يکى از عناصر داده‌اى بسيار مهم که بايد در فهرست‌نويسى مواد ديدارى شنيدارى گنجانده شود، اطلاعات حقوقى است. اگر اين اطلاعات به‌صورت جامع و صحيح مستند نشود، هر استفادهٔ مجددى مى‌تواند حق پديد‌آورنده را نقض کند و جريمه‌هاى نقدى سنگين به بار آورد. عجيب آن که اين عنصر داده‌اى يکى از زمينه‌هائى است که غالباً در مورد آن اطلاعات معتبر وجود ندارد.


حق پديدآورنده فيلم و ويديو مى‌تواند مبحث پيچيده‌اى باشد. هرگز نبايد تصور کرد که ماده‌اى آزاد يا بدون حق پديدآورنده است. حتيٰ موادى که در کشور آمريکا در ”مالکيت عمومي“ است، الزاماً در جاى ديگر نمى‌تواند بدون رعايت حق پديدآورنده استفاده مجدد شود. هنگامى‌که ماده‌اى توسط کتابخانه يا آرشيو از يک منبع خارجى تهيه مى‌شود، هميشه بايد جزئيات حقوقى حق پديدآورنده ثبت گردد. غيرمعقول است که فرض کنيم کسى که به‌صورت فيزيکى فيلم يا ويديو را در اختيار دارد، دارنده حق پديدآورنده است.


از فيلم و ويديو به‌عنوان موادى داراى حق پديدآورنده حمايت مى‌شود. اين حق از آن پديدآورنده است يعنى شخص يا سازمانى است که ترتيب توليد را مى‌دهد (معمولاً تهيه‌کننده، شرکت توليدکننده يا استوديو). البته در طول زمان حق پديدآورنده مى‌تواند خريد و فروش شود و احتمالاً به توزيع‌کننده يا کلکسيونر يا آرشيو ديگر واگذار شود، لذا دنبال کردن و مستندسازى اين تغييرات ضرورى است.


واضح است که بيشترين کارى که آرشيو مى‌تواند انجام دهد آن است که لزوم رعايت حق پديدآورنده را به استفاده‌کنندگان اطلاع دهد. در نهايت اگر استفاده‌کننده تصميم به استفاده از ماده‌اى بدون تسويه حساب‌هاى لازم گرفت، آن وقت بايد روشن شود که تقصير از کيست. به هر حال، آرشيو مى‌تواند با کسب اطمينان از اينکه کليه جزئيات حقوقى به روشنى در فهرست‌ها و هر مدرکى که همراه با ماده به بيرون فرستاده مى‌شود، قيد مى‌گردد، مراقب موقعيت و شهرت خود باشد. حتيٰ اگر تثبيت وضعيت حقوقى يک ماده خاص ممکن نباشد، بهتر است در مواردى‌که هرگونه ترديدى وجود دارد عبارتى مانند ”حق پديد‌‌آورنده کنترل شود“ يا ”حق هنرمند کنترل شود“ گنجانده شود.


بسته به طرح نظام مستندسازى مورد استفاده، ممکن است لازم باشد جزئيات حقوقى هم به اطلاعات موجودى‌ها و هم به شناسه‌هاى فهرست‌نويسي، افزوده شود، زيرا امکان دارد استفاده‌کنندگان هر کدام را مستقلاً جستجو کنند.


همچنين وجود جزئيات حقوقى در صفحات نمايش فهرست‌نويسي، به استفاده‌کنندگان در انتخاب مواد در مرحله اول مرور کمک خواهد کرد. آنها، بدون نياز به اتلاف وقت براى کنترل موجودى‌ها، درمى‌يابند که از نماهاى کاملى که در فهرست يافته‌اند، نمى‌توانند استفاده کنند.

جزئيات ناشر / تهيه‌کننده

قبل از هر کار، گنجاندن جزئيات مربوط به شرکت توليدکننده يا ناشر ماده در فهرست‌نويسى اهميت دارد. در مواردى‌که مؤسسه‌اى ماده‌اى تبليغى راجع به خود مى‌سازد به‌طور کلى براى استفاده مجدد آن نبايد شرايط خاصى باشد، حتيٰ اگر براى توليد فيلم يا ويديو شرکت تهيه‌کنندهٔ خبره‌اى را به‌کار گرفته باشد، چون مباحث حقوقى بايد در کار سفارش محفوظ نگه داشته شود. با اين همه افزودن اطلاعات حقوقى به‌عنوان عنصر فراداده‌اى حائز اهميت است، زيرا امکان دارد شرکت‌هاى ديگر در آينده بخواهند از تمام يا بخشى از ماده در بعضى از کارها استفاده نمايند. آگاه بودن از مقوله‌هاى متفاوت حقوقى مهم است. چون صاحب امتياز مى‌تواند بر چگونگى استفاده مجدد از مواد به طرق مختلف کنترل داشته باشد.

قلمرو حق پديدآورنده (Territorial Rights)

احتمال دارد هنگام تعيين شرايط حقوقي، منطقه‌اى تعيين گردد، به‌طورى‌که شرکتى‌ مى‌تواند حقوق جهانى (که بعضى مواقع عمومى اطلاق مى‌شود) را در اختيار داشته باشد، که در اين موارد، شرکت استفاده مجدد ماده در سراسر جهان را کنترل مى‌کند. شق ديگر آن است که صاحب امتياز صرفاً در کشور معينى يا گروهى از کشورها داراى امتياز باشد، که در اين مورد محصول صرفاً در کشورهائى که در قرارداد تصريح شده است مى‌تواند مورد استفاده قرار گيرد.

تعداد / دفعات نمايش

همان‌طور که امکان دارد امتياز با قلمرو محدود شود، مى‌تواند با تعداد نمايش يا دفعات استفاده مجدد نيز محدوديت پيدا کند. ممکن است دفتر پخش برنامه حق يک يا دو بار نمايش يا فقط يک يا دو سال استفاده را در اختيار داشته باشد. احتمال دارد يک عکاس حق انحصارى عکس‌هاى خود را فقط براى يک يا دو سال به يک مؤسسه منتقل کند تا آن مؤسسه در طول اين مدت، پيش از آنکه در پايان مدت کليه حقوق را مسترد دارد، به بازاريابى عکس‌ها به نفع خود بپردازد.

حق استفاده از گزيده‌ها يا محصول کامل

از ديگر محدوديت‌ها در استفاده مجدد، آن است که محصول را به‌صورت کامل بتوان به‌کار برد ولى استفاده مجدد از گزيده‌ها جايز نباشد. اين محدوديت‌ مى‌تواند به اين علت باشد که از استفاده از بريده فيلم‌ها يا سکانس‌ها خارج از متن ماده، که مى‌تواند به سازمان مالک مواد لطمه بزند، جلوگيرى شود يا مانع استفاده رقبا از بريده فيلم‌ها گردد. از طرف ديگر، ممکن است صاحب امتياز از استفاده مجدد سکانس‌ها به وسيله ساير مؤسسات، و نه کل فيلم يا ويديو، خشنود باشد.

بريده فيلم‌هاى پيشين (Ex-Library Footage)

در موقع ساختن فيلم يا ويديو احتمال دارد از بريده فيلم‌هاى تصويري، که از آرشيو ديگرى براى ميان‌برش (Intercut) با سکانس‌هاى خاص تهيه شده، استفاده گردد. اين امر وقتى مى‌تواند رخ دهد که مثلاً به بريده فيلمى تاريخى که صرفاً از منابع بيرونى قابل دست‌يابى است نياز باشد. اغلب از اين مواد همراه با لوح توضيحى يا آرمى از صاحب حق پديدآورنده استفاده مى‌شود، ولى جزئيات نيز بايد به فهرست افزوده شود.


ممکن است مالکيت حق پديدآورنده در مورد بريده فيلم‌هاى قديمي، تغيير کرده باشد، به‌طورى‌که شرکت يا فردى که در شناسه فهرست‌نويسى اصلى به‌عنوان دارنده حق پديدآورنده ذکر شده است حقوق خود را فروخته يا به شرکت ديگرى واگذار کرده باشد، در مواردى امکان دارد شناسه فهرست براى انعکاس اين مطلب اصلاح شده باشد، ولى اغلب اين چنين نيست، يا به اين دليل که مطلع نيستند، يا به خاطر اينکه پيدا کردن شناسه‌هاى فهرست‌نويسى مربوط، اگر اطلاعات حقوقى در يک فرمت قابل جستجو نباشد، غيرممکن است.

حقوق هنرمندان

هرگونه استفاده مجدد از موادى که داراى هنرمندانى مانند بازيگرها يا موسيقى‌دان‌ها باشد، مستلزم روشن شدن وضعيت حقوقى آنها مثل ساير موارد حق پديدآورنده است. گاهى اين امر مى‌تواند به راحتى ناديده گرفته شود به‌خصوص اگر از موسيقى متن در نوار صدا استفاده شده باشد، بنابراين ضرورى است استفاده‌کنندگان از آن آگاه شوند.

آثارى با حق پديدآورنده در دل فيلم يا ويديو

مهم است به خاطر داشته باشيم که ممکن است همانند حقوق هنرمندان و اجراءکنندگان، حق پديدآورنده در مورد عناصر ديگرى مانند فيلم‌نامه، يا در صورت اقتباس ادبي، نويسنده اثر اصلى نيز وجود داشته باشد. ممکن است براى استفاده از فيلم يا ويديوئى که آثار هنرى مانند نقاشى يا عکس را نمايش مى‌دهند، مجوز لازم باشد، و اين مطلب در زمينه‌هاى جديدتر مانند نرم‌افزار رايانه نيز صادق است.

حقوق اينترنتى

يکى از پيشرفت‌هاى نسبتاً جديد آن است که فيلم يا ويديو ديجيتالى شده در سايت‌هاى شبکه جهانى وب بارگذارى فرارو (Upload) مى‌شود، لذا هر نوع پيامد ناشى از استفاده مجدد آن بايد مستند شود.