وزارت امور خارجه مالزى که داراى يک معاون اول است، اداره مى‌شود، رئيس ادارى (دبيرکل) عملکرد وزارت خارجه را در بخش ادارى و امور سياست خارجى اداره مى‌کند. مسئول مستقيم در برابر دبيرکل، معاون اول دبيرکل است که مسئول امور سياسى و اطلاعات خارجى است، معاون دوم دبيرکل مسئول امور اقتصادى و معاون سوم دبيرکل مسئول امور خدماتي، اداري، مالي، کنسولى و روابط عمومى است. رئيس تشريفات، مديرکل (مالزيائي) آسه‌آن و رياست بازرسى نيز در مقابل دبيرکل مستقيماً مسئول مى‌باشند. مسئوليت نمايندگى‌هاى خارج از کشور بر عهده مأمورين سياسى و کنسولى در نقاط مختلف جهان است. مالزى در حال حاضر داراى ۱۲ کميسارياى عالي، ۳۵ سفارتخانه، يک کميساريا در هنگ‌کنگ و يک دفتر کميساريا در مدرس، ۲۳ کنسولگرى افتخارى و دو نمايندگى دائم در سازمان ملل (مستقر در نيويورک و ژنو) مى‌باشد.

بخش روابط عمومى و ادارى

بخش روابط عمومى و ادارى که داراى بخش سياسى و ساير بخش‌هاى وزارتى (مانند بخش مأمورين خارجي) است، موطف به انجام خدمات گوناگون اداري، خدماتي، تأسيساتي، مالى و بودجه‌اى مى‌باشد. اين بخش با ايجاد ارتباط با ساير مقامات مربوطه و نمايندگى خارجى از کشور در صدد کسب اطمينان در جهت بهترين استفاده از نيروهاى انسانى و ساير امکانات براى پشتيبانى از تلاش‌هاى ديپلمات‌هاى مالزيائى است. همچنين اين بخش هماهنگ‌کننده نيازهاى ادارى کارکنان وزارتخانه‌هاى اقتصاد، تجارت و صنعت، آموزش، بخش مهاجرت و ساير ارگان‌ها در رابطه با مأمورين خارج از کشور مالزى است.

بخش بازرسى

بخش بازرسى با همکارى ساير بخش‌ها در صدد کسب اطمينان از درستى کار مأمورين خارج از کشور مى‌باشد.

بخش اقتصادى

فعاليت اصلى بخش اقتصادى در رابطه با مسائل چندجانبه و گوناگون اقتصادى است. بخش اقتصادى هدايتگر مسائل توسعه اقتصادى در سازمان‌هاى اقتصادى بين‌المللى مثل سازمان ملل، گروه ۷۷، جنبش غير متعهدها، کشورهاى مشترک‌المنافع، آسه‌آن، انکتاد، يونيدو، صندوق بين‌المللى پول، گات، فائو و بانک جهانى است.


ساير مقامات مربوطه و نمايندگى‌هاى خارج از کشور در صدد کسب اطمينان در جهت بهترين استفاده از نيروهاى انسانى و ساير امکانات براى پشتيبانى از تلاش‌هاى ديپلمات‌هاى مالزيائى است. همچنين اين بخش هماهنگ‌کننده نيازهاى ادارى کارکنان وزارتخانه‌هاى اقتصاد، تجارت و صنعت، آموزش، بخش مهاجرت و ساير ارگان‌ها در رابطه با مأمورين خارج از کشور مالزى است.

بخش اطلاعات خارجى

هدف کلى اين بخش نمايش چهره مالزى به‌عنوان يک کشور مستقل، دموکراتيک و تعقيب‌کننده توسعه اقتصادي، عدالت اجتماعى و توسعه فرهنگى و در خارج از کشور خواستار صلح جهاني، توسعه رفاه عمومي، دوستى و تفاهم با ملت‌هاى صلح‌دوست صرف‌نظر از سيستم‌هاى سياسى آنان، وفادارى به ايده‌ها و اهداف منشور ملل متحد، همکارى‌هاى منطقه‌اى و مخالفت با هر نوع نژادپرستى و استعمارگرى است.


اين بخش نشريات وزارت خارجه را منتشر مى‌کند. نشريات کنفرانس‌ها را آماده کرده و با روزنامه‌نگاران، محققين و رهبران خارجى بازديدکننده از مالزى همکارى مى‌نمايد. اين بخش براى چنين بازديدکنندگاني، اطلاعاتى در مورد مالزى تهيه نموده و ترتيب ملاقات آنها را با رهبران دولتى مالزى مى‌دهد.


اين بخش براى نمايندگى‌هاى خارج از کشور نيز، اطلاعات و تيتر اخبار مهم را توسط تلگراف‌هاى روزانه ارسال مى‌کند تا از مسائل کشور آگاه شوند. علاوه بر اين براى آنها نوارهاى ويدئو، اسلايد، عکس و نوار موسيقى مالزيائي، نمونه هنرهاى مالزيائى و صنايع دستى ارسال مى‌کند. همچنين اين بخش براى کسب موافقت با فيلمبردارى و پخش وقايع عمومى توسط نمايندگان خارجى در کوآلالامپور ايفاء وظيفه مى‌کند.

بخش برنامه‌ريزى

يکى از اشتغالات اصلى بخش برنامه‌ريزى تلاش در جهت تحقق زوپفان (Zopfan)، در جنوب شرقى آسيا به‌عنوان يک سياست بلندمدت براى تقويت صلح و ثبات در منطقه مى‌باشد. اين مسئله به‌صورت تنگاتنگى بستگى به منافع ”آسه‌آن“ دارد چون زوپفان، سياست اساسى همه اعضاء آسه‌آن است.


در شرايط کنونى هدف اصلى يافتن يک راه حل سياسى براى مسئله کامبوج به‌عنوان مانع عمده تحقق زوپفان مى‌باشد. به همين دليل، اين بخش در همه نشست‌هاى آسه‌آن که معمولاً در سطح وزير يا مقامات عالى‌رتبه تشکيل مى‌شود شرکت مى‌کند، و نسبت به حل مسئله کامبوج با توجه به وضعيت سياسى منطقه و جهان تلاش مى‌کند.

بخش قراردادها و توافق‌نامه‌ها

کار عمده اين بخش حفظ رفاه جامعه ديپلماتيک مقيم مالزى است که مسئول موارد مربوط به حقوق ديپلماتيک، تسهيلات و مصونيت‌هاى مندرج در عهدنامه وين درباره روابط ديپلماتيک و همچنين قوانين و عرف محلي، مى‌باشد.


اين بخش در مورد کارهاى تشريفاتى و ملاقات‌هاى رسمى سران خارجى نيز به وزارتخانه يارى مى‌رساند. مسئوليت تنظيم برنامه سفرهاى دولتى پادشاه مالزى به کشورهاى خارجى و هماهنگى با ساير وزارتخانه‌ها و ارگان‌ها به عهده اين بخش است. همچنين اين بخش مسئول بررسى اعتبارنامه سفراى خارجى و ترتيب تقديم آن به پادشاه است. از ديگر وظايف اين بخش آماده کردن اعتبارنامه مأمورين و سفراى عالى‌رتبه مالزى و فراخوانى آن دسته از آنان که مدت مأموريت آنها تمام شده و اعطاء حکم انتصاب کنسول‌هاى مالزي، تصحيح پيش‌نويس توافق‌نامه‌ها، تکميل و پايبندى به مفاد توافق‌نامه‌هاى سرى و هماهنگى ارگان‌هاى ذى‌ربط براى امضاء توافق‌نامه‌ها مى‌باشد. دفاتر سازمان ملل و آژانس‌هاى تخصصى جامعه جهانى در مالزى نيز تحت نظارت اين بخش هستند.

نمايندگى‌هاى خارجى در مالزى

نمايندگى ديپلماتيک

تا اوخر ۱۹۸۵، ۷۶ کشور نمايندگان خود را به مالزى اعزام داشته‌اند، ۵۱ مورد آن مقيم کوآلالامپور بوده و بقيه به صورت اکرديته مى‌باشند.

نمايندگى کنسولى

تعداد هفت پست کنسولى در شهرهاى مختلف مالزى وجود دارد. ۲۳ کنسول افتخارى در کوآلالامپور نيز حضور دارند.

نمايندگى تجارى

تعداد ۹ دفتر تجارى از کشورهاى استراليا، فرانسه، ايتاليا، جمهورى دموکراتيک کره، هلند، فيليپين، تايلند، روسيه و يوگسلاوى در مالزى وجود دارد.

آژانس‌هاى سازمان ملل و ساير سازمان‌هاى بين‌المللى

نمايندگى سازمان ملل (شامل دفتر منطقه‌اى UNDP در مالزي، سنگاپور و برونئى دارالسلام) و آژانس‌هاى تخصصى (مثل يونيسف، سازمان بهداشت جهاني، فائو) و کميسيون عالى سازمان ملل در امور مهاجرين (UNHCR)، در کوآلالامپور داراى دفاترى مى‌باشند.