بازرسى در چه محل و در چه زمانى بايد به عمل آيد؟
اصولاً مقطع بازرسى ارتباط مستقيم با شرايط معامله و تحويل کالا دارد. اگر معامله براساس يکى از شرايط اينکوترمز انجام شده باشد. مقطع بازرسى بايد در مقطع انتقال مسؤوليت از فروشنده به خريدار باشد. (مثلاً در شرايط FOB يا CFR انتقال مسؤوليت تحويل کالا به شرکت حمل و عبور آن از نرده کشتى است)
ممکن است بازرسى کالا از زمان توليد شروع شده و در نهايت در انبار فروشنده و هنگام بسته‌بندى کالا بازرسى شود و همه نتايج هم با شرايط قرارداد مطابقت داشته باشد و کالا نيز آماده حمل باشد. اگر در اين مرحله که کالا هنوز در دست فروشنده است بازرس عمليات خود را خاتمه داده و گواهى‌نامه را صادر نمايد، امکان دارد فروشنده کالا را پس از صدور گواهى‌نامه تعويض يا دستکارى نمايد و در نتيجه احتمال سوء‌استفاده فروشنده هنوز باقى است. لذا لازم است بازرس عمليات بازرسى و صدور گواهى‌نامه را تا زمان بارگيرى صدور بارنامه توسط مؤسسه حمل و نقل ادامه داده و حتماً گواهى خود را بعد يا همزمان با صدور بارنامه صادر نمايد.