اهداف و وظايف دفتر وزارتى

طرح‌ريزى و نظارت بر اجراء برنامهٔ بررسى و ارزشيابى سوابق و پرونده‌هاى راکد کليهٔ واحدهاى تابعهٔ وزارت فرهنگ و آموزش‌عالى با همکارى و راهنمائى کارشناسان سازمان اسناد ملى ايران.


- تصحيح و تکميل فهرست و جداول اسناد و سوابق قابل امحاء که توسط واحدهاى مختلف تهيه مى‌گردد و ارسال آنها به سازمان اسناد ملى ايران جهت صدور مجوز براساس مقررات مربوط و برحسب ضرورت.


- شرکت در جلسات شوراى‌ سازمان اسناد ملى ايران به نمايندگى از طرف وزارت فرهنگ و آموزش‌عالى هنگام طرح فهرست‌ها و جداول مربوط.


- نظارت بر اجراء عمليات مربوط به امحاء اوراق زايد مندرج در فهرست‌هاى مصوب طبق شرايط و مقررات تعيين شده از طرف شوراى سازمان اسناد ملى ايران.


- همکارى با سازمان اسناد ملى ايران در اجراء برنامه‌هاى آموزشى مخصوص کارشناسان اسناد.


- بررسى و اتخاذ تصميم دربارهٔ روش‌هاى دريافت و ثبت و توزيع و ارسال مراسلات متناسب با احتياجات وزارتخانه و نظارت بر اجراء آنها.


- تهيه و تدوين ضوابط و موازين مکاتبات ادارى از لحاظ محتوى و اسلوب نگارش نامه‌هاى ادارى و مشخصات ظاهرى آنها و توصيهٔ آن به کليهٔ واحدهاى وزارتخانه‌.


- ايجاد و نظارت بر سيستم پيگيرى مکاتبات از طريق واحدهاى مربوط و پيگيرى و کسب اطلاع از جريان و نتيجهٔ کارهاى ارجاعى مقام وزارت به مسئولين مربوطه تا حصول نتيجهٔ نهائى.


- تهيهٔ طرح و ايجاد و نظارت بر اجراء برنامه ”مديريت فرم“ شامل جمع‌آورى - طبقه‌بندي، ترکيب، حذف و متحدالشکل ساختن فرم‌هاى مورد عمل و نظارت بر تهيه و تکثير فرم‌ها به‌منظور جلوگيرى از تهيهٔ فرم‌هاى غير استاندارد، تکرارى يا غير لازم.


- تهيه و تدوين ضوابط و معيارهاى تنظيم و نگارش دستورالعمل و توصيهٔ آن به واحدهاى مربوط.


- ارسال پيشنهادهاى مطروحه کميسيون‌هاى مختلف هيئت دولت به معاونت‌ها و واحدهاى ذيربط حسب دستور وزير و جمع‌بندى و عنداللزوم بررسى کارشناسى نهائى پاسخ‌هاى واصله و ارسال آنها به کميسون‌هاى مزبور.


- ايجاد هماهنگى و ارتباط موثر ميان شوراى معاونان، کميسيون‌هاى شوراى معاونين با مقام وزارت.


- تهيه و تنظيم پيش‌نويس نامه‌هاى مرجوعه از جانب مقام وزارت.


- نظارت بر حسن جريان و تسريع در اقدام نسبت به امور مرجوعه به حوزهٔ وزارتى.


- ابلاغ مصوبات هيئت وزيران، مجلس شوراى‌اسلامي، شوراى‌عالى انقلاب فرهنگي، شوراى معاونان وزارت مطابق ضوابط و مقررات.


- برنامه‌ريزي، هماهنگى و سرپرستى ستاد اجرائى سمينار رؤساى دانشگاه‌ها و پيگيرى مصوبات سمينار تا حصول نتيجهٔ نهائى و ارائهٔ گزارش عملکرد به مقام وزرات.


- تهيه و تدوين بخشنامه‌ها و آئين‌نامه‌هاى وزارتى و ابلاغ آنها به واحدهاى ذيربط.


- ثبت و توزيع کليهٔ نامه‌هاى وارده و صادرهٔ وزارتخانه.


- انجام امور تحريرات و مکاتبات و نگاهدارى سوابق آنها.


- ترجمهٔ نامه‌ها، مدارک به زبان‌هاى فارسى و خارجى.

زيرگروه‌ها

ادارهٔ دبيرخانه دفتر وزارتى

- دريافت، ثبت و توزيع کليهٔ مکاتبات وارده به وزارتخانه و صادره از وزارتخانه.


- انجام امور تحريرات و مکاتبات و نگاهدارى سوابق آنها.


- تکثير نامه‌ها، بخشنامه‌ها، فرم‌ها و جداول برحسب نياز.