آمارهای ثبتی

تعریف آمارهای ثبتی و ویژگی های آن مزایای این روش و مقایسه آن با سرشماری

آنچه که در جهان هستی اتفاق می افتد، چه انسان دخالتی در آن داشته باشد و چه نداشته باشد، سبب تولید داده های آماری می شوند. به عبارت دیگر هر اتفاقی در این جهان رخ دهد، چه در آن موثر باشیم چه نباشیم ، ایجاد داده آماری می کند. این داده ها می توانند به صورت کمی و یا به صورت کیفی باشند. به عنوان مثال ، اگر زلزله ای در مکانی رخ دهد یا آتش سوزی صورت گیرد یا سیل بیاید هر کدام از این اتفاق ها یک داده آماری تولید می کند. بنابراین جهان هستی دائما" در حال تولید داده است و مدیران، سیاستمداران و ...برای هدایت، برنامه ریزی و تصمیم گیری نیاز به در اختیار داشتن اطلاعات آماری دارند.

موفقیت برنامه های توسعه در کلیه جوامع، بستگی به کیفیت آمار و اطلاعات موجود در آن جوامع دارد. امروزه که لزوم حرکت در جهت توسعه پایدار به عنوان یک اصل انکار ناپذیر در میان تمامی کشورهای جهان پذیرفته شده است و بر این اساس الگوهای مناسب برنامه ریزی تهیه و تدوین گردیده، نقش و اهمیت آمارهای صحیح و بهنگام بیش از پیش آشکار شده است. آمار آینه و تصویر کننده واقعیات است بنابراین باید درست تصویر کند. اگر نقصی در ارائه آمار داشته باشیم ، آن تصویری که وجود دارد در واقعیت ، تصویر غلطی خواهد بود. بنابراین اگر در جمع آوری و تولید و ارائه آمار دقت نکنیم ، ممکن است تصویر نادرستی ارائه نمائیم.

در این مجال برآنیم تا با بیان تعاریف و مفاهیم مربوط به نحوه تولید آمارها به روش ثبتی به ارائه راهکارهایی برای ایجاد نظامی مبتنی برآمارهای ثبتی بپردازیم.

آمار(Statistics) در لغت به معنی شمارش بوده و در اصل از کلمه State به معنی ایالت گرفته شده است. این کلمه هم در معنای جمع و هم در معنای مفرد به کار می رود. زمانی که در معنای جمع بکار می رود به تعدادی از داده های عددی و کمی اشاره دارد و زمانی که در معنای مفرد به کار می رود به معنی علم آمار می باشد. علم آمار نخستین بار در قرن هیجدهم تحت عناوین دیگری تدریس و ایجاد شد. با گذشت زمان ، این علم نیز تحولات چشمگیری داشته است بگونه ای که بسیاری از علوم به ویژه علوم کاربردی بدون استفاده از علم آمار امکان استنباط و استنتاج را ندارند.

یکی از شیوه هایی که به توسط آن داده ها را جمع آوری می کنیم، ثبت داده ها به هنگام رخ دادن واقعه ای است. عملی انجام می شود، داده ای تولید می شود و بلافاصله ثبت می شود. پس از جمع آوری آنها، آمارهایی که حاصل می شود ، آمار ثبتی نامیده می شود.

یک نظام آماری وقتی به سمت پیشرفت و تکامل حرکت می کند که آمارهایی که درآن تولید می شوند ماهیت ثبتی داشته باشند. در حقیقت سه روش تولید آمار «ثبتی، نمونه گیری، سرشماری» می باشند که دقیق ترین آنها شیوه آمار ثبتی است.

مقایسه کمی و کیفی آمار و اطلاعات تولید شده در کشورهای در حال توسعه و توسعه یافته، مبین این واقعیت است که میزان توسعه کشورها با حجم و گستردگی نظامهای تولید و انتقال آمار و اطلاعات ارتباط تنگاتنگ دارد. به بیان دیگر چگونگی تولید و انتقال آمار و اطلاعات نمایانگر وضعیت، صحت و دقت شاخصهای توسعه است. کیفیت مطلوب آمار و اطلاعات می تواند منجر به حصول نتایج صحیح و مثبت در امور مربوط به برنامه ریزی آینده، ارزیابی گذشته و تصمیم گیری در سطوح مدیریت شود. در مقابل کیفیت نامطلوب آمار و اطلاعات می تواند ضربات سختی را بر پیکره برنامه ریزی کشور وارد کند.

هم اکنون به تعریف شیوه های تهیه و تولید آمار می پردازیم:

الف) سرشماری: عبارت است از بررسی خصوصیات و ویژگی های مورد نیاز تمامی واحدهای جامعه آماری مورد نظر. از جمله نمونه هایی که به آن می توان اشاره کرد عبارتند از سرشماری عمومی نفوس و مسکن ، سرشماری کشاورزی، سرشماری کارگاهی.در این روش به تمامی اعضای جامعه مورد نظر مراجعه شده و مشخصات و صفات مورد نیاز پرسش شده و برای تحلیل های بعدی جمع آوری می شود. از جمله ویژگیهای مهم این روش به موارد ذیل می توان اشاره کرد: دقت زیاد،هزینه بالا، مقطعی بودن آمار،امکان اطلاع گیری از جوامع کوچک به جز موارد خاص، اجرا در فواصل زمانی ۳، ۵ و یا ۱۰ ساله، وجود خطاهای غیر نمونه ای.

ب) نمونه گیری: به روش علمی انتخاب برخی از واحدهای آماری ، بررسی خصوصیات ، صفات و ویژگی های مورد نظر در آنها و تعمیم نتایج به جامعه با پذیرش در صدی خطا گفته می شود. از جمله مثالهایی که می توان نام برد طرح هزینه و درآمد خانوار، طرح اشتغال و بیکاری و طرح آمارگیری صنعتی .

ویژگیهای مهم این روش عبارتند از : افزایش دقت با افزایش تعداد نمونه، افزایش هزینه با افزایش نمونه، وجود خطاهای نمونه ای، کمتر بودن زمان انجام پردازش و اعلام نتایج

ج) آمارهای ثبتی: آمارهایی هستند که از پردازش داده های ثبتی حاصل می شوند. منظور از داده های ثبتی داده هایی هستند که در حین انجام فعالیت های عینی، واقعی و جاری یک سازمان و با استفاده از فرمها، اسناد و مدارک جاری در داخل سازمان ثبت می شوند. هر فرم، سند، مدرک و پرونده شامل مجموعه ای از اقلام اطلاعاتی است. برای مثال فرم ثبت نام دانشجو در دانشگاه شامل اقلام اطلاعاتی نظیر نام، نام خانوادگی، شهرستان محل اخذ دیپلم و ... می باشد. پس از تکمیل فرم داده های ثبتی تولید می شوند که پس از جمع بندی، دسته بندی و پالایش آنها آمارهای ثبتی تولید خواهد شد. از جمله ویژگیهای مهم تولید آمار به روش ثبتی عبارتند از: سهولت دسترسی، قابلیت ارائه آمار و اطلاعات صحیح و دقیق در کوتاه ترین زمان، هزینه بر نبودن ، صرفه جویی در منابع، مستمر بودن تولید آمار و بی نیازی از اجرای بسیاری از طرح های آمارگیری. به خاطر داشته باشید که مفهوم آمارهای ثبتی با ثبت آمار یکسان نیست.

اگر چه از یک منظر نظام آمارهای ثبتی و سرشماری هر دو به بررسی ویژگیهای تمامی عناصر جامعه می پردازند اما تفاوتهای عمده ای نیز دارند . سرشماری یک عکسبرداری از جامعه آماری است اما نظام آمارهای ثبتی یک فیلمبرداری از آن. اجرای سرشماری تنها با هدف جمع آوری آمار می باشد در حالیکه تولید آمار در نظام آمارهای ثبتی تنها در راستای اجرای وظایف است . در سرشماریها مجریان سرشماری و ماموران به واحدهای آماری مراجعه کرده و اقدام به جمع آوری آمار می کنند اما تولید آمار در نظام آمارهای ثبتی محصول فرعی فعالیت هاست.

برای ایجاد هر نظام اطلاعاتی از جمله نظام آمارهای ثبتی در دستگاههای اجرایی در ابتدا کاربران باید اقلام مورد نیاز و فرآیندهای تولید کننده این اقلام را «شناسایی» نمایند. در مرحله بعد داده های مربوط به اقلام اطلاعاتی مورد نیاز را که در جریان عملیات شناسایی شده «ثبت» کنند. داده های ثبت شده باید از مسیرهای معین و مشخص « انتقال » داده شوند. « پردازش » داده ها ، برای رسیدن به نیازهای نهایی و بر طبق ملاکهای پیش بینی شده انجام می گیرد. آمارهای ثبتی باید بر طبق درخواست کاربران به آنها « ارائه » گردد.

نتایج استقرار چنین نظامی در دستگاههای اجرایی عبارتند از : بهبود روش های تولید، ثبت و انتقال اطلاعات آماری، بهینه کردن بررسی های پیمایشی اعم از سرشماریها و نمونه گیریها ، تغذیه پایگاه اطلاعات آماری کشور، تقویت اطلاع رسانی آماری

تهیه و تنظیم : شقایق ریگی – کارشناس آمار اطلاعات