متداول‌ترين تقسيم‌بندى در سيستم‌ها، عبارت است از تقسيم سيستم‌ها به دو گروه: سيستم‌هاى بسته و سيستم‌هاى باز. سيستم‌هاى بسته، سيستم‌هائى هستند که با محيط خود هيچ‌گونه رابطه مبادلاتى (تبادل ماده و انرژي) نداشته باشند.


سيستم‌هاى باز عبارتند از سيستم‌هائى که با محيط پيرامون خود داراى ارتباط هستند و جريان مبادله انرژى بين سيستم و محيط برقرار مى‌باشد. از آنجائى که عناصر تشکيل‌‌دهنده سيستم‌ها مدام در حال تغيير و دگرگونى بوده و محيط اطراف سيستم نيز در حال تغيير و تحول است لذا با برقرارى ارتباط سيستم‌هاى باز با محيط اطراف و انجام مبادلات لازم، سيستم به‌نوعى تعادل دست مى‌يابد. اين حالت تعادل در سيستم‌هاى بسته تعادل ساکن (يا استاتيکي) گفته مى‌شود و در سيستم‌هاى باز تعادل پويا (يا ديناميکي) مى‌خوانند.


در يک ديد کلى به سيستم مى‌توان آن را به‌صورت نمودار ساده ذيل نمايش داد:



همان‌طورى که در نمودار فوق ملاحظه مى‌شود يک سيستم به‌طور کلى مى‌تواند از چهار عنصر يا عامل تشکيل گردد. درون‌داد مجموعه مواد و انرژى است که به درون سيستم منتقل مى‌شوند. با توجه به ويژگى‌هاى سيستم‌هاى گوناگون اين درون‌دادها در فرآيند داخلى سيستم مورد تجزيه و تحليل قرار مى‌گيرند و با تغيير و تبديلاتى به‌صورت ماحصل و نتيجه سيستم (يعنى برون‌داد) از سيستم خارج مى‌شوند. ارزشيابى عملکرد سيستم و نتايج حاصله از آن به‌صورت بازداد (يا بازخورد) به سيستم تزريق شده و باز پس‌ داده مى‌شود.


در سيستم‌هاى باز که با محيط‌هاى پيرامون در ارتباط هستند باخورد سيستم در حقيقت عکس‌العمل سيستم‌هاى ديگر در برابر برون‌داد سيستم و کل سيستم به حساب مى‌آيد و به‌صورت مکانيزم کنترل عملکرد سيستم عمل مى‌نمايد. در اين حالت مکانيزم بازخورد (فيدبک) سيستم، اثرات متقابل سيستم باز موردنظر و ساير سيستم‌هاى محيط اطراف آن را تنظيم و کنترل مى‌نمايد و مجدداً نتايج را به‌صورت برون‌داد جديد به سيستم وارد مى‌نمايد.


باخورد سيستم‌هاى باز، عمل تعادل و تداوم سيستم است. در سيستم‌هاى پيچيده زيستى و اجتماعي، مکانيزم بازخورد و سيستم کنترل نيز از پيچيدگى و گستردگى خاصى برخوردار هستند.


در سيستم‌هاى باز (مادي) مبادلات با پيرامون به‌صورت تبادل ماده و انرژى صورت مى‌گيرد، اما در سيستم‌هاى باز پيچيده‌تر (مثل ارگانيسم‌هاى زنده و جوامع انساني) علاوه بر مبادلات (ماده و انرژي) با محيط پيرامون، تبادل ”اطلاعات“ نيز با سيستم‌هاى اطراف انجام مى‌پذيرد.


عامل اطلاعات در سيستم‌هاى باز (نظير سازمان‌هاى اجتماعي)، وحدت و کنترل عملکرد که در نتيجه خصلت هدفمندى به سيستم مى‌دهد را پديد مى‌آورد. در اين‌گونه سيستم‌ها با استفاده از مکانيزم کنترل (که بر پايه اطلاعات شکل مى‌گيرد) و در رابطه با شرايط محيطي، رفتارى منطقى و اصولى از سيستم سر مى‌زند.


اطلاعات (در سيستم‌هاى باززنده) نوعى آنتروپى منفى به حساب مى‌آيد. آنتروپى قانون حاکم بر سيستم‌هاى مختلف مى‌باشد که به دليل عدم ارتباط سيستم‌ها بسته با محيط اطراف، آنها را به سمت بى‌نظمي، کهولت و از هم پاشيدگى سوق مى‌دهد.


در سيستم‌هاى باز مادى (به دليل تبادل ماده و انرژي) با محيط اطراف و در سيستم‌هاى باززنده، نظير ارگانيسم‌هاى زنده و جوامع انسانى (به‌دليل قدرت تبادل ماده و انرژى و به‌ويژه مبادله اطلاعات) با سيستم‌هاى پيرامون آنتروپى منفى ايجاد مى‌شود و از تلاشى سيستم‌هاى باز جلوگيرى مى‌گردد.


در حقيقت انهدام مکانيزم‌هاى اطلاعاتي، به‌معناى افزايش آنتروپى در سيستم است. در سيستم‌هاى باز (نظير سازمان‌هاى اجتماعي) با تبادل اطلاعات و تحققق عوامل کنترل‌کننده، کليت و نظام وجود خود را با محيط پيرامون هماهنگ مى‌کند و با تغييرات و تعديلات لازم از لابلاى مشکلات عديده به پيش مى‌رود و تعادل و بقاء خود را در مقابل عوامل منهدم‌کننده تضمين مى‌نمايد.


به‌منظور مطالعه گسترده‌تر در زمينه تئورى سيستم‌ها همچنين مى‌توان به کتاب اصول و مبانى مديريت، تأليف دکتر عبدالله جاسبي، انتشارات دانشگاه آزاد اسلامي، فصل سوم مراجعه کرد.