شرايط درخواست‌کننده
۱. دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالى و پژوهشى و سازمان‌هاى دولتى
۲. اعضاى هيئت علمى دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالى و پژوهشى
۳. دانشجويان مقطع کارشناسى ارشد و دکترا
مدارک مورد نياز و مراحل انجام کار
۱. کارت شناسايى معتبر و عکس‌دار يا معرفى‌نامه و درخواست کتبى
۲. پرداخت حق عضويت يا ثبت‌نام
۳. تحويل برگ درخواست متقاضى براى تشکيل پرونده
۴. تکميل پرونده
۵. بررسى کارت ارزى و نيز سهميهٔ ارزى متقاضى
۶. صدور مجوز
۷. تأييد و امضاى مجوز
۸. ثبت مجوز در دفتر
۹. تفکيک مجوز
۱۰. صدور کارت ارزى (در مراجعهٔ اول) يا اضافه کردن مقدار جديد به کارت ارزى قبلى (در مراجعات بعدى)
محل مراجعه
تهران: معاونت پژوهشى وزارت فرهنگ و آموزش عالي، دفتر تهيه و توزيع کتب و نشريات خارجى
شهرستان‌ها: معاونت پژوهشى دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالى وابسته به وزارت فرهنگ و آموزش عالى
محل مراجعه براى طرح اعتراض يا شکايت
تهران
مرحلهٔ اول، دفتر تهيه و توزيع کتب و نشريات خارجى
مرحلهٔ دوم، دفتر معاونت پژوهشى وزارت فرهنگ و آموزش عالى
مرحهٔ سوم، دفتر بازرسى و رسيدگى به شکايات وزارت فرهنگ و آموزش عالى
شهرستان‌ها
دانشجويان و اعضاى هيئت علمى شهرستان‌ها بايد ابتدا به مسئولان دانشگاه و در صورت عدم حل مشکل به مديريت دفتر مراجعه کنند.