يکى از پيچيده‌ترين نوع فراداده که بايد به نحوى کارا مستند شود، اطلاعات فهرست‌نويسى موضوعى يعنى توصيف محتواى تدوينى مواد و نمايه‌سازى است که استفاده‌کنندگان را قادر به يافتن مواد مى‌نمايد.


تصاوير، هم متحرک و هم ساکن، به روش‌هاى مختلف و اغلب بسيار خارج از زمينه‌اى که براى آن خلق شدند مورد استفاده قرار مى‌گيرند. براى به حداکثر رساندن قابليت استفاده از مجموعه ديداري، مديريت صحيح فهرست‌نويسى موضوعى حائز اهميت است. اگر فهرست‌نويسى با جزئيات کافى انجام نشود، مواد باارزش در قفسه‌هاى آرشيو باقى خواهند ماند و هرگز بازيابى نمى‌شوند. اگر مواد با جزئيات بيش از حد فهرست‌نويسى شوند، هزينه بالا کاربرد را توجيه نخواهد کرد.


يکى از نکات مهم دربارهٔ فهرست‌نويسى موضوعي، آن است که بايد با نيازهاى استفاده‌کنندگان مرتبط باشد. اين مطلب تا حد زيادى براى مستندسازى موجودى‌ها نيز اعمال مى‌شود، اما اين حوزه از جنبه فراداده بسيار واضح‌تر تعريف مى‌شود. به هر حال وقتى با فهرست‌نويسى محتواى تدوينى سر و کار داريم، در موافقت يا مخالفت با افزودن موضوعات در سطوح متفاوت جزئيات مى‌توان تا بى‌نهايت بحث کرد. ضرورى است که در مورد پيش‌نيازها با استفاده‌کنندگان گفتگو شود، اگرچه ممکن است حاصل مشاوره با بيست استفاده‌کننده، بيست پاسخ متفاوت ولى با اعتبار برابر باشد. حتى امکان دارد يک استفاده‌کننده در شرايط متفاوت، بسته به ماهيت پرسش، پاسخى متفاوت ارائه دهد.