چرا با وجود ۸ ساعت کار زیاد و بی وقفه, کارهای مهم انجام نمی شوند

چرا گاهی با وجود اینکه ۸ ساعت متوالی در طول روز با تمام توان کار کرده ایم در انتهای روز که نگاه می کنیم احساس می کنیم هیچ کار با ارزش و پرثمری انجام نداده ایم

شرح مشکل:

چرا گاهی با وجود اینکه ۸ ساعت متوالی در طول روز با تمام توان کار کرده‌ایم در انتهای روز که نگاه می‌کنیم احساس می‌کنیم هیچ کار با ارزش و پرثمری انجام نداده‌ایم؟

واقعیت این است که ۸ ساعت کاری اغلب ما، ۸ ساعت کاری پیوسته نیست بلکه این ۸ ساعت در عمل به زمان‌های ۱۰، ۲۰ یا حداکثر ۳۰ دقیقه ای شکسته می‌شود. با مراجعین مختلف، تماس‌های تلفنی مکرر، جلسات ناگهانی و . . .

نکته مهم اینجاست که هر بار در میان کارمان، «مزاحمی» از راه می‌رسد (چه تماس تلفنی رئیس و مقام مافوق باشد و چه مراجعه ارباب رجوع یا هر چیز دیگر)، مدت زیادی طول می‌کشد تا ذهن مان واقعاً به محیط قبلی تفکر باز گردد و به همین دلیل وقتی به دفعات، فکرمان گسسته می‌شود عملاً هیچ گاه به تفکر عمیق درباره مشکلات و موضوعات، برای یافتن راه حلی مناسب نمی‌رسیم و به این ترتیب در پایان روز متوجه می‌شویم همچنان مهم‌ترین تصمیم‌ها گرفته نشده و مهم‌ترین کارها باقی مانده‌اند.

نه تنها در مورد کارهای سازمان بلکه در مورد درس خواندن، تصمیم گیری‌های مهم در زندگی و بسیاری موضوعات دیگر، «تمرکز فکری» مهم‌ترین و اولین گام است.

پیشنهادهایی برای رفع مشکل:

برای اینکه زمان تان کمتر به قطعات کوچک تقسیم شود و زمان پیوسته طولانی تری برای انجام کارها داشته باشید پیشنهاد می کنم:

o با چسباندن برگه ای پشت مانیتور یا روی درب به همکاران اعلام کنید (مثلاً) " تا ساعت ۱۰.۳۰ مشغول انجام فلان کار هستید. از ساعت ۱۱ تا ۱۱.۳۰ کاملاً در خدمت شما خواهم بود."

o اگر منشی دارید بخواهید که به غیر از تلفن های ضروری و اضطراری، هیچ تلفن دیگری را تا ساعت ۱۱ وصل نکند. (بعد از مدتی هماهنگی خوبی بین شما و منشی تان به وجود می آید و او به دقت متوجه می شود که چه تلفن هایی از نظر شما ضروری و اضطراری است و کدامیک خیر.)

o از مسنجر برای فرستادن پیغامهایتان به همکاران استفاده کنید تا در وسط کار مزاحمشان نشوید دقت کنید اگر با تایپ کردن راحت نیستید می توانید پیغام صوتی بفرستید.

o به این ترتیب پاسخ دهنده هم با فراغ بال و کامل جواب شما را خواهد داد.

o بین همکاران واحدتان یک روز را مشخص کنید که برای نصف روز با هم تماس نگیرید و مزاحم هم نشوید و فقط مشغول کار باشید.

o صدای گوشی تلفن خود را حتی الامکان کم کنید تا مزاحم همکاران نشود.

o از راه دور و با صدای بلند همکاران را صدا نکنید!

ایثار باتمان قلیچ

منبع :

http://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html