قفسه فلزي، به‌خصوص براى نوار ويديوئي، مادام که به درستى کار گذاشته شده باشد، بهترين وسيله است. چوب به‌دليل بخارهاى اسيدى که از رنگ و ديگر مواد براق‌کننده، متصاعد مى‌شود و همچنين خطر سرايت شعله‌ها در موقع حادثه آتش‌سوزي، مناسب نيست. نوار ويديوئى بايد به‌صورت عمودى نگهدارى شود تا از تاخوردن و پيچ و تاب‌ برداشتن حفظ شود.

تنظيم قفسه

تصاوير متحرک

در مورد مجموعه‌هاى بزرگ، در مواردى‌که محل‌هاى اختصاصى براى نگهدارى ايجاد شده است، بهتر است مواد براساس فرمت‌ آنها نگهدارى شوند، يعنى فيلم‌هاى ۳۵ ميلى‌مترى با هم، نوارهاى ويديوئى يک اينچى در جاى ديگر و به همين ترتيب الى آخر.


يکى از دلايل اين امر آن است که هر فرمتى به اندازهٔ متفاوتى از قفسه‌بندى و رف‌بندى نياز دارد، بنابراين اگر رسانه‌ها را به اين شيوه سازماندهى کنيم کاراتر است و از فضاى موجود اکثر استفاده به عمل مى‌آيد.


دليل ديگر آن است که برخلاف قفسه‌هاى کتاب يا ديگر اطلاعات متني، عملاً نمى‌توان قوطى‌هاى فيلم يا قرقره‌هاى نوار ويديوئى را به‌منظور يافتن مواد خاصى يا سکانس‌هائى از بريدهٔ فيلمى مرورکرد، چون به تجهيزات نمايش يا پخش نياز دارد. مجموعه‌هاى ديدارى شنيدارى عمدتاً به فهرست‌نويسى و نمايه‌سازى مناسب وابسته است، زيرا مرور يا جستجوى فرمت‌ها تنها راه سريع و آسان براى بازيابى اطلاعات مبسوط يا نماى آرشيوى است.


در پايان، تنظيم مواد به ترتيب الفبائى عنوان يا موضوع ممکن است جذابيت داشته باشد، ولى اين شيوه تعداد زيادى نقاط رشد به‌وجود مى‌آورد يعنى لازم است با اضافه شدن مواد فضاهاى اضافى در محل‌هاى مختلف رديف‌هاى آرشيو ايجاد شود. اين مطلب يعنى سازمان‌دهى مجدد مواد روى قفسه‌ها به دفعاتى بيش از آن چه لازم است.


شيوه بهتر، استفاده از يک سرى شماره‌هاى منحصر به فرد قفسه‌بندى براى هر فرمت است، به‌طورى‌که به افزوده‌هاى جديد مجموعه فقط شماره بعدى در توالى اعداد داده شود و تنها يک نقطه رشد در آخر هر سرى وجود داشته باشد.

عکس

براساس اندازهٔ مجموعه، ممکن است پذيرش توصيه‌هاى بالا براى عکس‌ها نيز عملى باشد. به هر حال تورق عکس‌ها و ترانس‌پرنسى‌ها (Transparencies) عموماً آسان‌تر است. بنابراين، چنانچه احتمال مى‌رود مجموعه کوچک باقى بماند، سازماندهى آن بسته به رويکرد اصلى استفاده‌کنندگان بر حسب موضوع، عنوان يا اسم منطقى خواهد بود.


به هر حال هنگامى که عکس‌ها به‌صورت ديجيتالى نگهدارى مى‌شوند، مشکل مرور به معنى آن است که يک اسم فايل رقمى بهترين گزينه است.