هنگامى‌که استفاده‌کنندگان تلاش مى‌کنند سکانس‌هاى خاصى از فيلم يا ويديو را مکان‌يابى کنند، داشتن زمان‌بندى‌هاى درونى که نشان‌‌دهندهٔ نقاط شروع و خاتمه نماها باشد بسيار مفيد است، و در اين قسمت لازم است زمان‌بندى‌ها درست براساس دقيق‌ترين ثانيه باشد، در غير اين صورت استفاده‌کننده نماى موردنظر را پيدا نخواهد کرد.


تدارک اين اطلاعات مى‌تواند بخش بسيار وقت‌گير فرآيند فهرست‌نويسى باشد، بنابراين لازم است تصميم گرفته شود که آيا استفاده‌کنندگان وقت دارند مواد را مرور کنند تا نماهائى که مى‌خواهند بيابند. اگر جواب مثبت است يا مواد نسبتاً کوتاه هستند (مثلاً کمتر از ۵ دقيقه) پس ممکن است نيازى به زمان‌بندى نباشد.


به هر حال، اگر نياز به دسترسى سريع به سکانس‌هاى خاصى است، بنابراين بايد زمان‌بندى نماها تهيه شود. براى آنکه %۱۰۰ دقت و جامعيت حاصل شود، بايد هر نما فهرست و زمان‌بندى شود، ولى در عمل بسيارى از آرشيوها اين سياست را اتخاذ مى‌کنند که صرفاً نماهائى که احتمال دارد به ميزان بالائى جستجو شوند نياز به توصيف و زمان‌بندى تفصيلى داشته باشند. روال عادى براى سکانس‌هائى که يک موضوع را دربر مى‌گيرند، دسته‌بندى و زمان‌بندى آنها با هم است، مثلاً نماهاى مختلفى از تراکتور در حال شخم زدن مزرعه (۳۵/۱۶ - ۲۴/۱۴). همچنين، امکان دارد اتخاذ اين سياست مفيد باشد که نماهاى کمتر از ۱۰ ثانيه نيازى به فهرست شدن نداشته باشند، مگر آنکه فوق‌العاده کمياب يا ارزشمند باشند.

کد زمانى (Time Code)

بعضى از مواد امکان دارد کد زمانى ضبط که شيوه مفيدى براى يافتن نکات خاص در نوار است، داشته باشند. کد زمانى مى‌تواند به دو روش به‌کار رود. در دفاتر پخش برنامه اغلب به اين صورت است که رويدادهاى زنده با کد زمانى روز ضبط مى‌شود، به اين معنى که اگر ضبط حادثه در ساعت ۲ بعد از ظهر شروع شود، کد زمانى در ۱۴:۰۰:۰۰ شروع خواهد شد، يعنى از گردش زمانى ۲۴ ساعته استفاده مى‌شود و ساعت‌ها، دقيقه‌ها و ثانيه‌ها را اندازه‌گيرى مى‌کنند. در موارد ديگر از کد زمانى تصادفى استفاده مى‌شود، مثلاً از ساعت ۱۰:۰۰:۰۰ شروع مى‌شود که ساعت ۱۰ اهميت خاصى ندارد غير از اين که شروع کار را نشان مى‌دهد.

زمان‌بندى اجزاء يا بخش‌ها

به‌طور کلى زمان‌بندى‌ها بايد از ۰۰ ثانيه ۰۰ دقيقه با اولين قاب يا تصوير ماده شروع شود و حاوى عنوان سکانس‌ها باشد. اما گزينه ديگر براى موادى که سبک مجله را دارند و متشکل از چند بخش در زمينه‌هاى مختلف هستند، آن است که هر بخش جداگانه زمان‌بندى شود. اگر در اين روش بخش‌ها از جهت فيزيکى روى حلقه‌‌هاى جداگانه ضبط شوند، مفيدتر خواهد بود. ولى ممکن است چندين بخش روى يک فيلم يا نوار باشند، که در اين مورد زمان‌بندى از شروع نخستين بخش بهتر خواهد بود.