اتوماسیون کتابخانه

باید دانست که اتوماسیون نمودن یک کتابخانه کوچک با چالش های فراوانی همراه است

باید دانست که اتومایون نمودن یک کتابخانه کوچک با چالش های فراوانی همراه است .

یکی از این چالشها، عدم داشتن تجربه کافی درهنگام مواجهه با انجام پروژه هایی با مضمون اتوماسیون میباشد. از طرفی طبقه بندی کارمندان در چنین کتابخانه ای، غالبا کوچک بوده ویا شاید فقط شامل تنها یک کتابدار میشود.ودر بسیاری از اوقات اتوماسیون کتابخانه برای نخستین بار انجام میگیرد و وپذیرش مسئولیت پروژه اتوماسیون فقط توسط کارمندان کتابخانه که در اکثر موارد از نظر تجربه تکنولوژیک در سطح پایینی قرار دارند ،صورت میگیرد.

مانع دیگر ناآشنایی با صنعت اتوماسیون میباشد. باید دانست ،بالغ بر بیست شرکت تهیه کننده وفروشنده ILS انواع محصولات با بیشمار پیکره بندی متفاوت برای انتخاب وجود دارد.

مشکل دیگر که در حین طراحی اتوماسیون کتابخانه وجود دارد، اطلاعات بایگانی کتابخانه میباشد.اغلب اسناد و منابع یک کتابخانه کوچک کامل نبوده یا ممکن است حتی در قالبMARC(Machine Readable Cataloging)نباشند.

این مقاله پیشنهاداتی برای رفع ابهام در فرآیند چگونگی انتخاب یک برنامه اتوماسیون از کمپانی های خدمات کاپیوتری، متناسب با نیازهای کتابخانه ی شما ارائه میدهد.

منابع سودمند بسیاری نظیر مقالات و کتاب ها وبلاگها وسایتهای فراوانی در رابطه با هدایت مقدماتی جستجو در زمینه انتخاب سیستم خودکار سازی کتابخانه ها با با توجه به نوع و اندازه کتابخانه ها وجود دارد.

علاوه بر این ،برخی روزنامه ها به صورت سالیانه موضوعات مربوط به اتوماسیون را پوشش میدهند.برای مثال،همه ساله در ماه آپریل،"روزنامه کتابخانه " مقاله ای با عنوان "بازار سیستم های خودکار سازی "به همراه پروفایل فروشنده های آن ارائه میدهد.

ایجاد یک نقشه برای پروژه:

در ادامه جستجوهای مقدماتی،اولین پله برای طراحی آن است که به صورت اجمالی مراحل فرآیند مورد نظر را متناسب با نیازهای خود تهیه نمایید.

زمانی که شما طرح اجمالی خود را تهیه نمودید ،میتوانید یک جدول زمانی با توجه به تاریخ های اهداف فردی خود به همراه تاریخ اتمام آنها ایجاد نمایید.

این روش کمک زیادی درحفظ توالی وانگیزه شما برای حرکت رو به جلو خواهد نمود.

ایجاد یک هیئت برنامه ریزی:

شاید شما بخواهید به اتفاق همکاران خودیک هیئت برنامه ریزی را باتوجه به اندازه تشکیلات خود ،سازماندهی کنید.

اعضای مناسب این هیئت میتواند شامل کارمندان اصلی کتابخانه باشند.معاون آموزش ،مدیر کتابخانه ،افراد باتجربه در زمینه تکنولوژی و دیگر اشخاص مهم و تصمیم گیرنده در تشکیلات شما ،باشد.

شما میتوانید به اقتضای شرایط جلسه ای به منظور ایجاد انگیزه درکارکنان برای خودکارسازی کتابخانه خود برگزار نمایید و خود را به عنوان فرد هدایت کننده تیم در طول فرآیند به هیئت خود معرفی نمایید.

شما همچینین میتوانید کمیته های فرعی عملکردی وفنی که به طور گسترده ای میتواند نیازها والزامات تشکیلات شما را هدایت واداره کند طراحی نمایید.

به دست آوردن اطلاعات بازار سیستم های اتوماسیون:

جمع آوری اطلاعات از بازار نرم افزار های اتوماسیون باید تقریبا به طور همان زمان با الزامات استنباط شده از تشکیلات شما یا اندکی بعد ازآن حاصل شود.بنا بر این شما میتوانید ایده هایی برای استفاده از امکانات و قابلیتهای سیستم های مختلف اتوماسیون داشته باشید.

این کار به طور اساسی با جستجو کردن و ارتباط داشتن با شرکتهای مرتبط امکان پذیر است.

تقریبا ۲۵الی ۳۰شرکت فروشنده اصلی درزمینه این صنعت وجود دارد،بعد از گفتگو کردن با تعداد کمی از این شرکتها ،شما متوجه چگونگی فروخته شدن، نحوه قیمت گذاری مدل ها ومعماری سیستم ها خواهید شد.

دراین مرحله زمانی که با شرکتها به منظور پیشنهادات قیمت اولیه،ویژگی های نرم افزار وارد تعامل میشوید در میابید که صنعت اتوماسیون تا چه حد میتواند دارای فرآیندی طولانی و پیچیده باشد. اما باید دانست ،این جمع آوری اطلاعات برای یک انتخاب مناسب لازم است.

در اینجا برخی ازاطلاعات پیش زمینه ای که میتواند درصرفه جویی دروقت شما موثر باشد ارائه شده است.

مروری بر سیستم کتابخانه ای یکپارچه:(ILS)

یک سیستم کتابخانه ای یکپارچه تشکیل شده از حوزه هایی نظیر:

فهرست نویسی،امانت دهی،جمع آوری و... که یک پایگاه داده مشترک و رابط مشترک را به اشتراک میگذارند.در بسیاری از موارد،تنها یک نقطه ورود برای سیستم بدون نیاز به وارد کردن وجود دارد.مانند حوزه فهرست نویسی وامانت دهی.

اگرچه این حوزه ها در به صورت یکپارچه درسیستم وجود دارد،اما به صورت مجزا نیز به فروش میرسند.

تقریبا تمام سیستم ها با یک فهرست نویسی و امانت دهی همراه هستند.

فقط تعداد کمی شامل واحد سفارش و فراهم آوری ومدیریت نشریات ادواری_ بدون پرداخت هزینه اضافی_ میباشند.همه سیستمها دارای امکانات گزارش دهی می باشند ،اما این سیستم ها درتعداد گزارشات و قابلیت ایجاد گزارش های سفارشی دارای نفاوت های بسیاری میباشند.و برخی سیستم ها نیز دارای ویژگی ارزیابی دوره ای می باشند.

در سیستم نوع کلاینت سرور،داشتن ویژگی اُپک مبتنی بر وب با افزایش قیمت همراه است .در حالی که در سیستم ASPبه عنوان یکی از ویژگی های آن به شمار می آید. سیستم های ASPهمچنین دارای قابلیت ارائه فهرست موجودی میباشند.

معماری سیستم :

در اینجا دونوع از سیستم های اتوماسیون معرفی میشود.یکی نوع سنتی آن ، سیستم کلاینت سرور(خدمتگزار-مشتری)،که درآن رابط کاربر یا نرم افزار خریداری شده بر روی کامپیوترهای کتابخانه نصب گردیده و تمام داده ها در پایگاه داده ها در سرور کتابخانه نگهداری میشود.

نوع دومApplication Service Provider solution (ASP)

هستند که مشابه ارائه دهنده خدمات اینترنت میباشند.که ارائه دهندگان این خدمات تمام داده ها را در سرور خودشان ذخیره نموده و فقط رابط کاربر یا نرم افزار بر روی کامپیوترهای کتابخانه نصب میشوند.در این مورد کاربر اغلب یک مرورگر وب می باشد. در این نوع ارائه دهنده از تمامی پشتیبانی های فنی مراقبت میکند.

نحوه قیمت گذاری مدل ها:

سیستم خدمتگزار-مشتری: Client-Server Systems

در این نوع سیستم ، نرم افزار براساس نوع حوزه هایی که در سیستم وجود دارد و تعداد کاربران خریداری میشوند.هزینه پشتیبانی سالانه نیز محاسبه میگردد.اگر دارای ویژگی مبتنی بروبOPAC باشد، هزینه پشتیبانی سالانه وب نیز دریافت میگردد.این سیستم براساس تعداد کاربرانی که به سیستم دسترسی داشته باشند فروخته میشود.گاهی اوقات برای چندکاربری بودن سیستم هزینه اضافی دریافت شده و شامل تعداد نامحدودی ازکاربران میشود.

سیستم ASP :

در این سیستم نرم افزار فروخته نمیشود اما در طول زمانی که خدمات ارائه میشود ،اجاره میشود.که اغلب اوقات هزینه ای برای راه اندازی سیستم به علاوه اشتراک سالانه پرداخت میشود.که هزینه اشتراک نیز بر اساس تعداد حوزه های ارائه شده در سیستم و همچنین تعداد کاربران آن تعیین میگردد.برخی فروشنده ها برای OPAC مبتنی بر وب دسترسی نامحدودی ارائه میدهند. درحالی که برخی دیگر، تنها به تعداد محدودی از کاربران به صورت هم زمان خدمات ارائه میدهند. این نکته درهنگام گرفتن قیمت پیشنهادی،به ویژه برای یک کتابخانه که انتظار میرود حجم بالایی از ترافیک کاربران OPACرا داشته باشد باید در نظر گرفته شود.

همچنین قیمت گذاری این سیستمها به تعداد پرسنل کاربر که نیازمند دسترسی همزمان به سیستم میباشند نیز بستگی دارد.انتخاب این سیستم اغلب با هزینه اولیه کمتری همراه است. تبدیل داده :

باتوجه به حالت داده هایتان ممکن است به سرویس تبدیل داده ها نیاز داشته باشید.برای مثال زمانی که اسناد و مدارک کتابخانه در قالب MARC ویا به طور کلی دارای فرمت الکترونیک نباشند.دراین موارد شما نیازمند بازنگری خدمات تبدیل شوید.

بسیاری از فروشندگان مدارک شما به ازای پرداخت هزینه اضافی تبدیل خواهند نمود.به هر حال ،بسیاری از آنها درحال حاضر استفاده از شرکتهای خدمات تبدیل داده ای دیگر نظیرMarcive یا MarcLinkرا پیشنهاد میکنند. شرکتهایی ازاین دست ،اسناد کتابخانه را دریافت نموده و آنها را به فرمت مارک(MARC)تبدیل می نمایند وهمچنین مدارک فاقد کاور که دارای اطلاعات از دست رفته و اطلاعات اضافی مانند سرعنوان های موضوعی ارتقا می بخشند.این شرکت های تبدیل گر، دارای همکاری نزدیکی با شرکت فروشنده سیستم اتوماسیون به منظور تبدیل مدارک و اسناد کتابخانه در قالب های متناسب با نرم افزار آنها میباشند. پس از آن فهرست مدارک کتاخانه قالب بندی شده ووارد سیستم جدید(ILS)شده وفورا نمایش داده میشود.این شرکتها همچنین میتوانند به همراه تبدیل داده ها برای هر مدرک بارکد هوشمندی ارائه دهند.بارکد های هوشمندحامل عنوان کتاب یا ارقام چاپ شده بر روی برچسب بارکد می باشند.این شماره بارکد به صورت خودکار دررکورد فهرست نویسی در سیستم اتوماسیون جدید وارد میشود.

نصب سیستم :

برای سیستم ASP تنها یک مرورگر وب یا نرم افزار رابط کافی است.بعضی از تولیدات سیستم های سنتی خدمتگزار- مشتری (client-server)به اندازه کافی برای نصب توسط کاربر کتابخانه آسان میباشند.درحالی که برخی دیگر بسیار پیچیده هستند که در این صورت اگر درخواست نصب توسط کتابخانه (مشتری) ارائه شود چیزی حدود چندین هزار دلار باید هزینه نصب دریافت میشود.

آموزش:

بسیاری از فروشندگان برخی فرم های آموزشی ارائه میدهندکه بر هزینه ها می افزاید.

آموزش در محل معمولا هزینه سفر مربی را نیز به همراه دارد.

درحالی که آموزش های مبتنی بر وب که توسط فروشندگان ارائه میشود دارای هزینه کمتری است.

الزامات و نیازمندی های گردآوری شده:

هدف گرد آوری ملزومات آن است که تعیین میکند کتابخانه چه نیازهای دارد.وبر اساس این نیازمندیها نرم افزار یا سیستم کتابخانه باید شامل چه الزاماتی باشد.

اولین گام در گردآوری نیازمندی ها برای یک کتابخانه ،آن است که درباره چگونگی توسعه یک کتابخانه با اطلاعاتی نظیر،اندازه مجموعه ،فرمت مواد،تخمین تعداد مراجعین ،تعداد امانت دهی سالانه وتعداد کارکنانی که از سیستم استفاده خواهند نمود. آگاهی های لازم را بدست آوریم .

نیازمندی های عملکردی:

پس از آنکه قالب اصلی کتابخانه شکل گرفت توصیه میشود موارد استفاده برای وظایف موجود کتابخانه که ممکن است در طول خودکار سازی کتابخانه با آن برخورد کنید را گسترش دهید.

درصورتی که یک کمیته فرعی عملکردی تشکیل داده اید میتوانید این وظیفه را به آنها واگذار نمایید.

این امر میتواند عامل کمک کننده ای درحمایت کارکنان عضو کمیته عملکردی کتابخانه باشد.چرا که از طریق آنها بیشتر میتوانند درلحظه از فرآیند های پروژه آگاهی بدست آورند.

موارد استفاده دنباله کار آنالیز مدارکی که خلاصه سازی مراحل برای تکمیل وظایف نیاز دارد میباشند ومیتوانند در لیست یا به صورت توصیفی تهیه شوند.اما باید نه تنها شامل مراحل پذیرفته شده در کامپیوتر بوده بلکه باید مراحل دیگر را نیز دربربگیرد.موارد استفاده کامل شده می تواند در تعیین کمترین نیاز عملکردی نرم افزار بسیار کمک کننده باشد. بزرگترین اشتباهی که ممکن است رخ دهد آن است که شما کتابخانه خود را خودکار نمایید درحالی حداقل کارهایی که قبل از اتوماسیون به خوبی صورت میگرفته است را نتواند انجام دهد.

طرح سوال برای شناخت نیازمندی های عملکردی کتابخانه:

چه عملکردهایی باید خودکار سازی شوند؟

فهرست نویسی،امانت دهی،مدیریت نشریات ادواری،فراهم آوری و...

چه نوع نرم افزاری با فرمت

MARCسازگاری دارد

چه نرم افزاری با OpenURLمطابقت دارد

ایا توانایی ضمیمه کردن تصویر روی جلد کتاب به منظور نمایش درOPAC را دارد؟

برگزاری یک جلسه کوتاه با اعضای این کمیته درباره واگزاری موارد استفاده کار

و جلسه ای برای ادامه بررسی مدارک به منظور بحث درباره ضروری ترین نیازهای عمل کردی کتابخانه میتواند بسیار مفید باشد.

نیازهای فنی:

این نیازمندی ها با جزییات فنی ملاحظه شده از نرم افزار یا سیستم سروکاردارد.سوالات مهم در بررسی این بخش:

کدام سیستم با کتابخانه سازگاری بیشتری دارد؟ MAC یا PC

از نظر معماری سیستمی کدام یک مناسب تر است ؟ Client-server یا ASP

چه تعداد کاربر کارمند به صورت همزمان لازم است؟

چه تعداد workstation نیاز است؟

چه تعداد کاربراُپک به صورت همزمان نیاز است؟

یک یا دوجلسه با کمیته فنی برای بررسی این نیازمندی های کافی خواهد بود.

الزامات کار و اقتصادی:این الزامات کمی فراتر از نیازمندی های سیستمی می باشند که ممکن است شما از بسیاری ازآن الزامات قبل از برگزاری کمیته کار و اقتصاد آگاه شوید. ممکن است گاهی اوقات این اینطور برداشت شود که این الزامات درحال تعدی از الزامات عملکردی است،اما آنها بیشتر درباره آن است که تشکیلات چه خط مشی را دنبال خواد کرد.

سوالاتی که در زمینه این نیازمندی های به وجود خواهد آمد:

آیا سیستم کتابخانه نیازمند ویژگی اُپک مبتنی بر وب خواهد بود؟

آیا کاربران ما قادر خواهند بود اقلام مورد نظر خود رادریافت نمایند؟

حجم تخمینی مجموعه کتابخانه تا پنج سال آینده چقدر خواهد بود و آیا سیستم جدید از این مجموعه پشتیبانی خواهد کرد؟

ممکن است در آینده کتابخانه تصویری داشته باشیم ؟

آیا سیستم امانت بین کتابخانه ای گسترش خواهد یافت؟

ارزیابی شرکت فروشنده: در این قسمت شما باید اطلاعات گسترده ای درباره صنعت اتوماسیون و فروشندگان آن داشته باشید.ممکن است شما بخواهید تحقیقات بازاری خود ،که درباره شرکتها تهیه نموده اید را سازمان دهی نمایید.

ماتریس های شرح داده شده ممکن است شمارا به استفاده از نرم افزار هایی نظیر اکسل برای هر دونوع سیستم ها وادار نماید.ویا تحقیقات خود را به صورت یک لیست کوتاه از پنج تا شش شرکت فروشنده محدود نمایید.

بهترین روش برای ارزیابی ،مقایسه نیازمندی های کتابخانه و ماتریس خدمات فروشندگان میباشد.

اصلی ترین عواملی که ممکن است لیست تهیه شده را محدود نماید ،قیمت ،نوع معماری سیستم ،بستر موردنیاز نرم افزار میباشد.

بقیه موارد هنگام استفاده از نمونه نمایشی محصول مشخص میگردد.

تست نمونه نمایشی:

بیشتر فروشندگان سیستم های اتوماسیون ،نمونه ای نمایشی از محصولات خود ارائه میدهند که میتوان آنها را از طزیق ایمیل دریافت نمود ویا به صورت آنلاین آنها را آزمایش نمود.درمواردی که سیستم موردنظر فاقد نمونه نمایشی باشد،به وسیله وب کنفرانس نمایش داده خواهند شد.

ارائه نمونه نمایشی به منظور آزمایش فهرست نویسی،نحوه امانت دهی و سایر عملکردهایی که میخواهید به صورت خودکار صورت گیرد، نرم افزار فوق العاده اهمیت دارد.

قبل از آزمایش نمونه نمایشی ، شما ممکن است چند محصول برجسته که بسیار مناسب برای کتابخانه به نظر می رسد وهمچنین شرکتهایی که دارای سابقه خوبی هستند در لیست کوتاه خود داشته باشد.به هرحال بعد از استفاده از دموهای شرکتها ،دربرخی موارد در خواهید یافت که این نرم افزار ها برای استفاده کاربران بسیار دشوار بوده و یا دارای معایب عملکردی میباشند.

کپی فهرست نویسی و Z۳۹.۵۰

یکی از جاذبه های گیج کننده اتوماسیون کنابخانه ،آن است که کپی فهرست نویسی توسط سیستم های نرم افزاری صورت میگیرد.به طور ایده آل یک محصول z۳۹.۵۰ امکان جست و جوی یک یا چند فهرست کتابخانه ،برای فهرست نویسی مرتبط با مدارک و سپس دانلود کردن آنها در سیستم را به فهرست نویس میدهد.بسیاری از شرکتها چنین امکانی را ندارند .به دست آوردن این اطلاعات کار کاملا دشواری است مگر آن که شما سوال درست برای پرسیدن را بدانید .دربرخی از این سیستم ها ،فهرست نویسی مدارک ابتدا باید دانلود شده وبه صورت تکست فایل دخیره شود وسپس آنها را وارد سیستم شوند.وجود فرمتهای اضافی نیز ممکن است لازم باشد.این راه حل آسانی نمیباشد.دیگر شرکتها به شما خواهند گفت که دارای امکاناتz۳۹.۵۰ میباشند اما درواقع آنها از نرم افزارهای ثالثی برای امجام اینکار استفاده میکنند.خرید آن نرم افزار و سپس پرداخت نرخ پشتیبانی سالیانه آن،بر هزینه های شما می افزاید.

فضای هاستینگ نرم افزار:

اگر شما به انتخاب نرم افزار ASP solutionفکر میکنید،باید به hosting environment این سیستم توجه داشته باشید.این فضا جایی است که سرور تمام داده های ارزشمند شمارا ذخیره خواهد نمود و باید دارای موانع ،امنیت و توانایی کنترل شرایط باشد.

تحقیق درباره قابلیتهای شرکتها:

علاوه برروزنامه های مرتبط با خدمات کتابخانه ای که به بررسی شرکتهای اتوماسیون و سیستم های آنها میپردازد،روشهای دیگری به منظور بررسی قابلیتهای این شرکتها وجود دارد.شرکت و اطلاعات مالی آن را میتوان به صورت انلاین در پایگاه اطلاعت داده ی" Hoover’s and Gale Business & Company Resource Center"به دست اورد.

گیل دیتابیس همچنین اطلاعاتی درباره کارکنان شرکتها،ده شرکت برتر جهان در صنعت اتوماسیون در زمینه های دانشگاهی و عمومی ارائه میدهد.

این اطلاعات می توانند در هنگام جمع آوری اطلاعات درباره سابقه شرکتها بسیارمفید باشند.

بررسی سوابق :

هر یک از فروشندگان باید حداقل سه مشتری که درحال حاضر از محصول مورد نظر شما استفاده میکنند ارائه دهند.

برخی شرکتها نیز لیست بلندی از مشتری ها به شما ارائه خواهند داد.حداقل با سه مورد از آنها تماس بگیرید.لسیتی از سوالات خود تهیه نمایید مانند:

چه مدت است ازین سیستم استفاده میکنید؟

آیا دفعات زیادی در شبانه روز سیستم از کار می افتد؟

آیا بخش پشتیبانی فنی در اسرع وقت نسبت به مشکل رخ داده پاسخگو می باشد؟

آزمایش پشتیبانی فنی:

با پشتیابانی فنی شرکتها تماس گرفته و سولات خود را درباره سیستمهایشان بپرسید. تقریبا تمام شرکتها به شما شماره ای خواهند داد و یک نفر با شما درباره سوالتان تماس خواهد گرفت.

ثبت کنید که چند ساعت یا چند روز بعد آنها با شما تماس گرفته اند.

تهیه پک ارزیابی شرکت فروشنده:

در این مرحله شما باید از انتخاب سه یا چهار شرکت موجود از لیست خود مطمئن باشید و تمام اطلاعاتی که درباره هریک از شرکتهای فروشنده سیستم اتوماسیون به دست آورده اید را دریک پک ارزیابی مخصوص آن شرکت قراردهید.

هریک از این بسته ها باید شامل خلاصه ای از اطلاعات آن شرکت ، محصولت ارائه شده آنها دربازار،قیمت پیشنهادی،خلاصه ای از سوابق و بررسی جزییات آنها و اطلاعاتی درباره هاستینگ آن شرکتها ،باشد.

این بسته ها اطلاعات شفافی از پروفایل بهترین فروشنده را به منظور بررسی هیئت تشکیل شده عرضه میدارد.

باتوجه به این ارزیابی ها ارائه یک کپی از فرم RFP،به این شرکتها پیشنهاد میگردد.

request for proposal )RFP):

ابزاریست ارزشمند به منظور مشخص نمودن جزییات دقیقی از خدماتی که قرار است توسط شرکت فروشنده ارائه کردد.

این فرصتی است که میتوان سوالات مهمی، درباره مشخصات تکنیکی ،مشخصات زیرسیستمی مانند جزییات درباره خصوصیات ماژول ها ،زمان نصب ،ارزیابی سیستم براساس معیارها و ضوابط پذیرفته شده در کامپیوتر،ارائه داد.

مقالات زیادی درباره نحوه تهیه یک فرم RFP،و مهمتراز آنها فرمهایی که به صورت آنلاین دردسترس میباشد ونیازی به ابداع این فرم توسط خود شما نمی باشد.بعداز مرور اجمالی تعدادی از این مدارک ،نمونه ای راکه دقیقا مناسب نیازها و الزامات کتابخانه شما میباشد را انتخاب نمایید و مجددا سولاتی متناسب با نیاز خود ابداع نموده و فرم را دوباره نویسی نمایید. تعداد صفحات این فرم برای یک کتابخانه کوچک تقریبا به ۳۰ صفحه خواهد رسید.

بررسی پاسخگوییRFP:

این بررسی باید شمارا نسبت به انتخاب دویا درصورت ممکن فقط به یک شرکت فروشنده ترغیب نماید.

بعضی شرکتها ممکن است به موقع پاسخگو نباشندو هرچند که اعلام کنند که توانایی آن را دارند.توجه به اینکه که بخش یا بخش هایی از RFPبهصورت مبهم پاسخ داده شده است یا به طور کامل از پاسخ گویی به آن اجتناب شده است .این نکته به وجود نقطه ضعف دراین شرکت اشاره میکند. در صورتیکه شرکتی پاسخ یک کلمه ای ارائه دهد ،اطلاعاتی را از قلم بیندازد،یا پاسخ درهم پیچیده ای ارائه دهد، نشان دهنده عدم توانایی آن شرکت در پاسخگویی میباشد.

بعداز این مراحل دونمونه از برترین سیستم های ارائه شده برای اعضای هیئت به نمایش گذاشته میشود ودر آخر شکرت فروشنده مورد نظر به منظور عقد قرار دادانتخاب میگردد.

مذاکرات وتوافقات قرارداد:

قبل مطلع شدن شرکت مورد نظر مبنی بر این اینکه از سوی شما امنتخاب شده اند،شما باید در مورد قیمت و شرایط قرارداد مذاکره کنید.

اکثر قیمتهای ارائه شه توسط شرکتها قابل بحث و مذاکره می باشند.

شرایطی که ممکن است بخواهید باشرکت فروشنده مذاکره کنید عبارتند از:

تجدید هرساله جزئی از قرارداد درمقابل یک قرارداد چند ساله

افزودن یک بند فاقد تخصیص منابع اقتصادی که نشان میدهد درصورتی که تشکیلات شما سرمایه تخصیص داده شده برای اتوماسیون را دریافت ننموده است،کتابخانه با قرارداد محدود نشده است.

بندی که نشان میدهد پاسخ شرکت فروشنده به RFPاجباری بوده و هرگونه انحراف و تضاد در ویژگی های محصولات و خدمات وعده داده شده درآن سند میتواند منجر به فسخ قرارداد گردد.

شما میتوانید این پیشنهادات را مطابق با قوانین تشکیلات خود تغییر دهید.

روش افزایش بودجه :

در این زمان بودجه نهایی تشکیلات شماباید بگونه ای باشد که موارد زیر را دربربگیرد.

تحقق هزینه های قواعد اساسی ولازم درمورد سخت افزارها و نرم افزار ها

هزینه های محصولات نرم افزاری LIS

هزینه های مربوط به تبدیل داده ها

نتیجه گیری:

به طور امیدوارانه استفاده از گام های طراحی شده دراین مقاله می تواند به تمصمیم گیری آگاهانه در انتخاب نوع سیستم اتوماسیون کتابخانه کمک فراوانی نماید.

شما میتوانید طرح وبرنامه ای برای نصب و آموزش این سیستم در کتابخانه خود ارائه دهید .

داده های شما میتوانند به قالب مورد نظر تبدیل شده ویا شما میتوانید به چگونگی انتقال مدارک و اسناد خود را به سیستم جدید کتابخانه نظم دهید.

تمام نیازها و الزامات کتابخانه شما درسیستم LISکه توسط خود شما آزمایش شده است ،وجود خواهد داشت .

با نکات ارائه شده در این مقاله ، شرکتی را انتخاب نموده اید که از نظر مالی تثبیت شده و دارای سابقه درخشانی در زمینه اتوماسیون میباشد وبه این ترتیب درعقد قرارداد به توافق دوجانبه ای خواهید رسید و تمام هزینه ها با بودجه کتابخانه مطابقت خواهد داشت.

ترجمه: هدا مقربی منظری

کتابشناسی:

“Automating Lbraries: A Selected Annotated Bibliography”, American Library Association, April ۲۰۰۲. http://archive.ala.org/library/fact۲۱.html Viewed ۹/۲۰۰۴.

Boss, Richard W. “A Model RFP for an Automated Library System”, Library Technology Reports, November/December ۱۹۹۹, Vol. ۳۵, No. ۶.

Cibbarelli, Pamela. “July/August: ILS Software Update”, Computers in Libraries, July/August ۲۰۰۴.

“Company Profiles for Automated System Marketplace ۲۰۰۴”, Library Journal , ۴/۱/۲۰۰۴, http://www.libraryjournal.com/index.asp?layout=articlePrint&articleID=CA۴۰۷۲۶۰ Viewed ۹/۰۴.

Karetzkey, Stephen. “Choosing an Automated System”, (Library System), Library Journal, June ۱۵, ۱۹۹۸, v۱۲۳, n۱۱, p.۴۲.

Prestebak, Jane, Konnie Wightman. “Losing Our Drawers”, School Library Journal, October ۲۰۰۰, v۴۶, i۱۰, p. ۶۷.

Salter, Anne A. “Integrated Library System Software for Smaller Libraries”, Library Technology Reports, May/June ۲۰۰۳.

“University of Iowa Request for Proposals: Integrated Library System”, http://www.fcla.edu/FCLAinfo/lms/rfpilsjune۱۸.pdf Viewed ۱۰/۲۰۰۴.

Waller, Nicole. “Model RFP for Integrated Library System Products”, Library Technology Reports, July/August ۲۰۰۳, v۳۹, i۴, p.۱.