نخستين مرحله در فرآيند مستندسازى تعريف فيلدهاى (Fields) داده‌ها است. مهم نيست چه نوع پايگاه اطلاعاتى يا فهرست برگه‌اى به‌کار گرفته شده است، اين مطلب اساس ساختار نظامى که بايد استفاده شود را تشکيل مى‌دهد. ضرورى است که هنگام ايجاد فيلد‌هاى داده‌ها هم نيازهاى داخلى کتابخانه يا آرشيو و هم نيازهاى کسانى که از خدمات استفاده خواهند کرد، شناخته و ملحوظ شود. در حال حاضر استانداردهاى بين‌المللى فهرست‌نويسى مانند ويرايش‌هاى مختلف مارک (MARC) يا عناصر فراداده‌اى هسته دوبلين (Dublin Core Metadata Elements) (نگاه کنيد به قسمت استانداردهاى بين‌المللى فراداده‌ها) وجود دارند و مى‌توانند به‌عنوان اساس فهرست‌نويسى مورد استفاده قرار گيرند، اگرچه ممکن است براى رفع احتياجات داخلى نياز باشد ساير فيلدهاى داده‌‌ها به کاتر (Cater) افزوده شود.

مشاوره با استفاده‌کننده

هنگامى‌که فرمت داده‌ها ايجاد شد و مورد موافقت قرار گرفت، مى‌تواند به‌عنوان مبناى تمام گسترش‌هاى آتى مورد استفاده قرار گيرد. مشاوره مداوم با طيف مناسبى از استفاده‌کنندگان ضرورى است. از آنجا که نيازها تغيير و توسعه مى‌يابد، جرح و تعديل‌ها اجتناب‌ناپذير است، ولى اگر در آغاز اجزاء ضرورى يا مسير دست‌يابى تعريف شده باشد، اين تغييرات را مى‌توان به حداقل رساند.