هر استفاده کننده از سيستم کاربردى معمولاً مسئول تهيه و انجام اصلاحات اطلاعات ورودى نيز مى‌باشد و بنابراين، از ابتداء تا پايان پردازش‌هاى سيستم، مسئوليت‌هاى مختلف و متعددى دارد. براى اينکه استفاده کننده بتواند مسئوليت‌هاى خود ار انجام دهد بايد معلومات لازم را در مورد کار سيستم يا حداقل نحوه کار با سيستم داشته باشد. در راهنماى استفاده کنندگان جنبه‌هاى مختلف کار با سيستم براى استفاده کننده تشريح مى‌شود. جنبه‌هاى مزبور شامل موارد زير است:


- طرز تکميل فرم‌هاى اطلاعات ورودى.


- روش‌هاى بررسى و تأييد فرم‌هاى مزبور.


- پيش‌بينى‌هاى کنترلى مانند جمع‌هاى کنترل دسته و شماره سريال و غيره.


- ضوابط ارسال اطلاعات براى مرکز خدمات کامپيوترى.


- دستورالعمل‌ تبديل اطلاعات ورودى (پانچ يا وارد کردن مستقيم اطلاعات به کامپيوتر).


- روش کنترل صحت عمل تبديل اطلاعات.


- روش تصحيح اطلاعات اشتباه و دادن اصلاحيه‌ها به سيستم.


- روش کنترل اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى.


- شرح، مفهوم دقيق و کاربرد هر يک از اقلام اطلاعاتى گزارش‌هاى خروجى.


در مورد سيستم‌هاى پردازش دسته‌اي، وظايف مذکور در بندهاى ۵ و ۶ فوق بر عهده مرکز خدمات کامپيوترى است و قسمت عمده وظايف مذکور در بندهاى ۷ و ۸ فوق را نيز متصديان کنترل همان مرکز انجام مى‌دهند. به اين معنا که فرم‌هاى اطلاعات ورودى توسط قمست منگنه‌زنى پانچ مى‌شود و ليست اوليه اطلاعات مزبور توسط دايره کنترل رسيدگى و اشکالات مربوط به منگنه‌زنى اصلاح مى‌شود. گزارش‌هاى خروجى سيستم نيز قبل از ارسال براى استفاده کننده کنترل مى‌گردد. در برخى موارد، متصدى کنترل يکى از کارکنان واحد استفاده کننده است.


راهنماى استفاده کنندگان سيستم شامل اطلاعات زير است:

شرح و نمودارهاى تشريحى سيستم

در اين راهنما شرح روش کار سيستم با حداقل اصطلاحات کامپيوترى و به زبانى ساده و غيرفنى نوشته شده و با استفاده از نمودارهاى تشريحي، گردش کار اطلاعات در سيستم نشان داده مى‌شود.

دستورالعمل تکميل فرم‌ها

براى هر يک از انواع فرم‌ها اطلاعات ورودى سيستم بايد دستورالعمل تکميل فرم تدوين شود. در اين دستورالعمل‌ها طرز تصحيح هر يک از اقلام اطلاعاتى نيز نوشته مى‌شود تا در صورت کشف هر نوع اشتباه در اطلاعات ورودى سيستم، متصدى مربوطه بتواند روش صحيحى اصلاح آن را به‌کار گيرد. در برخى از سيستم‌ها، رکورد اشتباه به‌طور کامل حذف مى‌شود و بايد دوباره به‌طور کامل وارد شود و در برخى ديگر نوشتن اطلاعات کليدى و رقم صحيح، براى اصلاح کافى است.

دستورالعمل تبديل اطلاعات

در اين دستورالعمل، روش پانچ اطلاعات براى قمست منگنه‌زنى مرکز خدمات کامپيوترى يا روش وارد کردن اطلاعات از طريق پايانه‌ شرح داده مى‌شود. در حالت اول، اطلاعات لازم براى پانچيست‌ها را مى‌توان در فرم ”دستورالعمل تبديل داده‌ها“ که براى هر يک از اقلام اطلاعات، نام و شماره فرم اطلاعات ورودي، نام فايل ضبط کننده اطلاعات، طول رکورد، محل و نوع فيلد را مشخص مى‌کند، تدوين کرد. در دستوالعمل وارد کردن اطلاعات از طريق پايانه‌هاى کامپيوترى دستورات لازم براى اقدامات زير بايد نوشته شود:


- روش شروع کار با سيستم (Logon) کامپيوترى و سيستم کاربردى و دستورات حفاظتى مانند اسم رمز و غيره.


- کمک‌هاى آموزشى و عملياتى سيستم براى وارد کننده اطلاعات.


- فهرست راهنماى (Menu) برنامه براى انجام عمليات و راهنمائى اپراتور.


- اقلام اطلاعاتى که بايد در فيلدها وارد شود.


- پيام‌هاى اشتباهات و روش اصلاح در مورد هر کدام.


- روش‌هاى ذخيره کردن و بازيابى اطلاعات وارد شده در صورت بروز اشکال و قطع ارتباط.


- روش پايان کار با سيستم (Logoff) و عملياتى که در پايان کار بايد انجام شود.

روش‌هاى تصحيح اشتباهات

روش مورد قبول سيستم براس اصلاح اشتباهات موجود در اطلاعات دوره جارى و يا اشکالات باقى مانده از دوره‌هاى عملياتى قبلى بايد در راهنماى استفاده کننده ذکر شود.

مهلت ارسال اطلاعات

مهلت تعيين شده براى ارسال اطلاعات اوليه يا اصلاحى مربوط به هر دوره بايد مشخص گردد تا بر اساس آن واحدهاى استفاه کننده و خدمات کامپيوترى بتوانند برنامه کار خود را تنظيم کنند و گزارش‌هاى خروجى را به موقع آماده و ارسال نمايند.

روش‌هاى کنترل

روش‌هاى کنترل اطلاعات ورودي، پردازش و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى بايد تشريح، و مسئول اجراءِ هر کنترل نيز تعيين گردد. برخى از کنرل‌ها ممکن است به عهده دايره کنترل مرکز خدمات کامپيوترى و برخى ديگر به عهده استفاده کننده باشد. بهتر است حتى مقام مسئول انجام هر يک از کنترل‌ها نيز ذکر شود.

نمونه فرم‌ها و گزارش‌ها

به‌ منظور کمک به درک و شناسائى سيستم توسط استفاده کننده، بايد نمونه تکميل شده هر يک از فرم‌هاى ورودى و نمونه گزارش‌هاى خروجى در راهنماى استفاده کنندگان موجود باشد.


راهنماى استفاده کنندگان از جنبه شناخت سيستم کاربردى و مسئوليت‌هاى مرکز خدمات کامپيوترى و استفاده کننده، يکى از پرونده‌هاى بسيار مناسب است به ويژه آنکه اصطلاحات فنى و کامپيوترى کمترى در آن به‌کار رفته و در نتيجه مطالعه آن نياز به تخصص کامپيوترى زيادى ندارد.