مديريت خدمات کامپيوترى مسئول نگهدارى و کنترل دسترسى به فايل‌ها و پرونده‌هاى مستندات برنامه‌ها و اطلاعات است و با ايجاد واحد بايگانى مى‌تواند کنترل لازم را اعمال کند. ورود به محوطه بايگانى پرونده‌ها و فايل‌ها بايد محدود به بايگان باشد. بايگان بر اساس برنامه کار روزانه يا درخواست‌هاى مجاز، فايل‌ها و پرونده‌ها را در اختيار اپراتورها و سايرين قرار مى‌‌دهد براى مثال، قابل اصلى حقوق در آخرين روز هر ماه براى اجراءِ برنامه‌ محاسبات حقوق به اپراتورها داده مى‌شود. در هر مرکز خدمات کامپيوترى بايد موضوع بايگان مورد توجه قرار گيرد. در مراکز کامپيوترى کوچک، يک نفر بايگان مستقل يا به‌صورت عضوى از دايره کنترل وجود دارد. در مراکز بزرگ‌تر، بايگانى مى‌تواند دايره‌اى مستقل با چند بايگان باشد. در مراکزى که چند نوبت کارى براى اپراتورها وجود دارد، در هر نوبت کار يک بايگان نيز بايد حاضر باشد. اگر بايگان در نوبت‌هاى خارج از ساعت ادارى حاضر نباشد مى‌تواند بر اساس برنامه کار، فايل‌هاى لازم را به سرپرست نوبت کارى اتاق کامپيوتر تحويل دهد و در شروع کار روز بعد تحويل گيرد. با بررسى گزارش کارکرد کامپيوتر مى‌توان از استفاده صحيح از فايل‌هاى تحويل شده اطمينان حاصل کرد. در مواردى‌که بايگان مسئوليت‌هاى ديگرى نيز دارد. حسابرس بايد از وجود نداشتن وظايف ناسازگار اطمينان حاصل کند.


وظايف بايگانى شامل ثبت موارد استاده از هر يک از فايل‌ها و پرونده‌هاى مستندات است. براى اين‌کار مى‌توان از دفاترى که طبق نمونه جدول زير تهيه مى‌شود استفاه کرد.

جدول نمونه دفتر ثبت ورود و خروج فايل‌ها و پرونده‌ها

تاريخ نام پرونده با فايل نام تحويل گيرنده مجوز تحويل شماره سريال ساعت خروج ساعت استرداد ملاحظات
۶۷/۷/۱ فايل اصلى حقوق کارکنان آقاى متصديان برنامه‌ کار روزانه ۱۰۱۷۰۲ ۸/۳۰ ۱۴/۱۵   براى رفع اشکال برنامه  
۶۷/۷/۱ پرونده برنامه محاسبات حقوق خانم برنامه‌اى دستور رئيس مرکز - ۱۰ ۱۲
۶۷/۷/۱ فايل بدهکاران آقاى نوبتى برنامه کار روزانه ۱۰۲۴۱۷ ۱۵ ساعت ۹ (روز بعد)


براى هر يک از نوارها نيز مى‌توان با استفاده از دفاتر ويژه‌اى که به فرم جدول (نمونه فرم ويژه ثبت اطلاعات و سوابق نوار مغناطيسي) تهيه مى‌شود تاريخچه استفاده را نگهدارى کرد. موارد استفاده از هر يک از پرونده‌هاى مستندات سيستم‌ها را مى‌توان در داخل جلد پرونده ثبت کرد، به‌طورى‌که هر مراجعه کننده مجاز بتواند سابقه تغييرات و بررسى‌هاى قبلى را مطالعه کند.