در صورتى‌که عليرغم کليه تمهيدات و پيش‌بينى‌ها، از جمله انتخاب بازرس مستقل و صدور گواهى‌نامه بازرسى از جانب وي، وقتى کالا به مقصد رسيد. معلوم شد که کالا با شرايط قرارداد خريد مطابقت ندارد و يا داراى اشکالات خاصى است. چه بايد کرد؟
در اين حالت خريدار بايد با دقت اقدامات زير را انجام دهد:
۱. کالا را از گمرک ترخيص نکند و از هرگونه تغيير و تحول و جابجائى و انتقال آن خوددارى نمايد.
۲. روش و عملياتى که طى آن وجود ايراد يا نقص يا اشکال يا عدم تطابق کالا معلوم شده است را بررسى نمايد.
۳. مدارک و تعهدات فروشنده در رابطه با مشخصات کالا و همچنين مدارکى که نشانگر ابلاغ اين مشخصات به فروشنده مى‌باشد را جهت حصول اطمينان بيشتر مجدداً بررسى نمايد.
۴. بررسى شود که اشکال پيش آمده آيا بر اثر اهمال فروشنده است تا احتمالاً براثر حمل، تخليه، جابجائي، بارگيرى و يا انباردارى به وجود آمده است.
۵. در صورت حصول اطمينان از کوتاهى فروشنده، مراتب را فوراً به وى به اطلاع داده و ضمناً مسؤوليت‌هاى او را نسبت به اجراء تعهدات خود يادآورى و درخواست نمايد که موضوع سريعاً توسط فروشنده بررسى و دلايل به وجود آمده آن را اعلام نمايد.
۶. موضوع عدم تطابق به بازرس اعلام شود و درخواست شود تا او نيز عمليات بازرسى خود را بررسى کرده و در خصوص دلايل به وجود آمدن اشکال و عدم تطابق کالا اعلام نظر نمايد.
۷. انجام بازرسى مجدد کالا را از فروشنده و بازرس درخواست نمايد.
۸. در صورت عدم همکارى فروشنده و بازرس در مورد انجام بازرسى مجدد کالا، لازم است از مؤسسه بازرسى مستقل ديگرى که از نظر حقوقى از اعتبار مناسبى نيز برخوردار باشد دعوت نمود تا از کالا بازرسى نموده گزارش مستدل و مصورى تهيه نمايد تا در مراحل بعدى بتوان از آن براى اثبات ادعاى خود استفاده نمود.
پس از انجام اين بازرسى مى‌توان کالا را جابجا و مورد استفاده قرار داد. در هر حال توصيه مى‌شود که حتماً نمونه‌هائى از کالاهاى داراى اشکال و ايراد نگهدارى شود. در صورت امکان بهتر است نمونه‌ها توسط بازرس مستقل مهر و موم شوند.
۹. به‌طور مستقيم يا از طريق مشاور متخصص در دعاوى بازگانى با فروشنده و بازرس جهت حل و فصل مسئله و تأمين مذاکره و مکاتبه شود.
۱۰. در صورت عدم همکارى فروشنده و بازرس و عدم پذيرش مسؤوليت جبران خسارت، مراتب بايد به بانک مرکزى مؤسسه استاندارد جهت اقدامات لازم اعلام شود و موازى با آن از طريق موضوع در مراجع صالحه مراتب پيگيرى گردد.