چگونه در محیط کار با دیگران ارتباط برقرار کنیم؟

چگونه در محیط کار با دیگران ارتباط برقرار کنیم؟ | ارتباطات کاری و تجاری مستحکم برای سودمندی و موفقیت ما در تمامی مراحل ضروری است. حال باید دید رمز دقیق موفقیت و راه هدایت در موقعیت های سخت در چیست که در ادامه....

اه اندازی یک کسب و کار معمولا دردسرهای خود را دارد. در مرحله اول، مشکلات و پیچیدگی های هر روزه که باید به آنها رسیدگی شوند، مثل مدیریت بر موجودی کالاها، وجوه در گردش و منابع و البته پیچیدگی های بخش منابع انسانی که مدیریت بر عملکرد منابع انسانی، جایگاه کارمندان و هدایت آنان و همچنین ارتباط با شرکای تجاری دیگر را دربر می گیرد. داشتن روابط شایسته و قوی در محیط کاری استراتژی است که بازتاب فوق العاده ای در رسیدن به اهداف و بهره وری بیشتر خواهد داشت. بنابراین برای کمک به اهداف سازمان و حصول نتایج مطلوب و از بین بردن استرس اتفاقات روزانه صاحبان کسب و کارها، همه باید از تمامی مسائل و ارتباطات کاری آگاه باشند و این امر مرهون ارتباطات اثربخش بین همه بخش هاست. پس چطور باید ارتباط سالم و اثرگذار با سایر افراد برقرار کنیم؟ و از آن مهم تر اینکه چطور این ارتباط را برای ماه ها و سال ها حفظ کنیم؟
در اولین جلسه ملاقات
دکتر گابیجا تولیکایت (Gabija Toleikyte) روانشناس و استاد کسب مهارت های ایجاد کسب و کار می گوید «ایجاد تاثیر مطلوب در یک جلسه کاری بسیار مهم است، ولی از آن مهم تر صداقت است. او تاکید می کند سوال کنید و سعی داشته باشید شخص را از منظری که برایتان مهم تر است بشناسید.» بنابراین درک زبان بدن و استفاده از ارتباطات غیر کلامی و حسی برای شناخت و ایجاد ارتباط و فهم مشترکات، بسیار سودمند هستند. یکی از روش های مناسب به خاطر سپردن نام ها است. یکی از پیشنهادهای کارشناسان امر این است که یکی از ویژگی های خاص فرد مورد نظر، به طور مثل رنگ مویش را همراه نامش به خاطر بسپارید. زمانی که سعی در شناختن بیشتر اشخاص کنید، با به خاطر آوردن مطالبی که قبلا به شما گفته اند،راه ساده تری برای ارتباط در آینده با آنها خواهید داشت. بنابراین شروع یک همکاری طولانی مدت، بر اساس روابط اثربخش و موفق پایه ریزی می شود. دکتر تولیکایت می گوید برای رسیدن به این امر، لازم است همان طور که علاقه مندی های خود را می شناسیم، باید تلاش کنیم خصوصیات مورد علاقه مخاطب را نیز مد نظر قرار دهیم و در جست وجوی زمینه های مشترک باشیم.
تولیکایت تاکید می کند: «اگر طبعا به مورد کسب و کار آنها علاقه مند هستید بهترین راه این است که هنگام برقراری ارتباط به جای سوالات معمول و پیش پا افتاده، به این نکات که سازمانشان چگونه عمل کرده است و با چه چالش هایی رو به رو بوده است و اینکه چه نقشی را ایفا می کند، اشاره کنید. این کار همچنین به شما در شناساندن ارزش هایتان کمک می کند و می توانید احساس خوبی نسبت به خود در دیگران ایجاد کنید، اما اگر موضوعی واقعا مورد علاقه تان نیست، فقط وقتی صحبت به آنجا کشیده شد، درباره اش اظهار نظر کنید.»
اگر تماس و ارتباط با دیگران را بسیار سخت می بینید، راه هایی برای عادت کردن یا حتی علاقه مند شدن به برقراری ارتباط وجود دارند. دکتر تولیکایت می گوید: « روی بردهای کوچک تمرکز کنید، شرکت در یک همایش به خودی خود یک موفقیت است، صحبت کردن با یک متخصص نیز موفقیتی دیگر و داشتن مکالمه ای در مورد موضوعات مورد علاقه تان موفقیتی بزرگ تر است. بعد از شرکت در همایش مواردی را که خوب پیش رفته اند یادداشت کنید، این موضوع به شما کمک می کند که نکات مثبتی را در رابطه با ایجاد ارتباط برای خود داشته باشید و از استرس قرار ملاقات های بعدی می کاهد.»وقتی که قدم های اولیه برداشته شدند، بقیه ماجرا برقراری یک ارتباط موثر است. اگر واقعا با شخصی که با او ملاقات کرده اید، موقعیت همکاری می بینید و ایده هایی برای گفتن دارید، در یک چارچوب زمانی مشخص که به نظر طبیعی برسد، با شخص تماس بگیرید.
بهترین راه برای به تفاهم رسیدن با همکاران و شرکای تجاری، بررسی موضوعات مورد بحث و اختلاف و قرار دادن آنها بین دو لایه از موضوعات مثبت است و این همان چیزی است که متخصصان علوم رفتاری به آن تکنیک ساندویچ می گویند. به این ترتیب اثر ناخوشایند مساله مورد اختلاف کم می شود و همچنین با اشاره به نکات مثبت، انگیزه بیشتری نیز برای بهبود شرایط به وجود می آید. دکتر تولیکایت می گوید: «نان های ساندویچ یا در واقع عبارات مثبت معمولا باید در مورد اشخاص دیگر باشد و بهتر است سعی شود موضوع نامطلوب بیشتر به خود شما بپردازد و در بین جملات مثبت ارائه شود. هرچه فرد استفاده کننده از این تکنیک خلاق تر باشد، بازخوردهای بهتری را مشاهده خواهد کرد.»
ارتباط بدون کلام نیز به اندازه ارتباط گفتاری مهم است. دکتر تولیکایت تاکید می کند: «هنگام برقراری یک رابطه مناسب، بسیاری از پیام ها و مفاهیم از طریق زبان بدن انجام می گیرد و ما گاهی از زبان بدن سایرین تقلید می کنیم ولی این کار باید بسیار طبیعی انجام گیرد، در غیر این صورت ممکن است طرف مقابل نسبت به این موضوع احساس نا خوشایندی داشته باشد.» اندی گری، به عنوان فردی که سال هاست در بخش صنعت فعالیت دارد و مدیر عامل بخش تجاری و پشتیبانی بانک Nat West است، با دکتر تولیکایت موافق است: «رابطه های کاری قوی و طولانی مدت برای سودمندی سازمان ها حیاتی هستند و در موفقیت آن نقش تعیین کننده ای دارد.» او می افزاید که برای مثال NatWest برای ارتباطات موفقی که برای هر دو طرف سودمند است ارزش زیادی قائل است. آنها روی مسائل قابل پیش بینی، شناسایی فرصت ها، معرفی متخصصان و ارتباطات تمرکز می کنند و به این ترتیب مشتریان زیادی را جذب کرده اند و رده اول را در جلب رضایت مشتریان دارند. دسترسی به چنین روابط سودمند و مفیدی بسیار مهم است و به صاحبان سازمان کمک می کند تا استرس را کم کنند و به رشد و موفقیت بیشتر کسب و کارشان بپردازند. آنها می خواهند مطمئن شوند شوق و اشتیاق اولیه می تواند ضامن پیشرفت بیشتر کار و خلق فضای لازم برای روابط پایدارتر باشد.