در صورت استفاده از افراد نمايه‌ساز، بايد تصميماتى در مورد اينکه موضوع‌هاى ساده يا پيچيده نمايه شوند، اتخاذ گردد.


اگر نياز به پيدا کردن موضوع‌هاى کلى در مجموعه‌اى کوچک است، مى‌توان کليدواژه‌هاى ساده را به‌صورت مجزا از هم اختصاص داد. مثلاً در مجموع‌اى از مواد ورزشي، مى‌توان کليدواژه‌هائى مانند ”ورزشکاران“، ”بيس‌بال“، و ”ورزش‌هاى موتورى (Motor Sport)“ را به‌کار برد.


به هر حال، اگر لازم است از طريق نمايه‌سازى موضوع‌هاى پيچيده يا سکانس‌هاى خاص را به سرعت از ميان فهرست‌ نماها بيابيد، بايد موضوع‌ها در مرحلهٔ نمايه‌سازى ترکيب شوند و نمايه‌سازان در مورد نظم مرجح (Preferred Order) (نظم استنادي) (Citation Order) واژه‌ها نظام‌مند عمل کنند. مى‌توان تصميم گرفت نظم استنادى کليدواژه‌ها در مثالى گرفته شده از روابط صنعتى چنين باشد:


اعتصابات / نوع کارگران / محل


به جاى


اعتصابات / محل / نوع کارگران


يا هرگونه ترکيب ديگر. نتيجه چنين خواهد بود که مثلاً همهٔ بريده فيلم‌هاى اعتصابات کارگران بهداشت يا اعتصابات کارگران حمل و نقل در کنار هم فايل مى‌شوند، به جاى آنکه کليه اعتصابات تحت محل يا ترکيبى از اين دو گزينه قرار گيرند.


لازم به ذکر است که در نمايه‌‌سازى موضوع‌هاى پيچيده استفاده‌کننده بايد بتواند موضوع‌هاى جداگانه را در يک منبع جستجو نمايد. بسته به نظامى که به‌کار مى‌رود، همانند پيروى از نظم استنادي، ممکن است لازم باشد همراه با موضع‌هائى که در ابتدا استناد مى‌شود، شناسه افزوده تهيه گردد، به‌طورى‌که بتوان آنها را جستجو نمود. به‌عنوان مثال، عکسى از توريست‌ها در سواحل يونان به‌صورت زير نمايه‌سازى مى‌شود:


سواحل / يونان / توريست‌ها


يونان / سواحل / توريست‌ها


توريست‌ها / سواحل / يونان


اين روش نمايه‌سازى وقت‌گير است و در صورتى که نظام امکان جستجوى موضوع‌ها در هر جاى منبع را براى استفاده‌کنندگان فراهم آورد، مى‌توان از آن پرهيز کرد، اگرچه امکان مرور فهرستى از منابع موضوعى براى استفاده‌کنندگان امتيازاتى به همراه دارد مانند:


توريست‌ها / سواحل / يونان


توريست‌ها / سواحل / اسپانيا


توريست‌ها / سواحل / فرانسه