نمايه‌سازى توسط انسان

گزينش ديگر در مقابل نمايه‌سازى خودکار متن، استفاده از افراد نمايه‌ساز براى تخصيص کليدواژه‌هاى موضوعى يا نوعى از رده‌بندى موضوعى است. شايد بتوان از وجود طرح‌هاى رده‌بندى يا اصطلاح‌نامه‌هاى چاپى مانند سرعنوان‌هاى موضوعى پزشکى (Medical Subject Headings (MESH) استفاده کرد و يا براى استفاده تغييراتى در آنها داد. طرح‌هاى رده‌بندى عمومى که کليه موضوع‌ها را دربر مى‌گيرند، مانند ديو يى يا يو.دي.سي. (UDC) نيز به‌عنوان پايه مى‌توانند مفيد باشند، ولى امکان دارد کليه مفاهيمى که مورد نياز نمايه‌سازى تصاوير است مانند حرکت دوربين (چرخش افقي، زوم‌ها و غيره) يا ابعاد نماها (نماهاى نزديک (Close Up)، نماهاى هوائى و غيره) را نپوشانند. در نهايت، هر مجموعه‌اى از کليدواژه‌ها يا واژگان رده‌بندى بايد بر مبناى مفاهيم به‌دست آمده از موادى که نمايه مى‌شوند انتخاب گردند.


بسته به اندازه فعلى و ميزان رشد احتمالى مجموعه، سرعت دست‌يابى مورد نياز و ميزان اخص بودن پرسش‌ها، نمايه‌سازى مى‌تواند کم و بيش پيچيده باشد. نکته مهم آن است که در صورت استفاده از افراد نمايه‌ساز، مى‌توان در هر مرحله‌اى تصميم قطعى گرفت که آيا موضوع مشخصى در رسانه نمايه بشود يا نه. اين امر بدان معنا است که در نمايه‌سازى بايد هميشه ارتباط موضوعى برقرار باشد و از خطر بازيابى مواد ناخواسته بکاهد. نمايه‌سازان مى‌توانند با کسب تجربه شخصى از طريق پاسخ‌گوئى به ارباب‌رجوع آموزش مطلوب ببنند تا کار آنها را با نيازهاى استفاده‌کنندگان متناسب نمايند. آگاهى از آنچه پرسش‌کننده مى‌خواهد، و توانائى ارزيابى چگونگى استفاده از مواد در آينده، براى ايجاد فهرست‌هاى خوب حياتى است. ارضاء کليه تقاضاهاى بالقوه غيرممکن است، ولى نمايه‌ساز باتجربه مى‌تواند از طريق به حداکثر رساندن توان بالقوه پژوهش و استفاده مجدد در يک مجموعه، سهم ارزنده‌اى در مديريت آرشيو ايفا کند.

نمايه‌سازى خودکار

نخستين انتخاب آن است که به نظام‌هاى نمايه‌سازى خودکار مانند جستجوى آزاد متن که از منطق بول (و/يا/نه/نزديک و غيره) پيروى مى‌کنند يا نظام‌هائى که از روش‌هاى تحليل آمارى استفاده مى‌کنند مانند رتبه‌بندى وابستگى (Relevance Ranking) اتکا کنيم. امتياز عمده اين روش آن است که نيروى انسانى مختصري، چنانچه نياز باشد، درگير خواهد شد که به معنى صرفه‌جوئى در وقت و هزينه است. جستجوى آزاد متن براى فيلدهاى داده‌اى مشخص مانند عنوان - وقتى‌که پرسش‌‌کننده يک جفت واژه و نه عبارت دقيقى از عنوان را فرا بخواند (Recall) - ويژگى سودمندى خواهد بود.


معايب آن، به‌خصوص در مورد نمايه‌‌سازى مواد ديداري، عدم وضوح، دقت و ارتباط است. اين ويژگى ممکن است براى جستجوى واژه‌اى هنگامى‌که به‌دنبال اطلاعات در منابع چاپى مانند کتاب يا پى‌آيند هستيم رضايت‌بخش باشد، زيرا اين راه به فراخوانى مقدار زيادى اطلاعات که بعداً مى‌توان مرور کرد منجر مى‌شود. چنانچه خواننده به‌دنبال اطلاعات درباره موضوع خاصى باشد و بپذيرد که همه چيز را نخواهد يافت و يا بعضى اطلاعات بى‌ارتباط يا غيردقيق خواهند بود، آن‌ وقت موتورهاى جستجوى آزاد متن ممکن است همانى باشد که مورد نياز است.


به هر حال در مورد مواد ديدارى که براى يافتن قسمت خاصى از بريده فيلم به دستگاه‌هاى تماشا براى مرور و زمان - حتيٰ با وجود استفاده از قرقره ”تندپيش‌بر“ (Fastforward) - نياز است، امکان دارد براى استفاده‌کننده لزوم مرور مجموعه‌اى از فيلم، ويديو يا عکس‌هاى ديجيتالى فقط براى اينکه دريابد مواد انتخاب شده نامناسب هستند، نامعقول به‌نظر برسد. براى يافتن بريده فيلم‌هاى بيشتر، فهرست‌ها بايد دوباره با استفاده از واژه‌ها يا عبارت‌هاى ديگر جستجو شوند. ممکن است لازم باشد دستگاه‌هاى تماشا مجدداً به‌کار گرفته شوند، و امکان دارد براى بازيابى فيلم يا ويديو از محل ذخيره آنها وقت و پول صرف شود.