در تمام اسناد، گزارش‌ها، رکوردها، حساب‌هاى دفتر کل و دفتر روزنامه شماره عطف به منبع اوليه اسناد اطلاعات مورد استفاده قرار مى‌گيرد. عطف به منبع اطلاعات به روش‌هاى مختلفى مى‌تواند انجام شود که معمول‌ترين آن، که در نمودار زير نيز نشان داده مى‌شود، به‌شرح زير است:


- عطف به دسته اطلاعات،


- عطف به ليست عطف و کنترل،


- عطف به منبع اوليه اطلاعات،


- عطف به پايانه وارد کننده اطلاعات.


نمودگرهاى زنجيره عطف به منبع اطلاعات
نمودگرهاى زنجيره عطف به منبع اطلاعات


عطف به دسته اطلاعات در گزارش‌هاى خروجى به بررسى کننده امکان مى‌دهد که ليست دسته مزبور را در ليست عطف و کنترل پيدا کند و از آن طريق به دسته اسناد اوليه يا سند موردنظر دسترسى يابد. دسته اسناد اوليه ممکن است به‌ترتيب ليست شده در ليست عطف و کنترل يا به‌ترتيب ديگرى مرتب باشد. عطف دسته اطلاعات مى‌تواند يک شماره سريال ساده يا شماره ويژه‌اى باشد که مشخصات ديگرى درباره دسته را نشان دهد براى مثال، رقم اول مشخص کننده نوع معامله، رقم دوم نوع مشتري.


بسيارى از گزارش‌هاى عطف و کنترل نوعى از دفاتر روزنامه اختصاصى است. به اين ترتيب که جمع‌هاى اين ليست‌ها مبناى ثبت حساب‌هاى خلاصه يا حساب کنترل است. براى مثال، بستانکار حساب‌هاى دريافتنى از گزارش‌ عطف و کنترل دريافت‌هاى نقدى (روزنامه اختصاصى حقوق و دستمزد) نقل مى‌شود. در مواردى‌که از دفاتر معين، مانند حساب حقوق کارکنان و حساب‌هاى مشتريان، استفاده مى‌شود دفتر روزنامه اختصاصى مبالغى را نشان مى‌دهد که به هر يک از حساب‌هاى مزبور نقل مى‌شود. در حساب‌هاى معين، عطف هر يک از مبالغ به گزارش‌ عطف و کنترل و از آن طريق به دسته‌هاى اوليه اطلاعات ورودى است.


عطف پردازش اطلاعات ممکن است به دسته‌هاى اطلاعات، گزارش عطف و کنترل يا به‌طور مستقيم به اسناد اوليه باشد. براى مثال يک ثبت روزنامه مى‌تواند داراى يک شماره عطف مستقيم باشد يعنى عطفى به دسته اطلاعات نداشته باشد و مستقيماً شماره عطف سند مربوطه در آن ثبت شود.


در مواردى‌که اطلاعات از راه پايانه‌ها وارد و کامپيوتر به هر کدام يک رمز شناسائى اختصاص مى‌دهد، مى‌توان از رمز شناسائى مزبور براى عطف به منبع اوليه اطلاعات استفاده کرد. رمز مزبور مى‌تواند يک شماره سريال ساده يا کدهائى با مفاهيم ويژه باشد. در هر حال، رمز شناسائى بايد آنچنان باشد که بررسى کننده با داشتن آن بتواند به‌ترتيب ليست عطف و کنترل، اطلاعات ورودى اوليه، تنظيم کننده و تأييد کنده را رديابى نمايد.


هر حساب، به‌طور معمول، شامل تعدادى اقلام بدهکار و بستانکار است. روش معمول در سيستم‌هاى کاربردى کامپيوترى براى هر حساب اين است که در يک رکورد مشخصات حساب و در رکوردهاى بعدى اقلام بدهکار و بستانکار آن ثبت مى‌شود. اطلاعات هر حساب شامل موارد زير است:


- شماره شناسائى حساب


- شرح حساب


- مانده حساب


- اقلام بدهکار و بستانکار به تفکيک بدهکار يا بستانکار، تاريخ، عطف و مبلغ.


روش‌هاى ديگر نگهدارى گردش حساب‌ها (اقلام بدهکار و بستانکار) به‌شرح زير است:


- حفظ کليه اقلام بدهکار و بستانکار از تاريخ بستن حساب سال مالى به‌بعد.


- حفظ اقلام بدهکار و بستانکار از تاريخ ارسال گزراش تفصيلى قبلى به‌بعد.


حفظ آخرين ثبت بدهکار يا بستانکار با شماره عطف به گزارش عطف و کنترل که در آن شماره عطف لازم به گزارش عطف و کنترل گردش قبلى اين حساب ذکر شده است. زنجيره عطف‌ها بايد به گونه‌اى باشد که بتوان به ريز گردش حساب دسترسى يافت. بررسى اينگونه حساب‌ها دشوارى‌هاى زيادى خواهد داشت اما در مواردى‌که گردش حساب زياد نيست مى‌تواند مورد استفاده قرار گيرد.