اثبات وجود مبلغ

صورتى از مسؤولين حسابدارى مؤسسهٔ مورد رسيدگى اخذ نمائيد که مانده‌هاى تشکيل دهندهٔ هر يک از سرفصل‌هاى حساب‌هاى پرداختنى را نشان دهد. چنانچه اين‌صورت توسط مؤسسهٔ مورد رسيدگى تهيه نشده است در صورتى‌که تعداد اقلام کم باشد، خودتان آن را تهيه کنيد.


مانده‌هاى مذکور را با مانده حساب‌هاى مربوطه در دفتر معين تطبيق نمائيد. در صورتى‌که تعداد اقلام بيش از ۵۰ فقره مى‌باشد، اين تطبيق را به‌صورت آزمايشى انجام دهيد. در اين‌صورت تعدادى را از روى ليست به دفتر تطبيق داده و تعدادى را از روى دفتر به ليست تطبيق دهيد، ولى در هر صورت کليهٔ مانده‌هائى را که از مبلغ ... ريال بيشتر باشد جزء اقلام انتخابى خود قرار دهيد.


در موقع تطبيق فوق، دقت کنيد که ماندهٔ هر حساب از اقلام مشخصى تشکيل شده باشد. چنانچه فقط قسمتى از يک مبلغ بدهى پرداخت شده است. يا مبلغى به‌‌‌طور على‌الحساب در قبال يک بدهى کهنه پرداخت گرديده، به جزئيات موضوع رسيدگى کنيد زيرا ممکن است مورد اختلاف حاکى از وجود يک بدهى مشروط بوده و يا بعداً حساب به حساب شود.


در مورد حساب‌هائى که به‌شرح فوق مورد رسيدگى است، دقت کنيد که قلمى از يک حساب به حساب بستانکار ديگرى انتقال نيافته باشد. اگر اين‌طور است، موضوع را يادداشت نمائيد و به جزئيات آن رسيدگى کنيد و به‌خصوص دقت کنيد که اين انتقال با مجوز کافى انجام گرفته باشد.


جمع حساب‌هائى را که به‌شرح فوق مورد رسيدگى است، در دفتر معين کنترل نمائيد.


جمع ليست‌هاى فوق را کنترل کنيد و سرجمع ليست را با مانده‌هاى دقتر کل تطبيق نمائيد.


در مواردى که در دفتر کل و يا در دفتر معين حساب‌هاى پرداختنى و يا دريافتنى يک‌جا (به‌صورت حساب اشخاص) نگاهدارى مى‌شود، به‌طور جداگانه بررسى نمائيد که اقلام تفکيک شده تحت هر يک از سرفصل‌هاى ترازنامه به درستى تفکيک شده باشند.


در مورد حساب‌هاى انتخابي، به‌نحوى که تحت عنوان ”اخذ تأئيديه‌‌“ نسبت به مکاتبه با بستانکاران مربوطه اقدام نمائيد.

اخذ تأئيديه

در کليهٔ موارد حسابرسي، به‌جز مواردى که قبلاً با مدير مسؤول حسابرسى توافق شده باشد که اخذ تأئيديه از بستانکاران لازم نيست، اقدامات زير را انجام دهيد.


تعدادى از حساب‌هاى پرداختنى بازرگانى و غيربازرگانى را به تفکيک به‌ منظور مکاتبه جهت اخذ تأئيديه انتخاب کرده نام بستانکار و مانده بدهى به او را در پايان سال در طى کاربرگى يادداشت کنيد. در موقع انتخاب به‌خصوص دقت کنيد که نمونه‌هائى از حساب‌هاى پُرفعاليت، حساب‌هاى بازرگانى راکد، حساب‌هائى که مانده بدهکار پيدا کرده‌اند، حساب‌هاى جديد و حساب‌هاى بدون مانده، جزء اقلام انتخابى وجود داشته باشد.


از مقام مسؤول امور مالى و حسابدارى مؤسسهٔ مورد رسيدگى درخواست نمائيد که نامه‌هائى طبق نمونهٔ مؤسسه به‌عنوان بستانکاران انتخابى با قيد نشانى کامل آنها (بدون قيد مانده) روى کاغذ مارک‌دار مؤسسهٔ مورد رسيدگى ماشين شده و به امضاء مجاز شرکت رسانده شود. اين نامه‌ها پس از تهيه و امضاء بايد در اختيار حسابرسان قرار داده شود. (نامه‌ها بايد در سه نسخه تهيه شود، نسخهٔ اول براى پروندهٔ حسابرسي، نسخهٔ دوم براى پاسخ از طرف بستانکار و نسخهٔ سوم براى بايگانى توسط بستانکار مى‌باشد).


نامه‌هاى فوق را قبل از ارسال از لحاظ مشخصات بستانکار با مدارک مورد رسيدگى تطبيق نمائيد و دقت کنيد که مانده بدهى در نامه قيد نشده باشد.


سپس دو نسخه از هر نامه را به‌انضمام يک پاکت تمبر شده و آدرش شده (به نشانى مؤسسهٔ حسابرسي) در جوف پاکت ارسالى قرار دهيد و خود آن را بچسبانيد. پاکت مذکور سپس بايد به وسيلهٔ حسابرسان پست شود.


جواب‌هاى دريافتى را با ذکر تاريخ دريافت پاسخ در کاربرگ فوق‌الذّکر قيد نمائيد. چنانچه پاسخ بستانکار حاکى از عدم تأئيد مانده حساب مى‌باشد، بلافاصله مسؤولين حسابدارى مؤسسهٔ مورد رسيدگى را در جريان قرار دهيد تا نسبت به موارد اختلاف رسيدگى نمايند. پس از اتمام رسيدگى از طرف مؤسسهٔ مورد رسيدگي، خود جزئيّات اختلاف حساب را مورد بررسى قرار دهيد و چنانچه حساب‌هاى مورد رسيدگى احتياج به تعديل يا اصلاح داشته باشد، تعديل يا اصلاحات مربوطه را يادداشت نمائيد و يا مسؤولين امور حسابدارى مؤسسهٔ مورد رسيدگى در ميان بگذاريد. در نهايت امر در پروندهٔ حسابرسى يادداشت نمائيد که تعديلات و اصلاحات مذکور در دفاتر مورد عمل قرار گرفته است يا خير.


قبل از بررسى نهائى پروندهٔ حسابرسى توسط مدير حسابرسي، خلاصه‌اى از نتيجهٔ پاسخ‌هاى دريافت شده تهيه نمائيد. اين خلاصه بايد نشان دهد که نسبت به چند درصد از ميزان کل بستانکاران اقدام به مکاتبه شده است و در مورد اقلام انتخابى چند درصد (به تعداد و ريال) اقدام به پاسخ نموده‌اند و از آنهائى که پاسخ داده‌اند چند درصد (به ريال) مانده حساب خود را تأئيد نموده‌اند.