اگر بانک اطلاعاتى در يک سازمان وجود داشته باشد، وجود مسئول بانک اطلاعاتى نيز ضرورى است. هر چه بانک يا بانک‌هاى اطلاعاتى بزرگ‌تر و پيچيده‌تر باشد، ضرورت وجود دايره و متصديان ويژه براى مديريت بانک اطلاعاتى به‌منظور ايجاد هم‌آهنگى در بين استفاده کنندگان و سرپرستى بانک اطلاعاتى بيشتر خواهد بود. مسؤول بانک اطلاعات داراى وظايف متنوع و بااهميتى است که از آن جمله مى‌توان موارد زير را نام برد:


- طراحى سازمان و محتواى بانک اطلاعاتي، شامل روش‌هاى منطقى ارتباط اطلاعات، واسطه مغناطيسى نگه‌داشت و روش دسترسى به اطلاعات.


- حفاظت بانک اطلاعات و نرم‌افزارهاى مربوطه، شامل کنترل دسترسى و استفاده از اطلاعات و سيستم، و تدارک فايل‌ها و برنامه‌هاى پشتيبانى و بازيابى اطلاعات براى موارد بروز اشکال يا صدمه ديدن کلى يا جزئى بانک اطلاعاتى.


- نظارت بر طرز کار سيستم مديرت اطلاعات و انجام اقدامات لازم در جهت بهبود کارآئى.


- ارتباط با استفاده کنندگان در جهت حکميت در دعاوى مالکيت اطلاعات و آموزش طرز کار با سيستم و راهنمائى به هنگام بروز اشکال در استفاده صحيح از سيستم و اطلاعات.


- تدوين استانداردهاى مناسب براى استفاده، تدوين راهنماها و مستندسازى اطلاعات و نرم‌افزارها.


شرح وظايف مزبور اهميت نقش مسئول بانک اطلاعات را به‌ويژه در استفاه و کنترل صحيح بانک اطلاعاتى نشان مى‌دهد. از طرف ديگر، تمرکز دانش تخصصى و مسئوليت اجرائى در متصدى بانک اطلاعاتى امکان سوءاستفاه و پوشاندن اشتباهات را به وجود مى‌آورد. به‌منظور کنترل وظايف مسئول يا مسئولان بانک اطلاعاتى مى‌توان از روش‌هاى کنترلى زير استفاده کرد:

دقت در انتخاب کارکنان

مسئول بانک اطلاعاتى بايد در حرفه کامپيوتر و بانک‌هاى اطلاعاتى و سيستم‌هاى مديريت اطلاعات کاملاً متبحر بوده و به‌علاوه، مهارت‌هاى لازم براى مديريت و روابط انسانى را داشته باشد. براى بهبود کنترل بايد مطمئن شد که متصدى مزبور شخصى ذى‌صلاح و امين است و در صورت نياز، تضمين لازم از او اخذ گردد.