تفاوت عمده بين فرآيند مستندسازى ماده فيزيکى يعنى تخصيص شماره و کد به هر حلقه فيلم، نوار يا فايل ديجيتالي، با توصيف و نمايه‌سازى محتوا (فهرست‌نويسى موضوعي) وجود دارد.


اگرچه اين دو عمل خيلى به يکديگر مرتبط هستند، اغلب بهتر است وقتى مجموعه بزرگى از تصاوير متحرک را مديريت مى‌کنيد بتوانيد داده‌هاى مربوط به هر عمل را جدا کنيد. دلايل متعددى براى اين امر وجود دارد.


اولاً ممکن است تعدادى مؤلفه‌هاى فيزيکى مربوط به يک محصول وجود داشته باشد که شايد در طول زمان تغيير کند، در حالى‌که در اغلب موارد توصيف محتوا، مگر در مورد ماده‌اى که مجدداً تدوين شده است، تغيير نخواهد کرد. براى استفاده از نمونه‌اى از فيلم تبليغي، نگاتيوهاى اصلي، فيلم‌هاى مثبت، لبه‌هاى صوتى اصلى و مطمئن وجود دارند که مى‌توانند به نوار ويديوئى انتقال يابند. امکان دارد به موقع خود نوار ويديوئى به فرمت روز‌آمدتر تبديل شود. عاقبت ممکن است اين نوار تبديل به فايلى ديجيتالى گردد.


در هر مرحله لازم است اين تغييرات در مؤلفه‌ها مستند شود، هر چند که فهرست‌نويسى محتواى تدوينى بدون تغيير باقى خواهد ماند. اگر داده‌هاى موجودى‌ها با داده‌هاى فهرست‌نويسى توأماً نگهدارى مى‌شوند، به ناچار اين شناسه‌هاى طولانى بايد روزآمد شوند.


امنيت، دليل ديگرى براى مستندسازى موجودى به‌طور جداگانه است. امکان دارد دسترسى گسترده به اطلاعات فهرست‌نويسى موضوعى - و نه جزئيات موجود‌ها - قابل قبول باشد. احتمال دارد موادى هنوز در مرحلهٔ توليد باشند و براى دسترسى عموم انتشار نيافته باشند. از طرف ديگر امکان دارد استفاده از بعضى مواد قانوناً محدود شده باشد و يا مسئله حقوقى داشته باشند، يعنى نبايد بدون مجوّز منتشر شوند.


دست آخر اينکه ممکن است استفاده‌کننده‌اى صرفاً فهرست‌ها را براى مقاصد تحقيقاتى مرور نمايد، از منابع ديدارى شنيدارى به جاى منابع متن‌مدار استفاده نمايد و يا بخواهد قبل از تهيه مطلب يا محصول جديدي، ببيند در حال حاضر چه منابعى در يک موضوع خاص وجود دارد. چنين استفاده‌کننده‌اى مايل نيست مقدار زيادى داده‌هاى بى‌ربط دربارهٔ موجودى‌هاى فيزيکى دريافت کند.


در تمام چنين مواردى منطقى يا ضرورى نيست که اطلاعات در مورد موجود‌ى‌ها به استفاده‌کننده عرضه شود. به هر حال دسترسى به داده‌هاى موجودى‌ها اگر لازم باشد بايد با استفاده از پردازش يک مرحله‌اى مثل فراپيوند (Hyperlink) تا حد امکان ساده انجام شود.