ثبت اطلاعات شامل گردآورى و نوشتن اطلاعات، طبق ضوابط مشخص براى پردازش و ساير موارد استفاده است. در پردازش دسته‌اى اطلاعات و در برخى از انواع پردازش پيوسته، اين عمل انجام مى‌گرد. در برخى ديگر از انواع سيستم‌هاى کاربردى پيوسته، اطلاعات بدون اينکه (قبلاً و به‌طور دستي) در فرم‌هاى از پيش طراحى شده ثبت شود، به‌طور مستقيم، از طريق پايانه‌ها و توسط متصدى فعاليت مربوطه وارد کامپيوتر مى‌شود. در بيشتر موارد، اطلاعات ثبت شده به‌صورتى است که براى پردازش بايد به فرم قابل درک براى کامپيوتر تبديل گردد تا توسط دستگاه‌هاى کامپيوترى خوانده يا از طريق ترمينال‌ها به کامپيوتر وارد شود. در برخى موارد روش ثبت طبق شرايط و به گونه‌اى است که اطلاعات ثبت شده قابل درک توسط يکى از انواع دستگاه‌هاى ورودى اطلاعات به کامپيوتر مى‌باشد و در نتيجه، وارد کردن اطلاعات به کامپيوتر مستلزم تبديل فرم اطلاعات نيست. نمونه‌هائى از اطلاعات کتبى قابل درک براى دستگاه‌هاى ورودى کامپيوتر به‌شرح زير است:


- علاماتى که توسط دستگاه‌هاى نورى خواندن علامت (Optical mark reader) قابل درک است مانند علائمى که روى پاسخ‌نامه سؤالات کنکور سراسرى ثبت و توسط دستگاه‌هاى ورودى کامپيوتر خوانده مى‌شود.


- اعداد يا علائمى که توسط مرکب مغناطيسى روى فرم‌هاى ويژه مانند چک و غيره نوشته مى‌شود و توسط دستگاه‌هاى خواندن علائم مرکب مغناطيسى خوانده مى‌شود.


- اعداد و علائمى که در محل‌هاى ويژه فرم‌ها نوشته شده و توسط دستگاه‌هاى سندخوان نورى خوانده مى‌شود.


- کارت‌هاى پانچ که قسمت عمده آن قبلاً توسط کامپيوتر پانچ و آماده شده و فقط اطلاعات ويژه‌اى در هنگام وقوع فعاليت در آن ثبت و به کامپيوتر برگشت داده مى‌شود (از کارت و نوشته‌هاى بالاى آن، به‌عنوان سند نيز استفاده مى‌شود).


- نوار کاغذى يا مغناطيسى که هنگام ثبت اوليه اطلاعات توسط دستگاه ثبت کنده (به‌طور مثال ماشين حساب ثبت دريافت و پرداخت در بانک‌ها اى صندوق) تهيه شده و قابل خوانده شدن توسط دستگاه‌هاى ورودى کامپيوتر است.


ثبت اطلاعات به يکى از روش‌هاى مزبور، دقت زيادى لازم دارد و روش‌ها يا دستگا‌ه‌هاى ثبت نيز پيچيده است اما مزيّت عمده آن حذف مرحله تبديل اطلاعات است.