فرمت

به‌دليل انواع فرمت‌هاى فيزيکي، استفاده از فرمت به‌عنوان يک عنصر داده‌اى حائز اهميت است. در هنگام جستجو، استفاده‌کننده مى‌تواند به وضوح ببيند که مواد انتخابى او مثلاً روى ترانس پرنسى ۳۵ ميلى‌متري، همچنين فايل ديجيتالى ‌JPEG، يا فيلم ۱۶ ميلى‌مترى با نسخه نمايشى VHS وجود دارد.

مؤلفه‌ها (Components)

يکى ديگر از عناصر مهم در مستندسازى رسانه‌ها تشخيص درست هر يک از مؤلفه‌ها است، که هميشه چندان ساده نيست. يک حلقه فيلم يا کاست ويديوئى بدون برچسب، مى‌تواند هر ماده‌اى از بريده فيلم خام تدوين نشده گرفته تا ماده‌اى تدوين شده باشد. حتيٰ يک فايل ديجيتالى ناشناخته مى‌تواند مسائل بيشترى به‌وجود آورد.


دو راه اصلى براى شناسائى مواد وجود دارد. يک راه آن است که از جهت فيزيکى امتحان شود، که در اين صورت اگر ماده بخشى از يک مجموعه بزرگ باشد امکان دارد اين روش وقت‌گير شود و ممکن است براى انجام آن به تخصص نياز باشد، چنانچه مثلاً ميکس يک لبه صوتى نهائى بايد از ميکس ديگر متمايز گردد. راه ديگر آن است که مواد همان‌طور که ايجاد شده است، ثبت و مستند شوند. اين روش به مراتب بهترين است، چون احتمالاً توسط خالق ماده انجام خواهد شد. بسته به سازمان، اين امر هميشه صورت نمى‌گيرد.

تخصيص شاخص واحد - شيوه الفبايى يا عددى

اگرچه ممکن است استفاده از شيوهٔ الفبايى براى فايل مواد ديدارى جذاب باشد، ولى الزاماً بهترين گزينه نيست. تنظيم براساس الفباى عنوان، اسامى يا موضوع، صرفاً هنگام‌که مجموعه به حد کافى قابل اداره براى مرور باشد مثلاً در يک مجموعه عکس، توصيه مى‌شود.


فهرست‌نويسى بهترين راه پرداختن به شيوهٔ الفبايى است، زيرا ارجاع متقابل هر جا که لازم باشد مى‌توان استفاده کرد. در اين روش اگر دو عنوان مربوط به يک ويديو باشند (عنوان فروست و عنوان فرعي) آنها را مى‌توان به يکديگر مربوط کرد. اگر شخص به‌نامى اسم خود را تغيير دهد (مثلاً هرولد مک‌ميلان (Harold Macmillan) بشود لرد استاکتون (Lord Stockton))، آن‌گاه مى‌توان ارجاعى در فهرست گذاشت. چنانچه ويديوئى در مورد پروانه‌ها و شب‌پره‌ها است، نيازى به بحث در مورد اينکه زير ”پ“ يا ”ش“ فايل شود وجود ندارد، چون هر دو رويکرد را در فهرست موضوعى مى‌‌توان يافت.


در کار با مجموعه‌هاى بزرگ، جايى که براى مرور به فهرست‌ها نياز است، تخصيص شماره دست‌يابى واحد به هر يک از مؤلفه‌ها، رويکرد خيلى بهترى براى بايگانى موجودى‌ها است.

شماره دست‌يابى

هنگام مستندسازى مواد ديدارى شنيدارى بهتر است که شماره‌گذارى مواد فيزيکى صرفاً به‌منظور قرار گرفتن مواد روى قفسه انجام شود، و بهترين روش دست‌يابى به مواد استفاده‌ از ترتيب شماره‌هاى متوالى ساده است. علاوه بر اجتناب از نقاط رشد بيش از حد (همان‌گونه که در مبحث تنظيم قفسه توضيح داده شد)، اين روش به معنى آن است که اگر بررسى مرتبى از مواد صورت گيرد که منجر به خارج شدن برخى از مواد از مجموعه شود، از شماره‌هاى دست‌يابى آنها مى‌توان براى مواد تازه تهيه شده مجدداً استفاده کرد. اين عمل استفاده از حداکثر فضا و پرهيز از فاصله‌هاى گيج‌کننده در تسلسل عددى را ممکن مى‌سازد.


شايد داشتن بيش از يک توالى عددي، به‌دليل بازده فضاى حاصل از نگهدارى موادى که داراى يک فرمت هستند در کنار هم (تمام فيلم‌هاى ۳۵ ميلى‌مترى با هم، تمام کاست‌هاى VHS با هم و غيره)، مناسب باشد، ولى در ساده‌ترين شکل آن، به نخستين اثر شماره ۰۰۰۰۰۰۱ و به ميليونيمين، شماره ۱۰۰۰۰۰۰ اختصاص داده مى‌شود.


براى مجموعه‌هائى با انواع فرمت‌ها، مى‌توان توالى‌هاى عددى را همراه با پيشوند الفبايى براى هر فرمت ايجاد کرد. اين عمل به معناى آن است که مى‌توان رشته کوتاه‌ترى از اعداد را به‌کار برد. يعنى به جاى آنکه يک ترتيب متوالى مثلاً از ۰۰۰۰۰۰۱ تا ۹۹۹۹۹۹ داشته باشيم، بهتر است رديف‌هائى داشته باشيم که مثلاً با ۰۰۰۱ الف براى مواد ۳۵ ميلى‌متري، ۰۰۰۱ ب براى نوار ويديوئى دى ۳ و غيره شروع شود.

فايل‌هاى ديجيتالى

در هنگام دست‌يابى به فايل‌هاى ديجيتالي، پسوندهائى مانند Moving Picture Expert Group) mpg) يا (Joint Photographic Expert Group) jpg براى متمايز کردن فرمت‌هاى مختلف به‌کار مى‌رود. اغلب از اسامى الفبايي، مانند ”jpg آتشفشان“، براى هر فايل استفاده مى‌شود، ولى اين عمل ممکن است در مجموعه‌هاى بزرگ گمراه‌کننده يا ابهام‌ برانگيز باشد. اين اسامى جانشين يک فهرست موضوعى خوب نيستند. بنابراين مانند مواد آنالوگ، بهتر است براى پرهيز از تکرار، سلسله اعداد به‌کار گرفته شود.


در آرشيوهاى عکس، جايى که امکان دسترسى وصل - خط به عکس‌هاى ديجيتالى وجود دارد، معمولاً اسامى فايل‌ها براى پرسش‌کننده نامرئى است. اين امر صرفاً مسئله جستجوى فهرست‌ها است و پس از آن تصاوير با تک‌تک يا به‌صورت جعبه نور (Light-Box) نمايش داده مى‌شوند.

ساير فيلدهاى داده‌اى

امکان دارد ايجاد فيلدهاى داده‌اى براى اطلاعاتى مانند نشانه قفسه، برچسب‌ها، نشانه‌هاى کارگزاران، فهرست‌نويسان، يادداشت‌هاى دسترس‌پذيرى و غيره که مى‌تواند براى مستندسازها يا فهرست‌نويسان، به‌عنوان اطلاعات زمينه به‌کار رود، در جاى خود مفيد واقع شود.

مشخصات فنّى

در فهرست‌نويسى تصاوير متحرک ممکن است مستندسازى ساختار فيزيکى مواد مهم باشد، زيرا که در تأمين ديد کلى نسبت به چگونگى ساخت مواد، به‌خصوص اگر پيچيده و شامل انواع منابع باشد، ارزشمند است. اين داده‌ها را مى‌توان به سادگى به‌صورت عباراتى مانند ”نماى خاص فيلم ۱۶ ميلى‌مترى مصاحبه‌ها و صحنه واقعي، با حق پديد‌آورنده مواد پيشين ميان نماهاى نوار ويديوئي، تصاوير و نمودارها“ بيان کرد. از اين طريق استفاده‌کننده مى‌تواند دريابد که آيا کل ماده تقريباً همان چيزى است که او مى‌خواهد يا نه. به‌دليل تفاوت‌هاى تصويرى که بين ضبط فيلم و نوار ويديوئى وجود دارد، اگر در اين فيلد داده‌اى يا فهرست‌نويسى توصيفي، نشان داده شود که کدام عناصر روى کدام فرمت ضبط شده است، به‌طورى‌که استفاده‌کننده در مرحله مرور شناسه‌هاى فهرست‌نويسى بتواند مواد را انتخاب يا رد کند، مفيد خواهد بود.

پيوند داده‌هاى موجودى‌ها و فهرست‌نويسى موضوعى

داده‌هاى موجودى‌ها جدا از اطلاعات فهرست‌نويسى موضوعى نگهدارى شود، به برخى روش‌هاى پيوند بين اين دو، براى استفاده‌کنندگانى که مى‌خواهند ماده را به امانت بگيرند، نياز است. به‌دليل وجود ابهام‌هاى بالقوه در استفاده از عنوان يا تاريخ، ساده‌ترين راه انجام آن استفاده از شماره پيوند واحد براى هر يک از مواد است. براى اين منظور اگر يک فيلد داده‌اى به اطلاعات موجودى‌ها و شناسه فهرست‌نويسى موضوعى افزوده شود، يک شماره پيوند را مى‌توان به هر کدام اضافه کرد و آن را براى پيدا کردن کليه اطلاعات مربوط به يک ويديو يا فيلم جستجو نمود.