مستندات سيستم‌هاى کاربردى از مجموعه نامه‌ها، مدارک، اسناد، نمودارها، کاربرگ‌ها و ساير سوابق لازم براى شناخت اصول کار سيستم و طرز اجراءِ آن تشکيل مى‌شود. مجموعه مستندات سيستم شامل پرونده‌هائى است که اصول طراحي، شرح پردازش‌ها، کنترل‌هاى پيش‌بينى شده و روش‌ اجراءِ سيستم در آن اجراء ذکر شده است. در مجموعه مزبور، شرح سيستم، مشخصات برنامه‌ها، نمودار گردش اطلاعات، نمودارهاى جريان پردازش اطلاعات در هر يک از برنامه‌هاى کامپيوتري، فرم رکوردها و بانک‌هاى اطلاعاتى سيستم کاربردى و نمونه گزارش‌ها و اطلاعات خروجى آن وجود دارد.


تدوين و تکميل مستندات سيستم يک عمل مستمر است که با تنظيم فرم درخواست ايجاد سيستم، شروع مى‌شود و تا آخرين مرحله استفاده از سيستم ادامه مى‌يابد. مرحله اصلى تدوين مستندات سيستم بايد قبل از شروع بهره‌بردارى و اجراء واقعى سيستم پايان پذيرد و تکميل آن در مراحل اجراء، منحصر به انجام تغييرات لازم در مستندات و در مواردى است که تغييرى در سيستم کاربردى داده مى‌شود. مستندسازى سيستم‌هاى کاربردى از وظايفى است که به حوصله و دقت نياز دارد و بايد همزمان با ساير عمليات مراحل طراحى و پياده‌سازى سيستم انجام شود تا براى بررسى به موقع، بهبود طراحى و برقرارى کنترل‌هاى مطلوب در سيستم مورد استفاده قرار گيرد. چنانچه مديريت براى تنظيم مستندات کامل سيستم در حين طراحى و پياده‌سازى اصرار نورزد، امکان دارد که طراحان به دلايل گوناگون، مانند کمبود وقت، عجله براى پايان طراحى و اجراءِ سريع سيستم، مستندات لازم را تهيه نکنند. تجربه نشان داده است که چنانچه مستندسازى سيستم همزمان با ساير عمليات انجام نشود، تدوين مستندات لازم، بعد از به اجراء درآمدن سيستم، کارى بس دشوار خواهد شد و بعيد است که انجام گيرد.


اگر مستندات کافى براى سيستم کاربردى وجود نداشته باشد، علاوه بر آنکه نشان دهنده ضعف کنترل مديريت در مرحله ايجاد سيستم است، استفاده از سيستم نيز محدود به افراد و کارکنانى خواهد بود که با سيستم آشنائى دارند و انجام هرگونه تغييرات در آن مشکل و گاه، حتى غيرممکن مى‌شود. براى مثال اگر برنامه انجام محاسبات حقوق کارکنان، مستندات کافى نداشته باشد تغيير قانون ماليات بر درآمد مى‌تواند اشکال عمده‌اى در استفاده از آن ايجاد نمايد به‌طورى‌که نوشتن برنامه جديدى لازم شود. براى آنکه سيستم کاربردى طبق اصول صحيح و يا مستندات کامل طراحي، پياده و اجراء شود، هر مرکز خدمات کامپيوترى بايد استانداردهاى مدون و مصوبى براى مراحل طراحي، ايجاد، توسعه و مستندسازى سيستم‌ها داشته باشد و آن را دقيقاً اجراء نمايد. مستندات سيستم‌هاى کاربردى کامپيوترى داراى مزايا و کاربردهاى متنوع و گوناگون است که موارد زير نمونه‌هائى از آن است:


- ابزار مناسب براى اعمال مديريت و کنترل مراحل برنامه‌ريزي، طراحي، پياده‌سازي، توسعه و تغييرات سيستم‌ها.


- منبع تشريح و توضيح سيستم براى استفاده کنندگان.


- منبع مناسب براى شناخت هدف‌ها، روش‌هاى پردازش و اطلاعات و گزارش‌هاى خروجى سيستم.


- ابزار آموزش کارکنان جديد از طريق تأمين اطلاعات در مورد سيستم‌هاى موجود و الگو براى ايجاد سيستم‌هاى جديد.


- تأمين اطلاعات لازم براى پاسخگوئى درباره طرز کار سيستم.


- وسيله‌اى براى تبادل اطلاعات و تجارب بين آناليست و برنامه‌نويسان .


- تأمين اطلاعات لازم براى اجراء و بهره‌بردارى از سيستم توسط استفاده کنندگان.


- تأمين دستورالعمل‌هاى رانش (Run) برنامه‌هاى سيستم براى اپراتورها.


- منبع اطلاعات براى مسئولان نگه‌داشت و توسعه سيستم


- تسهيل انجام تغييرات در برنامه‌هاى سيستم با استفاده از نمودگرها، ليست‌ها، و ساير مدارک برنامه.


- نقطه شروع براى مطالعه پردازش‌هاى کامپيوترى و تعيين ميزان استفاده از کامپيوتر در تهيه صورت‌هاى مالى.


- تأمين اطلاعات مورد نياز براى مطالعه و ارزيابى کنترل‌هاى داخلى سيستم.


- تأمين اطلاعات موردنياز براى برنامه‌ريزى و استفاده از روش‌هاى حسابرسى با استفاده از کامپيوتر.


- منبع اطلاعات براى تدوام استفاده از سيستم در صورت از دست دادن کارکنان باسابقه و آشنا به سيستم.


مستندات سيستم‌هاى کاربردى هميشه با پيشنهاد کتبى ايجاد سيستم شروع مى‌شود و مى‌تواند شامل پرونده‌هاى متبوع و گوناگون باشد که هر يک به‌منظور خاصى ايجاد يا تدوين مى‌گردد. پرونده‌هائى که مى‌تواند براى سيستم‌هاى کاربردى کامپيوترى ايجاد شود شامل پرونده‌هاى زير است:


- گزارش امکان‌سنجى و مشخصات کلى سيستم پيشنهادى.


- گزارش طراحى.


- پرونده فعاليت‌ها (Activity documentation).


- پرونده فايل‌ها و بانک‌هاى اطلاعاتى.


- پرونده برنامه‌ها.


- راهنماى عملياتى.


- راهنماى استفاده کنندگان.


- پرونده جانبى.