آموزش مؤثر کارکنان به‌منظور اطمينان از اينکه مجموعه براى بيشترين استفاده مجدد، حفاظت و مديريت درست مى‌شود، حائز اهميت است.


مسلماً جذب افراد علاقمند به رسانه‌هاى ديدارى و همچنين متخصص در دانش موضوعى جائى که مقتضى است، يک امتياز است. در اغلب کتابخانه‌ها و آرشيوها، هم چنانکه آگاهى درست از نيازهاى استفاده‌کنندگان براى موفقيت در خدماتى که تأمين مى‌شود ضرورى است، مکانيسمى که تغيير نيازها را به‌هنگام کند نيز لازم است. يکى از راه‌هاى نيل به آن، سازماندهى کارکنان به نحوى است که بخشى از وقت خود را براى پاسخ‌گوئى به پرسش‌ها و تأمين اطلاعات و مواد و بخشى ديگر را براى فهرست‌نويسى مواد صرف نمايند.


اين دو فعاليت نيازمند مهارت‌ها و قابليت‌هاى بسيار مختلف است. ولى اگر بتوان کارکنانى جذب کرد که براى انجام هر دو انعطاف‌پذيرى کافى داشته باشند، فوايد واقعى دربر خواهد داشت. فهرست‌هاى توليد شده منعکس‌کننده آگاهى از احتياجات استفاده‌کنندگان، که در نتيجه سر و کار داشتن با پرسش‌ها کسب شده است، خواهد بود و کارکنان خواهند توانست از فهرست‌ها به‌دليل تجربه شخصى خود در ايجاد آنها، به نحو مؤثرترى استفاده نمايند. اشکال کار اين است که کارکنان با تغيير واحد خود محتاج آموزش مجدد و منظم خواهند بود و براى کنترل صحت و انسجام کار خود به تلاش بيشترى نياز خواهد بود.


براى اطمينان از اينکه رسانه‌ها صدمه نمى‌بينند، لازم است به کارکنان چگونگى کار درست با آنها به خوبى آموزش داده شود. همچنين بايد بياموزند که چگونه مؤلفه‌ها و فرمت‌ها را تشخيص دهند و تفاوت‌ها و نکته‌ها را براى پرسش‌کنندگان شرح دهند.


کارکنان بايد کاملاً از مباحث حق پديدآورنده مطلع باشند، تا در وهلهٔ نخست بتوانند به استفاده‌کنندگان کمک کنند، و در ثانى مراقبت کنند که کتابخانه يا آرشيو درگير منازعات حقوقى بالقوه پرخرج، وقتى‌که اثر بدون مجوز استفاده شده است، نشود.


حوزه ضرورى ديگر در آموزش کارکنان، فهرست‌نويسى و مستندسازى است. اجراء خط‌مشى که مورد قبول استفاده‌کنندگان قرار گرفته است، به‌منظور حصول اطمينان از اينکه فهرست‌نويسى و نمايه‌سازى با مناسب‌ترين و کم‌هزينه‌ترين روش انجام مى‌گيرد، حائز اهميت است، و به همان ميزان انتقال اين خط‌مشى به کارکنانى که فرآيند فهرست‌نويسى را انجام مى‌دهند، حياتى است. به‌رغم آموزش مناسب، پيدايش تناقض در فهرست‌ها اجتناب‌ناپذير خواهد بود، همچنان که از اشتباهات درون‌دادى گريزى نيست، ولى با آموزش مؤثر و منظم اين مسائل به حداقل خواهد رسيد.