علاوه بر تعيين اطلاعات مناسبى که در مستندسازى مواد لازم است، مباحث کنترل کيفيت نيز بايد مورد توجه قرار گيرد. از آنجا که اطلاعات فهرست‌نويسى تنها را مکان‌يابى مؤثر مواد در مجموعه است، ضرورى است براى داده‌هائى که ارائه مى‌شود رويه‌اى پذيرفته شده با ميزان بالائى از دقت و تداوم به‌کار گرفته شود، در غير اين صورت ارزش و اثربخشى اطلاعات به‌صورت چشمگيرى کاهش مى‌يابد.


هنگامى‌که از پايگاه اطلاعاتى براى فهرست‌نويسى و نمايه‌سازى استفاده مى‌شود، بايد هر کجا که امکان‌پذير است اعتبار بخشى به‌صورت وصل خط (On-Line Validation) ايجاد شود. داشتن درون‌داد فهرست‌نويسان با استفاده از فايل‌هاى مستند از پيش تعريف شده به شکل فهرست‌هاى گلچين (Pick-Lists) مفيد است. به علاوه، براى سيستم بايد امکان کنترل هر افزوده جديدى به فايل‌هاى مستند و هشدار هر تکرار بالقوه وجود داشته باشد.