آفتاب

نرم افزار مدیریت قراردادها



نرم افزار مدیریت قرارداد اصطلاحی برای توصیف برنامه های کامپیوتری، اطلاعات و دستورالعمل هایی است که باعث ساده سازی، دیجیتالی کردن و بهینه سازی فرآیند عقد قرارداد های قانونی می‌شود.

نرم افزار مدیریت قرارداد چیست؟

نرم افزار مدیریت قرارداد اصطلاحی برای توصیف برنامه های کامپیوتری، اطلاعات و دستورالعمل هایی است که باعث ساده سازی، دیجیتالی کردن و بهینه سازی فرآیند عقد قرارداد های قانونی می‌شود. به طور مثال از نرم افزار مدیریت قرارداد برای ایجاد قرارداد، تبادل نظر درباره آن، امضاء کردن، تمدید و جمع آوری داده های قرارداد استفاده می‌شود.

این نرم افزار برای جایگزینی فرآیند مدیریت قرارداد ها به صورت دستی و استفاده از قرارداد های فیزیکی به وجود آمده است. این سیستم می‌تواند به تیم حقوقی و سایر افراد که در فرآیند عقد قرارداد دخیل هستند کمک کند تا بتوانند حجم زیادی از قرارداد ها را کنترل و مدیریت کنند.

همچنین این نرم افزار به تیم های مختلف این اجازه را می‌دهد که از روی قالب های آماده ای که از پیش توسط تیم حقوقی به صورت قانونی و به دقت تدوین شده است، نسخه مورد نیاز خود را استخراج کنند. به عبارتی دیگر نیازی نیست برای آماده کردن تک تک قراردادها پروسه زمان بری طی شود. بلکه در اکثر موارد می‌توان داده های یک قرارداد متفاوت را داخل قالب های از پیش ساخته جایگزین کرد.

قرارداد چیست؟

مفهوم قرارداد ساده و ملموس است. دو یا چند شخصیت حقیقی یا حقوقی تعدادی تعهد را امضاء می‌کنند. آن ها توافق کرده و سپس طبق آن توافق عمل می‌کنند. اگر بعدا چیزی خلاف انتظار پیش رفت، طرفین می‌توانند به آن قرارداد رجوع کرده و ببینند حق با چه کسی است؟

با این که مفهوم قرارداد از گذشته تا به الان دستخوش تغییر چندانی نشده است، اما تعداد و فرآیند مدیریت قراردادها در کسب و کار دچار تغییرات بنیادینی شده است. اسنپ را در نظر بگیرید. این کسب و کار ممکن است ماهانه هزاران قرارداد با تامین کنندگان مختلف ببندد. برای چنین سازمانی نیاز است که از یک سیستم اتوماسیون برای قرارداد های خود استفاده کند تا بتواند با سرعت بالا و هزینه پایین کسب و کار خود را گسترش دهد.

چرا مدیریت قراردادها مهم است؟

یک فرآیند ضعیف مدیریت قرارداد می‌تواند کسب و کار شما را در معرض ریسک های قانونی قرار دهد. همچنین حجم زیادی از زمان و انرژی برای قرارداد بستن به صورت دستی و غیر بهینه صرف می‌گردد. علاوه بر این مدیریت ضعیف قراردادها می‌تواند موجب تنش بین تیم های مختلف و کند شدن سرعت فرآیند گردد که این باعث می‌شود سازمان قرارداد هایی که نزدیک به بستن بوده است را از دست بدهد. هدف نرم افزار مدیریت قرارداد کاهش خطاها و بهبود شرایط مذکور است.

روند مدیریت قرارداد چگونه است؟

چرخه زندگی قرارداد ها دارای 6 مرحله است. فرآیند مرسوم برای مدیریت و عقد قرارداد به شکل زیر است:

  • ایجاد
  • تعامل
  • مذاکره
  • امضاء
  • رهگیری
  • تمدید

ایجاد قرارداد:

فرآیند قرارداد از این مرحله آغاز می‌گردد. امروزه معمولا قرارداد ها از روی یک قالب آماده (Template) ایجاد می‌گردند.

پروسه دستی ایجاد قرارداد:

  • نوشتن قرارداد از صفر در ورد یا یک نرم افزار دیگر
  • پیدا کردن فایل پی دی اف یا ورد یک قرارداد قدیمی و کپی پیست (paste) کردن متون. سپس جزئیات قرارداد (شامل طرفین، تاریخ ها، آدرس، قیمت و ...) را تغییر دادن
  • در این فرآیند امکان وقوع اشتباه بالا است. ممکن است اطلاعات به درستی تغییر نکند. همچنین بسیار زمان بر و حوصله سر بر است!

پروسه ایجاد قرارداد در نرم افزار:

  • ایجاد قراردادِ دلخواه در مرورگر به صورت آنلاین از روی قالب آماده
  • کاربر به پرسشنامه ای در مورد اطلاعات قرارداد پاسخ داده و نرم افزار فیلد های مربوطه را پر می‌کند
  • این فرآیند ریسک خطا را کاهش می‌دهد. به شما اطمینان می‌دهد که این قرارداد همواره از آخرین نسخه ای که توسط تیم حقوقی کنترل شده است ساخته می‌شود. همچنین چند ثانیه بیشتر طول نمی‌کشد.

تعامل برای تنظیم قرارداد:

معمولا قرارداد ها جزو ارکان کلیدی هر کسب و کاری هستند و همچنین دست اندرکاران بسیاری در آن دخیل می‌باشند. این ها دلایل خوبی برای این است که ادعا کنیم برای تنظیم و عقد یک قرارداد تعامل و همکاری بالایی بین اجزا و تیم های کسب وکار نیاز است. فرض کنید در یک قرارداد می‌خواهید یک ویژگی فنی را به یک نرم افزار اضافه کنید. این ویژگی فنی باید در تیم های آیتی، حقوقی، تدارکات، پشتیبانی و ... مورد بحث و تبادل نظر قرار بگیرد. زمانی این تعامل سخت می‌شود که لزوما تمامی این افراد یا تیم ها در یک دفتر، شهر یا حتی کشور نیستند و جمع کردن همه آن ها در یک اتاق برای تبادل نظر سخت یا حتی غیر ممکن است.

مراحل تعامل و مشورت برای قرارداد در حالت سنتی:

  • نشانه گذاری مفاد تغییر یافته یا اضافه شده قرارداد در ورد
  • ایمیل کردن سند جدید برای افراد دخیل تا بر روی تغییرات اظهار نظر کنند
  • اعمال نظرات افراد ذینفع
  • تکرار این چرخه تا رسیدن به نسخه نهایی

مراحل تعامل در نرم افزار مدیریت قرارداد:

  • در مرورگر خود به صورت زنده می‌توانید اعضای دیگر را روی بخش خاصی منشن کنید و نظرات را جویا شوید.
  • وقتی پیش نویس آماده شد می‌توانید به صورت اتوماتیک آن را برای افرادی که باید تایید کنند بفرستید
  • از خط زمانی (تایم لاین) نرم افزار استفاده کنید تا در صورت نیاز به اصلاح به راحتی قرارداد را به نسخه مدنظرتان بازگردانی کنید.

مذاکره مهم ترین بخش قرارداد

وقتی پیش نویس قرارداد آماده شد نوبت به مهم ترین مرحله یعنی چانه زنی بر سر مفاد قرارداد می‌رسد. در این مرحله موارد حساسی همچون قیمت قرارداد، توافق عدم افشاء، جمله بندی به لحاظ قانونی و سایر مسائل با اهمیت به شور گذاشته می‌شوند. طرفین در این مرحله باید تصمیمات مهمی را برای به سرانجام رساندن قرارداد بگیرند.

پروسه دستی مذاکره در قرارداد:

  • طرفین قرارداد خطوط قرمزی را برای پیشنهاد به فایل قرارداد اضافه می‌کنند. سپس این نسخه را به صورت ایمیلی به طرف مقابل می‌فرستند و همچنین طرف مقابل نیز این کار را تکرار می‌کند.
  • این پیشنهادات یا پذیرفته شده، یا رد می‌شوند و یا به پیشنهادات جدیدی منتهی می‌شوند. سپس این ها داخل یک نسخه (ورژن) جدید از قرارداد ذخیره شده و دوباره برای طرف مقابل فرستاده می‌شود.
  • این پروسه تکرار شده تا وقتی که طرفین به توافقی دست پیدا کنند و قرارداد ملغی گردد.

فرآیند مذاکره بر سر قرارداد در نرم افزار:

  • گفتگو و تبادل نظر به صورت آنلاین و بر روی متن قرارداد با استفاده از امکان چت حاصل می‌گردد.
  • به دلیل سازگاری نرم افزار با سایر سیستم های مدیریتی سازمانی همچون نرم افزار مدیریت پروژه طرف مقابل می‌تواند تغییرات را داخل تایم لاین کاری خود ببیند و تایید یا رد کند.
  • در نهایت مشروح مذاکرات انجام شده و تغییرات قرارداد داخل نرم افزار به صورت کامل موجود است و تیم ها می‌توانند از این مذاکرات استفاده کرده و در قراردادهای آتی از آن درس بگیرند.

امضای قرارداد:

به هر حال هر توافق نامه ای بدون امضاء ضمانت اجرایی ندارد. اما امضای فیزیکی مشکلات خاص خودش را دارد. پلتفرم های دیجیتال راهکار های امن و جدیدی را برای امضا کردن فراهم کرده اند. می‌توانید امضاء خود را داخل یک فایل اسکن شده ذخیره کنید و هر زمان به آن نیاز داشتید روی قرارداد اضافه کنید و یا می‌توان با حرکت موس یا انگشت بر روی صفحه لمسی چیزی را امضاء کرد.

فرآیند امضاء به صورت دستی:

  • تهیه نسخه پرینت شده از قرارداد و امضا به صورت فیزیکی توسط خودکار

پروسه امضاء کردن با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد:

  • مدیر عامل یا فردی که حق امضای اسناد را دارد می‌تواند بر روی هر دستگاهی که بخواهد قرارداد ها را تایید و امضاء کند. به طور مثال می‌تواند روی موبایل خود قرارداد ها را تایید کرده و نرم افزار به صورت خودکار ورژن امضاء شده قرارداد را برای طرف مقابل ایمیل خواهد کرد. این راهکار کاملا امن بوده و دیگر نیازی به امضاء دستی همه صفحات و نسخه های قرارداد نخواهد بود.

رهگیری قرارداد:

پس از امضا و عقد قرارداد چه اتفاقی برای توافق نامه شما خواهد افتاد؟ چگونه می‌توانید قرارداد های خود را پیگیری کنید؟ چه گونه می‌توان در داده های قرارداد جستجو کرد؟

انجام رهگیری به صورت دستی:

  • قرارداد های کاغذی شما داخل قفسه هایی در یک اتاق نگهداری می‌شوند. هیچ راهی برای جستجوی همزمان محتوای قرارداد و سایر اطلاعات وجود ندارد.
  • در حالت بهتر قرارداد های شما داخل یک سری فایل ورد یا پی دی اف درون یک حافظه نگهداری می‌شوند. باز هم مشکلی را حل نمی‌کند شما نمی‌توانید درون محتوای این قرارداد ها جستجو کنید.
  • در این حالت شما نمی‌توانید اطلاعات بازدید از هر قرارداد، استفاده از این قرارداد برای پیش نویس، مدت زمان مذاکره برای بستن این قرارداد یا هر نوع متادیتای دیگری را رصد کنید.

انجام رهگیری قرارداد در نرم افزار مدیریت:

  • قرارداد شما در قالب یک ساختار داده مشخص تهیه می‌شود پس می‌توانید تمام اطلاعات گفته شده را تحلیل کنید.
  • از داده های فوق می‌توانید برای تصمیم گیری های بهتر در آینده استفاده کنید. به طور مثال اگر زمان مذاکره در تمام قراردادهای یک شرکت خاص بسیار بالا است پس حتما باید برای روش تعامل با این شرکت چاره ای بیندیشید.

تمدید قرارداد:

معمولا غالب قرارداد ها بعد از مدت زمان خاصی تمدید یا دوباره سازی می‌گردند. معمولا پیگیری این تاریخ های کلیدی امر سخت و زمان بری است.

انجام پروسه تمدید به صورت سنتی:

  • معمولا افراد تاریخ های مهم قرارداد ها را به تقویم خود اضافه می‌کنند تا چند روز قبل از آن آگاه شده و کارهای آن را انجام دهند.
  • این فرآیند ریسک خطای بسیار بالایی دارد چون ممکن است یک سری از تاریخ ها به علت عدم شفافیت یا دسترسی گم شده یا مورد توجه قرار نگیرند.

پروسه تمدید قرارداد در نرم افزار مدیریتی قرارداد:

  • سیستم به صورت خودکار تاریخ تمدید قرارداد را به تقویم افرادی که در آن دخیل هستند اضافه می‌کند.
  • همچنین از مدتی قبل به افراد ذینفع اطلاع رسانی کرده تا از آن مطلع شده و کارهای مربوطه را انجام دهند.

9 دلیل اصلی برای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد:

  • چون سریع تر است: به پروسه بستن قرارداد در سازمان شما سرعت می‌دهد.
  • مبتنی برهمکاری است: افرادی که داخل یک قرارداد نقش دارند به راحتی می‌توانند با هم سر یک قرارداد تبادل نظر کنند.
  • قابل اشتراک گذاری: بین اعضاء و تیم ها به راحتی اشتراک گذاری می‌گردد.
  • قابلیت جستجو: تمام اطلاعات و موارد قراردادهای شما قابل جستجو با یک کلیک هستند.
  • امنیت: با راهکار های نرم افزاری اطمینان حاصل خواهید کرد که فقط افرادی که اجازه دارند به قرارداد ها دسترسی داشته باشند.
  • دارای نسخه جایگزین: اگر هر مشکلی برای نسخ فیزیکی قرارداد شما پیش آمد بک آپ های نرم افزار شما در امنیت کامل است.
  • مقیاس پذیر: با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد به راحتی می‌توانید هزاران قرارداد را مدیریت کنید.
  • بدون محدودیت: هیچ محدودیتی برای تعریف قرارداد، تعداد قرارداد، داده ها و ... وجود ندارد.
  • سازگار با موارد قانونی: اگر روزی کار شما به محکمه افتاد می‌توانید به مواردی که داخل نرم افزار خود ثبت کرده اید استناد کنید.

جهت دریافت دمو رایگان نرم افزار آنلاین و فارسی مدیریت قرارداد سازمان یار به سایت سازمان یار مراجعه کنید.



وبگردی