ديوانسالارى آرمانى و واقعى

ويژگى‌هاى ديوانسالارى به يک الگوى آرمانى اطلاق مى‌شود که ماکس‌وبر آن را ساخته و پرداخته کرد. اما همهٔ اين ويژگى‌ها هميشه در سازمان‌هاى رسمى واقعى پيدا نمى‌شوند. بيشتر سازمان‌هاى بزرگ قدرى گرايش‌هاى غيررسمى را در ساختار سازمانى رسمى آنها نشان داده‌اند.

مزاياى ديوانسالارى

ماکس‌وبر ديوانسالارى را ابزار کارآمدى شمرد براى آنکه يک سازمان بتواند به هدف‌هاى خود دست يابد، بايد از کارکنان خود بيشترين استفاده را ببرد و روابط متقابل کارکنان کمترين تأثير منفى را بر فعاليت‌هاى خود بگذارد. وبر همچنين ياد‌آور شده بود که ديوانسالارى کمتر از هر نوع سازمان ديگرى پول و وقت باارزش را به هدر مى‌دهد.

سازمان‌هاى رسمى و غيررسمى

ساختار رسمى يک سازمان با مقررات، ضوابط و عملکردهاى معين، مشخص مى‌شود. اين عوامل، نقش‌ها و رفتار اعضاء سازمان را تعيين مى‌کنند.


ويژگى‌هائى که سازمان‌هاى داراى ساختار رسمى معمولاً از آنها برخوردار هستند، عبارتند از الگوهاى ارتباطى تثبيت‌شده، اعمال يک نوع انضباط رسمي، تقسيم کار و واگذارى وظيفه و فعاليت مخصوص به‌هر يک از کارکنان، و کاربرد يک نظام تنبيه و تشويق در مورد کارکنان.


به‌محض آنکه روابط شخصى درون يک سازمان رسمى رواج يابند، ساختار رسمى آن سازمان آغاز به فروريختن مى‌کند. ساختار غيررسمى عملکردهائى دارد که از طريق آنها لازم نيست مسائل را با مقررات رسمى حل کند. مزيت عمده يک ساختار غيررسمى آن است که بيشتر از يک سازمان رسمى مى‌تواند انعطاف از خود نشان دهد و خود را با شرايط متغير تطبيق دهد، زيرا مقررات و ضوابط خشک و انعطاف‌پذير دست و پا گير آن نيستند.

ارتباطات

سازمان‌هاى رسمى غالباً با مسائلى در زمينهٔ ارتباطات روبرو هستند، زيرا دستورهائى که از بلندپايگان به دون‌پايگان مى‌رسند، در مواردى براى زيردستان قابل فهم نيستند و آنها کمتر اين فرصت را دارند که با رده‌هاى بالا تماس‌هاى نزديکى را برقرار سازند و برقرار نگهداشتن رابطهٔ متقابل، تفاهم‌آميز و سازنده ميان بالادستان و زيردستان، به‌دليل وجود رده‌هاى مياني، در اين نوع سازمان‌ها بسيار دشوار مى‌شود. تا يک دستور از رأس يک سازمان رسمى به قاعده خود برسد، معمولاً زمانى طولانى فاصله مى‌افتد. روحيهٔ دون‌پايگان غالباً پائين است و آنها معمولاً احساس مى‌کنند که در فراگرد تصميم‌گيرى دخالتى ندارند.

رهبرى دموکراتيک و رهبرى اقتدارگرا

در يک رهبرى اقتدارگرا، اقتدار قانونى و قدرت در انحصار رهبرى سازمان است و رهبر يا شوراى رهبرى همهٔ تصميم‌هاى مهم سازمانى را بدون مشورت با زيردستان اتخاذ مى‌کند. اما در يک رهبرى دموکراتيک، کارکنان در سطوح مختلف سازمانى اجازه دارند که در فراگرد تصميم‌گيرى شرکت کنند. عيب عمدهٔ رهبرى دموکراتيک اين است که تصميم‌گيرى سريع و مؤثر را غالباً دچار اشکال مى‌کند.

اليگارشى

حکومت چندنفرى در بيشتر سازمان‌هاى رسمى و حتى آن سازمان‌هائى که با يک چنين نظارت‌هائى مخالف هستند، رواج دارد. اليگارشى زمانى پيش مى‌آيد که جرگهٔ کوچکى از بلندپايگان سازمان مسئوليت اتخاذ همهٔ تصميم‌هاى سازمانى را در انحصار خود درآورند. ”قانون آهنين اليگارشي“ مى‌گويد که يک گروه بستهٔ کوچک براى ادامه تسلط خود بر يک سازمان، راهى جز اين نداد که تا آنجا که ممکن است از واگذارى سمت‌هاى خود خوددارى کند.

واکنش‌هاى فردى در برابر ديوانسالارى

براى کارکنان يک سازمان ديوانسالار گهگاه ضرورت دارد که ساختار رسمى را دور زده و يا از راه‌هاى ميان‌بر استفاده کنند. ناخرسندى از ضوابط ديوانسالارانه چه در ميان کارکنان يک سازمان و چه در ميان ارباب رجوع آنها، غالباً ديده مى‌شود.


- شخصيت ديوانسالارانه:

کارکنانى که شخصيت ديوانسالارانه دارند، غالباً انعطاف ندارند و نمى‌توانند خود را با موقعيت‌هاى نوپديد تطبيق دهند. آنها بدون يک رشته مقررات مکتوب، کمتر مى‌توانند در برابر مسائل واکنش متناسب نشان دهند و بدون توجه به تغيير موقعيت، مقررات را موبه‌مو اجراء مى‌کنند.


- قالبگرائى:

قالبگرائى به اطاعات کورکورانه از مقررات يک سازمان بدون توجه به سود و زيان آنها، اطلاق مى‌شود. کارمندى که چنين وضعيتى دارد، از خود نمى‌پرسد که چرا بايد از مقررات پيروى کرد. در حالت قالبگرائى شديد، انجام وظيفه طبق مقررات، از هدف‌هاى يک سازمان اهميت بيشترى مى‌يابد. اين‌گونه عملکرد غالباً از نوآورى جلوگيرى مى‌کند و نمى‌گذارد که يک وظيفه به‌نحو کامل و مؤثر انجام گيرد.


- جابه‌جائى هدف‌ها:

گاه پيش مى‌آيد که کارکنان يک سازمان ديوانسالارانه هدف‌هاى سازمان خود را کنار مى‌نهند و هدف‌هاى سازمان را کنار مى‌نهند و هدف‌هاى شخصى آنها، مانند حفظ منزلت خود در سازمان يا شانه خالى‌کردن از زيربار کار و مسئوليت، را به‌جاى آن هدف‌ها مى‌گذارند. به اين امر جابه‌جائى هدف‌ها مى‌گويند.


- اخلاق حرفه‌اى:

صاحبان تخصص و حرفه غالباً اخلاق حرفه‌اى ايشان را مهمتر از وفادارى به سازمان محل کار خود مى‌دانند. بارها پيش مى‌آيد که ميان تقاضاهاى کارفرما از آنها و التزام به اخلاق حرفه‌اى ايشان، تعارض شديدى مطرح مى‌شود.


مثال:

به پزشکى که در استخدام يک شرکت استخراج ذغال سنگ درآمده، ممکن است دستور داده شود که اعلام کند هيچ‌گونه خطر بهداشتى کارگران معادن را تهديد نمى‌کند، در حالى‌که او به‌عنوان يک پزشک شايد خوب بداند که يک چنين خطرى به‌راستى وجود دارد. در يک چنين وضعيتي، اين پزشک بر سر دوراهى وفادارى به شرکت يا پايبندى به اخلاق حرفه پزشکى وى قرار مى‌گيرد.

دگرگونى سازمانى

هرگاه سازمانى با رقابت سازمان‌هاى ديگر، تحولات تکنولوژيک تازه، فشار از جانب گروه‌هاى ذى‌نفع، دگرگونى اوضاع اقتصادى و يا دگرگونى‌هائى در مصالح و ارزش‌هاى کل جامعه‌ روبه‌رو شود، مى‌تواند به تغييرهائى سازمانى مبادرت ورزد.


مثال:

براى مثال اگر حجم فعاليت‌هاى يک سازمان به‌دليل کاهش تقاضاى کل براى فعاليت‌هاى آن کمتر شود، آن سازمان بايد چارچوب سازمانى خود را تغيير دهد تا با کارکنان کمتر و کاستن از هزينه‌هاى آن بتواند ادامهٔ حيات دهد وگرنه با ورشکستگى و نابودى کامل روبرو خواهد شد.