علاوه بر بدهى‌هاى قطعى که طبق صورت‌حساب‌هاى رسيده در دفاتر منظور گرديده و يا در مقابل آنها از طريق محاسبه بر اساس مبانى مربوطه ذخيره در نظر گرفته مى‌شود، در پايان سال اقلام ديگرى نيز ممکن است به‌صورت بدهى‌هاى مشروط (يعنى بدهى‌هائى که قطعيت يافتن آنها موکول به يک اقدام يا اتفاق بعدى باشد) و يا تعهد وجود داشته باشد که بايد در يادداشت‌هاى صورت‌هاى مالى قيد گردند.

هدف

- اينکه کليهٔ تعهدات و بدهى‌هاى مشروط مؤسسهٔ مورد رسيدگى در تاريخ ترازنامه شناسائى شده و مشخصات کامل آنها (از جمله مراحل دادگاهى يا داوري) معلوم گرديده است. ضمناً چنانچه هر يک از اقلام از لحاظ وجود قطعيت يافته و فقط تعيين مبلغ مورد بحث مى‌باشد، بايد از ردهٔ اين اقلام خارج شده و در مقابل آن ذخيرهٔ کافى ايجاد شود.


- اينکه تعهدات و بدهى‌هاى مشروط مورد بحث بدون هيچ‌گونه شک متعلق به مؤسسهٔ مورد رسيدگى بوده و چنانچه در مقابل هر يک دارائى مشروطى نيز وجود دارد يا در مقابل تعهد مؤسسهٔ مورد رسيدگى شخص يا مؤسسهٔ مورد رسيدگى شخص يا مؤسسهٔ ديگرى نيز مبادرت به تعهد نموده است، مراتب با ذکر اطلاعات و توضيحات لازم يادداشت شود.


- اينکه تعهدات و بدهى‌هاى مشروط مورد بحث (به مبالغ خالص) به‌نحو صحيح و توأم با رعايت اصل محافظه‌کارى ولى با توجه به مبانى حقوقى مربوطه ارزيابى شده و رقم مندرج در يادداشت‌هاى پيوست صورت‌هاى مالى تحت عنوان تعهدات و هم‌چنين بدهى‌هاى مشروط (احتمالي) نشان دهندهٔ ميزان واقعى اين اقلام مى‌باشد.

روش‌هاى کار

روش‌هاى کار که در مؤسسه مورد رسيدگى از لحاظ کنترل پيگيرى تعهدات و بدهى‌هاى مشروط اجراء مى‌گردد، بايد قبل از شروع به رسيدگى کاملاً معلوم گردد. براى اين منظور تکميل پرسش‌نامهٔ کنترل داخلى چندان رضايت‌بخش نيست و بهترين روش تهيهٔ يادداشت‌هائى است که نشان دهد اينگونه تعهدات و بدهى‌هاى مشروط توسط کدام مقام و يا رکن مؤسسهٔ مورد رسيدگى کنترل و پيگيرى مى‌شود (آيا مراتب در هيئت مديره هم مطرح مى‌شود؟). چنانچه چنين يادداشت‌هائى قبلاً تهيه شده است آنها را به دقت مطالعه کنيد و چنانچه چنين يادداشت‌هائى قبلاً تهيه شده است آنها را به دقت مطالعه کنيد و چنانچه در جريان کار متوجهٔ نکاتى شديد که در يادداشت‌هاى مذکور قيد نگرديده، مراتب را اضافه کنيد. اگر يادداشت‌هائى در اين زمينه تهيه نشده است، جهت حسابرسى‌هاى آينده پس از اتمام عمليات رسيدگى اين قسمت، يادداشت‌هائى دربارهٔ نحوهٔ کنترل تعهدات و بدهى‌هاى مشروط تهيه کنيد. اگر دستگاه مورد رسيدگى کنترلى از اين لحاظ ندارد، مراتب را يادداشت کنيد تا به‌عنوان نقطه ضعف در گزارش مديريت عنوان شود.

سرکاربرگ‌ها

يک سرکاربرگ تهيه کنيد که در آن مبلغ هر يک از تعهدات و يا بدهى‌هاى مشروط بر حسب نوع و با توجه به ارتباط هر يک با اقلام دارائى مشروط و يا با يکديگر نشان داده شده باشد. اقلام مندرج در اين کاربرگ را به يادداشت‌هاى تهيه شده در مورد هر يک عطف دهيد و معلوم کنيد که براى برآورد ساختن هدف‌هاى مندرج چه اقداماتى انجام گرفته است.


سرپرست حسابرسى بايد طىّ جلسهٔ ويژه‌اى با مدير مالى و هر يک از مقامات ذى‌ربط مؤسسهٔ مور رسيدگى (مثلاً رئيس قسمت حقوقي، رئيس قسمت مهندسي)، تعهدات و بدهى‌هاى مشروط را مطرح سازد و در مورد هر يک بررسى نمايد که آخرين اطلاعات (و همهٔ اطلاعات) به‌طور کامل در اختيار حسابرس مى‌باشد. در جريان اين مذاکرات دقت کنيد که چنانچه موارد جديد و يا نکات جديدى که نسبت به اقلام قبلى مى‌تواند مؤثر باشد عنوان گرديد اطلاعات کافى بر حسب مورد اخذ گرديده و در پرونده قيد گردد.


در موارد لزوم جهت تأئيد هر يک از مبالغ فوق و يا در زمينهٔ چگونگى پيشرفت هر يک از موارد دعوائي، از مشاورين حقوقى داخلى و يا مدير مالى و غيره مى‌توان اقدام به اخذ تأئيديه نمود، ولى چنانچه در نظر است از هر نوع شخصيت يا دستگاه خارج از مؤسسهٔ مورد رسيدگى تأئيديه‌اى اخذ گردد حتماً بايد با نظر مشاور حقوقى و اجازهٔ مقامات ذى‌ربط مؤسسهٔ مورد رسيدگى باشد تا احتمالاً به حقوق قانونى دستگاه لطمه‌اى وارد نشود.


در هر مورد به‌خصوص دقت کنيد که چنانچه در نظر گرفتن ذخيره‌اى ضرورت داشته باشد، ذخيرهٔ لازم در حساب‌ها منظور شده باشد و در غير اين‌صورت موارد به‌طور خلاصه در يادداشت‌هاى پيوست صورت‌هاى مالى قيد گردد.