارى صورت مى‌گيرد. عدم اطلاع از نتايج واقعى عمليات موجب مى‌شود که عدم حفاظت از دارائى‌ها و ساير منابع مالى سازمان يا عدم کارآئى هر يک از قسمت‌ها به موقع مورد توجه قرار نگيرد و علاوه بر اين، گاه در عمليات سازمان تصميمات غلطى اتخاذ شده و يا تصميمات غلط قبلى فقط موقعى معلوم و آشکار شود که ديگر دير شده و کار از کار گذشته است.


بررسى نتايج مالى حاصل از عمليات دستگاه و چگونگى وضع دارائى‌ها جزء بسيار مهمى از يک سيستم کنترل داخلى مطلوب را تشکيل مى‌دهد و اين عمل بدون تهيه و بررسى صورت‌هاى مالى دوره‌اى (مثلاً ماهانه) امکان‌پذير نمى‌باشد. بديهى است در تنظيم اين نوع صورت‌هاى مالى بعضى از دقت‌هائى که در تهيهٔ صورت‌هاى مالى نهائى پايان سال ضرورت مى‌يابد موردى ندارد ولى با توجه به مورد استفادهٔ خاص اين صورت‌ها، نکات ديگرى به‌شرح زير مورد توجه قرار مى‌گيرد:


ـ اول آنکه سعى مى‌شود صورت‌هاى مالى دوره‌اى به فرمى استاندارد و حتّى‌المقدور ساده تهيه شود. بايد توجه داشت که صورت‌هاى مذکور مورد مطالعه و استفاده کسانى قرار مى‌گيرد که لزوماً اطلاعات تخصصى حسابدارى ندارند ولى در عين حال بسيار مهم است که براى آنها قابل فهم و روشن باشد. اگر صورت‌هاى مالى دوره‌اى به فرمى بيش از حد مفصل يا بغرنج تهيه شده و يا شکل و محتوى آنها هر دفعه دست‌خوش تغيير واقع گردد، مديرانى که بايد از آنها استفاده کنند با اشکال روبه‌رو خواهند شد.


ـ دوم آنکه در صورت‌هاى مالى دوره‌اى فقط اطلاعاتى نشان داده مى‌شود که موردنياز و توجه مديران است، و برعکس اطلاعاتى که مورد توجه خاص نيست اصلاً نشان داده نشده و يا آنکه در صورت‌هاى فرعى و ضميمه نشان داده مى‌شوند. سيستم حسابداران سازمان مى‌بايست طورى تدوين و پى‌ريزى شده باشد که اطلاعات مورد لزوم مديريت يا به‌عبارت ديگر اطلاعاتى که براى اداره صحيح و توأم با کارآئى مورد احتياج مديران است را بتوان به‌ سادگى از آن استخراج کرد. به‌کار بردن روش‌هاى گوناگون هزينه‌يابى در سازمان‌هاى مختلف توليدى به همين لحاظ صورت مى‌گيرد، چه بدون وجود يک سيستم حسابدارى صنعتي، اطلاعات حسابدارى مورد لزوم براى تجزيه و تحليل يک سازمان توليدى از مدارک حسابدارى آن قابل استخراج نخواهد بود.


ـ سوم آنکه صورت‌هاى مالى مورد نظر بايد هر چه زودتر پس از پايان دورهٔ مربوطه تهيه شده و در اختيار استفاده کنندگان قرار گيرد. براى اين منظور لازم است مدارک حسابدارى حتى‌المقدور هرگز تأخير نداشته باشند و روش‌هاى مناسب و يکنواختى براى پيش‌بينى ذخيرهٔ هزينه‌هاى به ثبت نرسيده وجود داشته باشد.

کنترل بودجه‌اى

کنترل بودجه‌اى عبارت است از کنترل عمليات سازمان از طريق مقايسهٔ نتايج واقعى عمليات يا پيش‌بينى‌هاى بودجه‌اى و بررسى اختلافات حاصله و علل آن. يعنى اشخاص به‌خصوص از طبقهٔ کارمندان دولت، تصور مى‌کنند که هدف از کنترل بودجه‌اى محدود کردن مديران در چارچوب بودجه مصوب است به‌طورى که هرگز نتوانند مازاد بر ميزان مصوب ايجاد تعهد يا هزينه نمايند. اين تصور هميشه صحيح نيست و احتمال بروز اختلاف بين نتايج واقعى عمليات و بودجه که چيزى جز پيش‌بينى و برنامه‌ريزى نيست در ذات بودجه‌بندى مستتر است ولى اگر بودجه را به‌عنوان معيارى براى سنجش خوبى يا بدى نتايج حاصل از عمليات بپذيريم، در آن‌صورت بررسى علل ايجاد اختلافات بين نتايج واقعى و پيش‌بينى‌هاى مندرج در بودجه نشان خواهد داد که اين تفاوت‌ها در نتيجهٔ پيش‌آمدهاى خارج از کنترل و غيرمنتظره بوده است يا آنکه در نتيجهٔ عدم کارآئى دستگاه يا احتمالاً در نتيجهٔ عدم کارآمدى در تهيهٔ بودجه به‌وجود آمده است.


اهميت کنترل بودجه‌اى از لحاظ کنترل داخلى در آن است که هرگونه عدم کارآئى يا حيف و ميل منابع مالى و ساير دارائى‌هاى سازمان در نتيجه آن روشن مى‌شود و با تجزيه و تحليل علل مربوطه نسبت به رفع آنها اقدام به‌عمل مى‌آيد. علاوه بر اين، وجود يک سيستم کنترل بودجه‌اى رؤسا و کارکنان قسمت‌هاى مختلف را در مورد کارآئى از هر لحاظ، افرادى آگاه و متوجه بار مى‌آورد.

حسابرسى داخلى

حسابرسى داخلى در مواقعى که انجام مى‌گردد يکى از اجزاء مهم سيستم کنترل داخلى را تشکيل مى‌دهد. البته اين ابزار در دستگاه‌هائى مورد استفاده دارد که گستردگى و بغرنجى عمليات آنها ضرورت ايجاد وظيفه‌اى تحت اين عنوان را به وضوح نشان دهد که در آن‌صورت ممکن است انجام اين وظيفه به عهدهٔ يک نفر واگذار شود و يا آنکه عمليات آنقدر زياد باشد که چندين نفر و گاه يک قسمت بسيار عمده به اين‌کار گمارده شوند.