در بسيارى از موارد، آرشيوها بيشتر نگران امنيت موجودى‌هاى خود هستند تا اطلاعاتى که در مستندسازى مواد به‌کار رفته است، ولى محدوديت استفاده مجدد، به‌دليل حق پديدآورنده يا ساير محدوديت‌ها بايد به حساب آورده شود. آگاهى از اينکه ممکن است مقوله‌هائى از اطلاعات حساس باشد، و يا چنانچه خود اطلاعات حساس نباشد، احتمالاً در زمان‌بندى انتشار آن يا گروه استفاده‌کننده نهائى آن، محدوديت‌هائى وجود داشته باشد، حائز اهميت است.

حفاظت داده‌ها

نخستين حوزه‌اى که بايد مورد توجه قرار گيرد آن است که چه چيزى به حفاظت داده‌ها مربوط مى‌شود. مثلاً در انگلستان هر اطلاعى مربوط به افراد بايد براساس قانون حفاظت داده‌ها (Data Protection Act) اعلام و ثبت شود، تا به هر کس اجازه ديدن اطلاعات مربوط به خود او داده شود. اين قانون هر نوع از داده‌هاى فهرست‌نويسى را شامل مى‌گردد و براى مواد ديدارى شنيدارى هم به‌مانند متون به‌کار مى‌رود.

اطلاعات حسّاس

جنبه ديگر امنيت اطلاعات به هر داده‌اى که مى‌تواند حساس يا محرمانه تلقى شود، مربوط مى‌گردد. آرشيو در برابر حفاظت اطلاعات از دست‌يابى استفاده‌کنندگان به اطلاعاتى که قانوناً محدود گرديده است مسؤوليت دارد. اين محدوديت شايد در نتيجه يک مورد دادگاهى در دست اقدام يا استفاده از ماده خارج از جايگاه آن باشد که مى‌تواند موجب شکايت يا اقدام قانونى فردى که معتقد است از مواد نابجا استفاده شده است گردد. در جائى که براى نشان دادن يک مضمون از تصاوير در فيلم يا ويديوئى ديگر استفاده مى‌شود، بايد مراقبت به‌ عمل آورد تا بريده فيلمى که افراد را نشان مى‌دهد به‌کار نرود و اسامى افراد در هر جا لازم است حذف شود.


اين امر به‌خصوص در مورد مباحث کيفرى يا پزشکى حائز اهميت است.

دسترسى روزآمد / فقط خواندن (Read-Only Access)

در مورد حفاظت از صحت و ثبات فهرست‌ها، اطمينان از اينکه استفاده‌کنندگان به هيچ وجه امکان حک و اصلاح يا روزآمد کردن سرشناسه‌ها را ندارند، حتيٰ اگر اشتباهاتى در آنها بيابند يا معتقد باشند که اشتباهى يافته‌اند، حائز اهميت است. بايد مکانيسمى مناسب وجود داشته باشد که به استفاده‌کنندگان دسترسى فقط خواندن بدهد. اين مشکل وقتى‌که از فهرست‌هاى برگه‌اى استفاده مى‌شود بسيار جدّى است، زيرا که استفاده‌کنندگان به راحتى مى‌تواند هنگام مرور کارت‌ها، اطلاعاتى روى داده‌هاى قبلى بنويسد يا اطلاعات بيشترى اضافه کند که لازم است از اين عمل فعالانه ممانعت به عمل آورد. مثلاً ممکن است شرايطى پيش آيد که در مدت جستجو، استفاده‌کننده براى کمک به حافظه خود شماره‌هاى دست‌يابى را روى کارت فهرست‌نويسى يادداشت کند. به موقع خود امکان دارد آن ماده به فرمت ديگرى انتقال يابد و مجدداً شماره‌گذارى شود، در نتيجه کارت فهرست‌نويسى حاوى اطلاعاتى خواهد شد که يا به هيچ ماده فيزيکى مربوط نمى‌شود، و يا اگر از شماره‌ دست‌يابى استفاده مجدد به عمل آمده باشد، شماره مربوط به مادهٔ کاملاً متفاوتى است.