یکی از بخشهای مهم سیستمهای مدیریتی مبحث مستندات است. این بحث در فعالیتهایی مانند جوشکاری که مستندات یکی از پایه های اساسی اجرا, کنترل و بازرسی است, از اهمیت بیشتری برخوردار میباشد. سازندگان علاوه بر الزامات سیستمهای تضمین کیفیت برای کنترل مستندات, جهت دریافت تاییدیه از بازرس و یا نماینده کارفرما باید مستندات مورد نیاز را ارائه نمایند. در فعالیتهای جوشکاری با توجه به نوع و شرایط کار و قرارداد میتواند مستندات متفاوتی وجود داشته باشد. بعنوان مثال میتوان به موارد زیر اشاره کرد که در بسیاری از فعالیتهای جوشکاری موجود میباشند:
▪ گواهینامه ماده
▪ دستورالعمل جوشکاری
▪ تاییدیه دستورالعمل جوشکاری
▪ گواهینامه جوشکاران
▪ گواهینامه بازرسی و آزمون
از موارد اشاره شده دو آیتم دستورالعمل جوشکاری و گواهینامه جوشکاران جزو مستنداتیست که اغلب سازندگان خود اقدام به تهیه آن مینمایند. سایر موارد معمولا توسط سازمانهای دیگر تهیه میگردد. البته با توجه به وسعت فعالیتها, یک شرکت میتواند یک و یا همه مدارک دیگر را نیز خود تهیه نماید.
با توجه به موارد ذکر شده و مشکلاتی که در بایگانی مستندات مکتوب وجود دارد, نرم افزارهای بانک اطلاعاتی میتوانند گزینه خوبی جهت تسهیل کار و افزایش کارآیی مستندات باشند. نرم افزارهای متفاوتی در زمینه مستندات جوشکاری توسط شرکتهای معتبر طراحی شده که شاید یکی از معروفترین آنها سری نرم افزارهای WeldOffice ساخت شرکت TWI باشد. اما این نرم افزارها علاوه بر هزینه بسیار بالا, بدلیل جامع بودن دارای فیلدهای بسیار زیادی است که ممکن است برای یک سازنده هیچگاه مورد استفاده قرار نگیرد, در اینصورت سازنده مجبوراست مکانهایی را در فرم خالی رها کند که از نظر فنی وجهه خوبی ندارد. محدودیت دیگری که این برنامه های جامع دارند اینست که استفاده کننده مجبور است فرمت مستندات خود را با فرمت نرم افزار مطابقت دهد. بنابراین بهترین شیوه آنست که هر شرکت با توجه به شرایط کاری خود نرم افزار خاص خود را طراحی نماید تا از مشکل فیلدهای اضافی و تغییر فرمها پرهیز نماید.
در اینجا یک نمونه نرم افزار طراحی و بایگانی فرمهای دستورالعمل جوشکاری و گواهینامه جوشکاران را لینک داده ام که میتوانید دانلود نمایید. این نرم افزار با اکسس نوشته شده و کسانی که با اکسس آشنایی دارند میتوانند با ایجاد تغییراتی آنرا با نیازهای شرکت خود مطابقت دهند.